Автодилер. Торговля техникой: Практическое пособие - Владислав Волгин

Распространенной формой организации логистического управления является матричная система управления. Преимущество такой организационной структуры заключается в интеграции двух или нескольких функций в рамках ответственности отдельного менеджера. Например, менеджер отвечает и за логистику, и за маркетинг товаров и подотчетен двум функциональным руководителям.

Такие менеджеры могут иметь неограниченные полномочия и нести полную ответственность за удовлетворение нужд потребителей.

Недостатком матричной системы управления является ее высокая стоимость, поскольку она требует более высокой квалификации служащих и более совершенных информационных систем, необходимых для поддержки работы менеджеров. Часто фирма в повседневной деятельности управляется на основе функциональной структуры управления. Однако для решения конкретных разовых проблем на короткий срок создают матричные команды из служащих, выполняющих разные функции. Служащие, которых привлекают для работы по таким краткосрочным проектам, должны отличаться высоким профессионализмом. Разработка многих логистических процессов и инструкций требует участия специалистов разных служб.

Функции службы

Участие в разработке стратегии развития предприятия. Разработка мер по развитию организационно-технических возможностей предприятия по организации, управлению и исполнению логистических операций. Постановка задач для развития информационной системы. Разработка и внедрение совместно с другими службами рациональных форм организации и методов выполнения бизнес-процессов, по совершенствованию документооборота, обработки информации, контроля прохождения документов, по применению технических средств управления. Участие в составлении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций исполнителей и их корректировке по мере необходимости.

Оказание методической помощи структурным подразделениям в оптимизации бизнес-процессов и повышении их эффективности на отдельных рабочих местах, участках, в подразделениях, на предприятии. Изучение передового опыта в области логистики, разработка предложений по его использованию, содействие их внедрению. Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов. Участие в выборе базисных условий поставки и разработка транспортных условий контрактов.

Участие в выборе специализированных фирм – транспортных, экспедиторских, страховых и др. и заключение соответствующих соглашений. Организация выполнения вспомогательных операций по контрактам (упаковка, маркировка, таможенные операции, страхование и т. д.). Участие в выборе оптимальных маршрутов и способов доставки. Организация обеспечения координации и взаимодействия перевозчиков с другими субъектами логистической цепи (экспедирование, хранение, таможенные операции и т. д.). Организация страхования от рисков гибели или повреждения товара. Участие в составлении претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики. Организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации. Организация расчета и учета расходов, связанных с доставкой товара. Организация контроля движения товаров. Организация обеспечения удовлетворения требований заказчиков по качеству логистических операций. Организация осуществления страховых и таможенных операций. Обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью операций.

Операции:

♦ координирует технологический процесс (поступление товаров на склад, отгрузку товаров со склада, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу товаров на склад, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складе), оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия;

♦ управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта, транспортных тарифов, технико-эксплуатационных, экономических и стоимостных показателей перевозки;

♦ определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок;

♦ организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ);

♦ обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса;

♦ анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов;

♦ организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов);

♦ обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне);

♦ разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание, осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания, обеспечивает уплату таможенных платежей;

♦ обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков;

♦ организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении.

Разрабатывает и контролирует процессы приемки:

♦ повышение эффективности управления приемкой с помощью информационных технологий;

♦ расчет необходимого количества разгрузочных постов;

♦ расчет количества дней от момента заказа до поступления товаров;

♦ процесс приемки продукции по количеству;

♦ процесс приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

♦ документы, заполняемые при приемке продукции на склад;

♦ сроки приемки продукции по количеству;

♦ процесс приемки продукции по качеству;

♦ процесс приемки продукции в случае обнаружения несоответствия качества продукции;

♦ нормативные документы, регламентирующие приемку товаров на склад;

♦ нормативные сроки приемки товаров по качеству. Разрабатывает и контролирует процессы хранения:

♦ размещение;

♦ укладка;

♦ поддержание условий хранения;

♦ отбраковка по срокам хранения;

♦ отбраковка при случайном повреждении;

♦ отбраковка при ухудшении качества;

♦ естественная убыль;

♦ потери при повреждении тары (емкостей);

♦ хищения;

♦ списание;

♦ учет;

♦ инвентаризация.

Разрабатывает и контролирует процессы отгрузки:

♦ процесс отбора товаров с мест хранения;

♦ процесс комплектации партий в зоне комплектации и контроля;

♦ процесс контроля правильности отбора товаров для партий по количеству и качеству;

♦ процесс пополнения партий в случае недостачи или замены некачественных товаров;

♦ документы, заполняемые при отгрузке товаров;

♦ сроки отбора, комплектации, контроля и упаковки товаров для отгружаемых партий;

♦ процесс проверки товаров по качеству;

♦ нормативные документы, регламентирующие отгрузку;

♦ повышение эффективности с помощью информационных технологий;

♦ расчет необходимого количества погрузочных постов;

♦ расчет количества дней от момента заказа до погрузки.

К обязанностям службы также относится:

♦ выработка критериев для принятия решений о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL);

♦ расчет, учет и анализ затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение;

♦ постановка задач для компьютеризации процессов подготовки товаросопроводительной и расчетной документации, контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации;

♦ определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

♦ разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.;

♦ постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования.

Служба контролирует и пополняет базу данных и библиотеку следующей информацией:

♦ порядок взаимодействия систем страхования грузов и ответственность перевозчиков;