Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16 - Ольга Лондер

Закройте Outlook 2007.

Отправка электронной почты с использованием списка SharePoint Контакты

Если перемещать и копировать контакты в список SharePoint Контакты (Contacts) приходится не часто, может возникать необходимость найти в списке Контакты (Contacts) определенную контактную информацию, такую как номер телефона, или отправить сообщение электронной почты по этому контакту.

В следующем упражнении вы отправите сообщение электронной почты, используя список SharePoint Контакты (Contacts).

Откройте Outlook 2007 до того, как начнете выполнять упражнение. В этом упражнении будет использоваться список Контакты (Contacts), в который вы вносили информацию в предыдущем упражнении, но можно использовать любой другой список Контакты (Contacts). Убедитесь, что в этом списке есть контактная информации, с которой можно работать, и что этот список подключен к Outlook 2007.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для чтения содержимого списка Контакты (Contacts). Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В Outlook 2007 на панели навигации выберите элемент Почта (Mail).

2. Щелкните на кнопке Создать (New) на стандартной панели инструментов. Откроется окно нового сообщения.

3. Щелкните на кнопке Кому (То). Откроется диалоговое окно Выбор имен: Глобальный список адресов (Select Names: Global Address List).

4. В раскрывающемся списке Адресная книга (Address Book) выберите WideWorldlmporters – Контакты (WideWorldlmporters – Contacts) (см. рис. вверху следующей страницы).

5. Дважды щелкните на имени контакта, по которому хотите отправить сообщение электронной почты, и щелкните ОК.

6. Введите тему и текст сообщения, после чего щелкните на кнопке Отправить (Send).

Закройте Outlook 2007.

Просмотр календарей SharePoint совместно с персональными календарями

Используя Outlook 2007, можно работать с несколькими календарями, что позволяет создавать календари для определенных целей, например один для работы, а другой для домашней жизни. При помощи Outlook 2007 можно просматривать несколько календарей одновременно. При просмотре и прокрутке нескольких календарей все они отображают одну и ту же дату или период времени. Эта функция особенно полезна, если подключить к Outlook 2007 список SharePoint Календарь (Calendar). Сделав это, вы создадите в Outlook 2007 папку Календарь (Calendar), в которой будет локально храниться копия данных из списка SharePoint. Таким образом можно отслеживать элементы любого календаря SharePoint в папке Outlook 2007 Календарь (Calendar), даже если вы не подключены к сети.

Совет. В предыдущей версии служб SharePoint список Календарь (Calendar) носил название События (Events).

В следующем упражнении вы подключитесь к списку SharePoint Календарь (Calendar) и одновременно просмотрите свой персональный календарь Outlook 2007 и подключенный список SharePoint Календарь (Calendar).

Откройте список SharePoint, на котором расположен список Календарь (Calendar). Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

1. В области быстрого запуска в группе Списки (Lists) щелкните на ссылке Календарь (Calendar).

2. В меню Действия (Actions) выберите команду Подключиться к Outlook (Connect to Outlook).

3. Может появиться диалоговое окно Internet Explorer с предупреждением о том, что веб-узел пытается открыть веб-содержимое. В этом случае щелкните на кнопке Разрешить (Allow).

Откроется Outlook 2007, и может появиться запрос имени пользователя и пароля.

Появится диалоговое окно Microsoft Office Outlook с сообщением о том, что рекомендуется подключать списки только из известных и надежных источников. Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced). Откроется диалоговое окно Параметры списка SharePoint (SharePoint List Options).

5. В поле Имя папки (Folder Name) введите WideWorldlmporters – Календарь и щелкните ОК.

6. В диалоговом окне Microsoft Office Outlook щелкните Да (Yes).

Ваш персональный календарь Outlook 2007 откроется рядом с подключенным списком SharePoint Календарь (Calendar). Цвет фона папки Календарь (Calendar) соответствует цвету отображаемого календаря, чтобы можно было различать эти два календаря.

Совет. После подключения списка Календарь (Calendar) к Outlook 2007 можно использовать флажок справа от имени календаря для управления числом календарей, которые вы хотите просматривать одновременно.

