Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Во-вторых, если в список задач на день попадают дела, которые необязательно выполнять именно в этот день, они могут отвлекать внимание от тех задач, для которых выполнение в этот день является непременным. Если мне нужно позвонить Миоко в пятницу, потому что это единственный день, когда я могу с ней связаться, и при этом я добавил в свой список еще пять звонков, для которых день не так уж и важен, в итоге я могу из-за сумасшедшего рабочего ритма вообще не позвонить Миоко. Мое сознание должно удерживать информацию о том, что среди всех телефонных звонков, которые я запланировал, есть тот, который нужно сделать обязательно сегодня. Это неэффективное использование системы. Календарь должен быть вашей священной территорией. Если вы что-то там записали, это нужно сделать именно в этот день или не делать вообще. Единственное исключение – перенесенные встречи.

Учитывая сказанное, нет ничего предосудительного в том, чтобы составить для себя быстрый, неформальный, короткий список дел из разряда «Если у меня будет время, стоит сделать…». В него можно внести какие-то дела из списка следующих действий. Главное – не смешивать его со списком обязательных дел и относиться к нему с известной долей легкости, чтобы быстро менять, реагируя на неизбежные неожиданности в течение дня.

Список (списки) «Следующие действия»

Итак, где хранить все напоминания о последующих действиях? В списках под названием «Следующие действия», которые вместе с календарем являются центральным элементом повседневного процесса управления действиями.

Любые действия, выполнение которых занимает дольше двух минут и которые нельзя делегировать, нужно отслеживать. «Позвонить Джиму Смиту: встреча по обсуждению бюджета». «Сообщить наши семейные новости по электронной почте друзьям». «Набросать идеи: ежегодная конференция по продажам». Напоминания обо всех этих действиях должны быть занесены в соответствующие списки, чтобы в любой момент знать, что нужно делать.

Всё должно быть сделано настолько просто, насколько это возможно. Но не проще.

Если подобных напоминаний всего 20 или 30, их вполне можно хранить в одном общем списке «Следующие действия» и просматривать его каждый раз, когда выдается свободное время. К сожалению, у большинства из нас количество дел, о которых нужно помнить, колеблется от 50 до 150. В этом случае целесообразно разбить список на категории, например «Телефонные звонки», которые вы можете сделать, когда у вас выдастся подходящее время, или «Компьютер» – дела, которые можно выполнить, когда вы находитесь за компьютером.

Информация, не требующая действий

Для того чтобы разбираться с информацией, не требующей действий, нужно иметь такие же эффективные отдельные системы, как и те, что помогают вам справляться с активными задачами. Системы для работы с информацией, не требующей действий, делятся на три категории: мусорная корзина, система для информации, которую нужно обдумать, система для хранения справочных материалов.

Мусорная корзина

Вопрос с мусором должен быть очевидным. Без сожалений избавляйтесь от всего, что не понадобится вам в будущем и не представляет интереса как справочный материал. Если оставить мусор вперемешку с полезными материалами, это серьезно дезорганизует вашу систему и понимание ситуации.

Система для информации, которую нужно обдумать

Есть еще две группы вопросов, которые не требуют немедленных действий, но которые, возможно, вы хотели бы сохранить. Здесь опять-таки важно в первую очередь разграничить вопросы, не требующие действий вообще, и те, по которым нужно что-то предпринять. В противном случае вы опять вернетесь к своим стопкам документов и спискам, не имея представления, с чего начать и что делать.

Например, после прочтения информационной рассылки у вас возникла идея по проекту, которую вы хотели бы реализовать когда-нибудь в будущем, но не прямо сейчас. Вам нужно напоминание о том, чтобы вернуться к этой идее и оценить возможность ее воплощения в будущем. Или вы получили афишу местной филармонии с предстоящими концертами и узнали, что концерт, на который вы бы с удовольствием сходили, состоится через четыре месяца. Это достаточно отдаленная перспектива, и вы еще не знаете, каким будет ваш график поездок на это время, но если будете в городе, то сходили бы. Как быть в этой ситуации?

