Упрости себе жизнь - Эрин Доланд

Самой показательной иллюстрацией седьмого признака служит цифровое хранилище, которое позволяет сделать ссылки на один документ (или изображение, или любой другой объект) из множества разных мест. Кроме создания связей, вы также сумеете находить закономерности и выполнять поиск по отдельным базам данных. Например, можно отыскать на вашем компьютере все документы, которые содержат определенное слово, скажем, «фломастер». Если такое слово есть, допустим, на изображении логотипа, то в хорошей системе будет найдено и оно. Или если такой поиск вы выполняли уже неоднократно, то можно создать постоянный файл, содержащий ссылки на все документы, в которых встречается слово «фломастер».

Наглядный пример

Когда я выполняла исследования при подготовке данной главы, несколько компаний любезно разрешили мне прийти к ним в офис и обследовать их картотеки. Меня интересовало не содержание документов, а то, каким образом информация попадает в «Собрание данных» организации. Как они решают, что нужно сохранить? Как систематизировали информацию? Как обучают персонал пользоваться системой?

Среди всех изученных мною компаний наиболее творчески к созданию картотеки подошла одна юридическая фирма. Ее клиенты рассредоточены по всей территории США, поэтому документы классифицированы по географическому признаку. Юридические бумаги, относящиеся к клиентам на Западном побережье, находятся в западной части комнаты, а документация по жителям Восточного побережья — в восточной. Второй уровень распределения — по штатам, а в пределах одного штата — по кодам аэропортов. Если какому-нибудь юристу нужно лететь на встречу в Лос-Анджелес, то документы по проживающему там клиенту находятся в шкафу, помеченном «LAX». Структура картотеки показывает, каким образом сотрудники фирмы используют информацию.

Хотя такая система прекрасно удовлетворяет потребности служащих данного юридического учреждения, мне она не подошла бы, поскольку в моей работе географический признак значения не имеет. Но ей присущи все семь условий правильного хранения документов. Найти нужную информацию можно быстро; данные классифицированы по географическому признаку; постороннему человеку не сложно ориентироваться; систему легко поддерживать в порядке; вносить новые сведения не составляет труда; использована единая система наименований; юристы могут мгновенно установить связи между делами клиентов, всего лишь взглянув на группу файлов под одним кодом аэропорта. Пример этой юридической фирмы показывает, что единственно правильного решения для всех организаций нет. В каждом конкретном случае нужно создавать собственную оптимальную систему.

Структура системы хранения документов

Мы уже выяснили, что «Личное собрание данных» (ЛСД) состоит из документов двух категорий — ПСЗ («Прикрыть свою задницу») и «Расширенное знание». Но если вы хотите создать «правильную систему хранения данных», имеющую семь рассмотренных выше признаков, то прежде чем приступать к сортировке бумаг по категориям, составьте план. С его помощью вы выполните рутинную часть работы по формированию картотеки быстрее, проще и с более высокой производительностью. Разработайте оптимальную систему сегодня — и в дальнейшем будете пожинать щедрые плоды своих усилий.

Первая стадия планирования системы хранения данных сводится к начальной инвентаризации. С чем предстоит работать? Оцените общую картину.

— Есть ли документы, которые можно отсканировать и перевести в цифровой формат?

— Есть ли документы, которые необходимо поместить в картотечный шкаф?

— Есть ли записные книжки или руководства, которым место на книжной полке?

— Имеются ли художественные произведения или другие предметы, защита и хранение которых предполагают наличие трубок, крючков, перекладин?

— Какого формата ваши бумаги — «стандарт» (21 х 29,7 см) или «письмо» (14,8 х 21 см)?

— Есть ли среди ваших рабочих бумаг личные?

— Имеются ли документы, требующие хранения в виде архива?

— Есть ли документы, подлежащие хранению в виде рабочих файлов?

— Есть ли несколько копий одного документа, но в разных вариантах?

Архивы — это неизменяемые единицы хранения, тогда как рабочие файлы могут корректироваться в текущем режиме. Рекомендуется хранить документы этих двух категорий в разных выдвижных ящиках или шкафах.