Закройте Outlook 2007.

Синхронизация содержимого списка SharePoint Задачи

В пакете Microsoft Office 2007 задачи интегрированы с Outlook 2007, службами SharePoint и Microsoft OneNote 2007, что позволяет обеспечить взаимодействие этих приложений. Подключение списка Задачи (Tasks) к Outlook 2007 позволяет собрать все задачи в одном месте. Все задачи можно просматривать в окне Задачи(Tasks), а если хотите просмотреть только те задачи, которые назначены вам, можете воспользоваться панелью Список дел (То-Do). Панель Список дел (To-Do) – новая функция Outlook 2007, включающая календарь и информацию о задачах. В список задач включены как обычные задачи, содержащиеся в папке Задачи (Tasks), так и сообщения электронной почты, имеющие флаг выполнения. В представлении Календарь (Calendar) также отображаются ежедневные задачи. Как и в случае с любым подключенным списком или библиотекой, важно понимать различие между онлайновой и оффлайновой синхронизацией.

• Онлайновая синхронизация. После подключения списка или библиотеки изменения, внесенные в Outlook 2007, автоматически синхронизируются с основной копией содержимого, хранящейся на узле SharePoint. Эти изменения также синхронизируются с другими пользователями, подключенными к этим спискам и библиотекам SharePoint в Outlook 2007.

• Оффлайновая синхронизация. В режиме оффлайн можно просматривать и изменять котированные копии содержимого SharePoint, но эти изменения не синхронизируются с основной копией содержимого, хранящейся на узле SharePoint. Чтобы синхронизировать содержимое, необходимо перейти в режим онлайн.

Совет. Функцию архивации в Outlook нельзя использовать ни для папки списка SharePoint, ни для любых подключенных списков и библиотек.

В следующем упражнении вы подключитесь к списку Задачи (Tasks), сделаете его доступным в режиме оффлайн, а затем измените задачу в режиме оффлайн.

Откройте узел SharePoint, на котором находится список Задачи (Tasks). Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для чтения содержимого списка Задачи (Tasks). Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В области быстрого запуска в группе Списки (Lists) щелкните на ссылке Задачи (Tasks).

2. В меню Действия (Actions) выберите команду Подключиться к Outlook (Connect to Outlook).

3. Может появиться диалоговое окно Internet Explorer с предупреждением о том, что веб-узел пытается открыть веб-содержимое. В этом случае щелкните на кнопке Разрешить (Allow).

Откроется Outlook 2007, и может появиться запрос имени пользователя и пароля.

Появится диалоговое окно Microsoft Office Outlook с сообщением о том, что рекомендуется подключать списки только из известных и надежных источников.

4. Щелкните Да (Yes). Запустится Outlook 2007, отображая задачи в области навигации.

В группе Общие задачи (Other Tasks) появится список Задачи (Tasks). На панели Список дел (To-Do) и в списке Еженедельные задачи (Daily Tasks) будут отображаться только те задачи, которые назначены вам.

5. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Файл (File) и выберите Работать автономно (Work Offline).

В правом нижнем углу окна Outlook 2007 появится значок автономной работы.

6. Щелкните на кнопке Создать (New). Появится новая форма задачи без названия (см. рис. вверху следующей страницы).

Совет. Наведите указатель мыши на значок или ссылку справа от надписи Общая папка (In Shared Folder). Появится всплывающая подсказка, содержащая дату последнего обновления списка Задачи (Tasks).

7. В текстовое поле Назначено (Assigned То) введите свой адрес электронной почты. В поле Тема (Subject) введите Исследование материалов для новой линии продуктов.

8. На вкладке Задача (Task) в группе Действия (Actions) щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save & Close). 9. На панели появится новая задача. На панели Задачи (Tasks) в группе Общие задачи (Other Tasks) щелкните правой кнопкой мыши на папке задам и выберите из контекстного меню команду Открыть в веб-обозревателе (Open in Web Browser) (см. рис. вверху следующей страницы).