Есть два типа инструментов, которые могут быть полезны в таких случаях: списки «Когда-нибудь / может быть» и система напоминаний.

Список «Когда-нибудь / может быть». Ведение списка дел, которыми вы потенциально хотели бы заняться в будущем, но не сейчас, может быть весьма полезным и интересным. Это место хранения тех проектов, которые невозможно реализовать в настоящий момент, но о которых вы не хотите забыть. Нужно, чтобы с какой-то периодичностью вы получали напоминания об этих возможностях.

Эти вопросы относятся к категории тех дел, «которые я, возможно, захочу сделать, но не сейчас… хотя лучше, если я периодически буду вспоминать о них». Этот список стоит время от времени переоценивать, если вы хотите, чтобы польза от него была максимальной. Рекомендую вам просматривать его содержание в ходе ваших «еженедельных обзоров» (см. раздел «Система хранения общей справочной информации»).

купить резиновую лодку для рыбалки

выучить испанский

пойти на мастер-класс по рисованию акварелью

сделать ремонт на кухне

построить плавательный бассейн

полетать на воздушном шаре

получить сертификат по подводному плаванию

научиться танцевать танго

научиться гончарному делу

организовать винотеку

провести месяц в Тоскане

создать собственную веб-страницу

создать фонд для детей

купить пианино

опубликовать мемуары

организовать вечеринку с соседями

сделать пруд с золотыми рыбками

Возможно, у вас есть информация, подобная той, что попала в список «Когда-нибудь / может быть», но которую потребуется освежить в памяти только тогда, когда вы соберетесь заняться конкретным видом деятельности. Ее можно организовать, например, в такие списки:

• книги, которые нужно прочитать

• марки вина, которые нужно попробовать

• рецепты блюд, которые нужно приготовить

• кинофильмы, которые нужно взять в прокате

• путешествия на выходных

• дела, которые могут понравиться моим детям

• семинары, в которых нужно принять участие

• веб-сайты, которые нужно изучить

Подобные напоминания могут значительно расширить ваши возможности творческого поиска. Полезно иметь в своем арсенале организационный инструмент, позволяющий легко составлять подобные списки.

Система напоминаний. Вторая категория задач, которые можно отложить, – это те задачи, напоминание о которых требуется только в определенное время в будущем. Самой удобной системой в этом случае будет каталожная система напоминаний, которую иногда также называют системой для «отложенных» или «последующих» задач. Она позволяет в буквальном смысле отправить самому себе, как по почте, напоминание в конкретный день.

Такую же функцию может выполнять и ваш календарь. Например, вы можете поставить себе напоминание на 15 марта, что через месяц вам необходимо заплатить налоги, или на 12 сентября, что через шесть недель в концертном центре Civic Auditorium в рамках гастролей Большого театра состоится показ «Лебединого озера».

Подробнее об этом – в главе 7.

Система для хранения справочных материалов

Многие материалы, с которыми вам приходится иметь дело, не требуют никаких действий, но ценны как справочная информация. Возможно, стоит сохранить ее, чтобы при необходимости вернуться к этим сведениям. Их хранение можно обеспечить в бумажном или электронном формате.

Бумажные материалы, начиная с меню местного ресторана с едой навынос и до планов, набросков, коммерческой информации по ландшафтному проекту, лучше всего хранить в эффективных физических или цифровых системах поиска. Эти системы могут быть самыми разными: от нескольких страниц в блокноте, отведенных под список ваших любимых ресторанов или телефонных номеров членов школьного комитета, до целых шкафов с папками, в которых хранятся документы по комплексной правовой оценке для корпоративного слияния. Хотя сегодня все больше информации распространяется в электронном формате, иногда бумажные распечатки могут быть эффективным способом хранения и дальнейшего использования информации.

Информацию в электронном формате также можно хранить разными способами: от облачных сервисов до архивных папок в вашем коммуникационном ПО.