Оценив общую картину, переходите к деталям. Прямо сейчас займитесь бумагами и папками, но ничего удалять или сортировать пока не нужно. Бегло просмотрите и определите назначение документов. Я называют эту стадию «оценкой ситуации». Возьмите лист бумаги и ручку, чтобы кратко описывать содержание бумаг («служебные записки из отдела кадров», «контракты с торговой фирмой X», «годовые отчеты»). Слишком общее описание не подойдет («служебные записки»), поскольку впоследствии вы не сможете распределить документы по категориям. Уже делая эти записи, вы заметите определенные закономерности, которые будут важны для вас на двух следующих этапах.

На второй стадии планирования вы должны определиться с критериями уничтожения ненужных бумаг. Исходя из чего вы решаете, какие документы следует оставить, а от каких избавиться? Частично ответ на этот вопрос вам уже известен — это бумаги категорий ПСЗ и «Расширенное знание», но как установить, какие именно документы к ним относятся. Приведу пример того, чем руководствуюсь при этом я.

— Если я уничтожу этот документ, то не рискую ли я попасть в переплет, вылететь с работы, стать ответчиком по судебному иску, потерять деньги или оказаться за решеткой?

— Нужна ли мне эта информация под рукой, и не придется ли мне впоследствии, если я уничтожу этот документ, изрядно попыхтеть, чтобы добыть ее повторно?

— Поможет ли сохранение этого документа получить моим коллегам нужные сведения в мое отсутствие?

Разобравшись с правилами сохранения и удаления документов, на следующем этапе процесса планирования нужно определить структуру системы. Проблема в том, что сделать это можно бесчисленным множеством способов.

Выбранная вами структура должна отражать содержание и цель бумаг. Сейчас самое время просмотреть записи, которые вы делали во время их первичной инвентаризации, и решить, какие категории удовлетворяют стандартам, установленным вами на второй стадии планирования. Если категория попадает под определение «сохранить», она становится частью вашего ЛСД. В противном случае отсеивается.

Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)

— Выяснить, что у вас есть.

— Определить, по каким критериям отбирать документы для дальнейшего хранения.

— Установить категории и структуру данных.

— Рассортировать и отсканировать документы, создать картотеку.

— Сделать резервную копию цифровой информации с целью ее защиты от потери или повреждения.

Теперь проанализируйте названия созданных категорий. Вам понятно значение каждой из них с первого взгляда (признаки 1 и 4)? Стиль названия соответствует принятым правилам (признак 6)? Например, вы используете названия компаний-поставщиков или имена их представителей, с которыми поддерживаете деловые отношения? Узнает ли содержание категории любой ваш коллега, только взглянув на ее название (признак 3)? Легко ли добавлять категории к списку, если в ходе составления картотеки обнаружится новая информация (признак 5)? Есть ли среди них слишком большие, требующие разбиения на подклассы? Если вдруг в какой-то группе окажутся тысячи объектов, то сможете ли вы разделить ее на меньшие структуры? Если большая часть вашей работы связана с клиентом X, то категорию можно назвать «Клиент X», а подкатегориями будут «Клиент X: договора аренды в Калифорнии», «Клиент X: договора аренды в Техасе», «Клиент X: договора аренды в Массачусетсе». Только вы можете определить, какие из них нужны для вашей работы.

Если разбиение информации на определенные виды дается вам с трудом, попросите оценить ваши идеи какого-нибудь коллегу, владеющего организационными навыками, или сотрудника службы управления персоналом. Ведь в экстренных ситуациях именно эти люди будут искать требуемые данные в вашей картотеке, поэтому сейчас самое время спросить их, какая система хранения им кажется наиболее удобной. К тому же они знают специфику вашей работы и хотя бы приблизительно представляют себе, каким образом вы ее выполняете. Такие люди будут весьма полезны, даже если вы и не испытываете проблем с классификацией данных.

На последнем этапе процесса планирования вы должны освоить инструменты, которые понадобятся для приведения документов в порядок. Вот их перечень.

— Большая горизонтальная поверхность.