Как успевать жить и работать - Дон Аслетт

Когда я писал эту книгу, моя компания переезжала в новый офис. Большую часть помещения планировалось определить под конференц- зал. Я написал отчет, выразив свое неодобрение этой идеи. В своем докладе я пояснил, что данное пространство лучше использовать под дополнительные кабинеты, и к своему удивлению получил множество писем с уговорами и недовольствами в адрес маленькой комнаты для конференций.

Мой ответ заключал в себе мое мнение о конференц-залах: «Мы не нуждаемся в большом помещении для проведения конференций, которые являются дополнением к производству, но не самим производством. Поэтому разумно использовать для их проведения один из личных кабинетов, достаточный по площади. Тогда собрания станут короче, а производительность будет выше».

9. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С СОСЛУЖИВЦАМИ

Мне, как и вам, нравится быть свободным в общении, выражать свои чувства на работе не меньше, чем в свободное время.

Проблема в том, что это нравится всем, а не только мне с вами. Офис объединяет разных по характеру людей, некоторые из которых могут плохо переносить друг друга. Штат компании может насчитывать семь, семьдесят или семьсот человек, вынужденных работать в одном здании, единой командой, объединенные одной целью и одним духом. В такой ситуации ярко выраженный индивидуализм может отравить атмосферу и взъерошить другим перья.

Поэтому первым необходимым условием результативной и приносящей радость совместной работы является сотрудничество. Работа в команде подразумевает терпимое отношение друг к другу.

Командный дух

В не зависимости от того, насколько хорошо мы делаем свою работу, в офисе нам часто требуется помощь, поэтому найти союзника - это большой шаг к упрощению работы. Это может быть коллега из ближайшего окружения либо кто-то еще, кого вы можете попросить о помощи, если поручение лучше выполнять вдвоем. Ему можно доверить, например, проверку сообщений в ваше отсутствие, этот человек может вас подменить при необходимости, вовремя посоветует не отправлять грозное письмо и удачно пошутит, когда вы не в настроении.

Если на вас возложена обязанность управлять работой команды, вы должны учитывать, что в помощники лучше выбирать людей самостоятельных, которые умеют найти нужную информацию и довести начатое дело до конца. Вот несколько условий вашего успешного сотрудничества:

• Позвольте своим помощникам участвовать в принятии решений.

• Берите их с собой на деловые встречи.

• Предоставляйте им достаточную информацию, и они будут делать свою часть работы лучше.

• Ставьте перед помощниками конкретные цели, но пусть они сообщают вам, как именно они собираются их реализовывать.

• Не берите на себя всю самую интересную работу, оставляя им самую скучную и механическую.

• Давайте помощникам такую работу, которая бросает вызов их способностям и знаниям; позвольте им стать командными экспертами в некоторых областях.

• Не допускайте, чтобы ваша занятость препятствовала общению с подчиненными (чтобы не получилось так, что вы видите их один раз в неделю, вылетая пулей из своего кабинета).

Если вы справились с работой раньше, помогите членам вашей команды завершить их работу. Если у кого-то возникли трудности, помогите ему найти решение. Ваши усилия будут вознаграждены: когда-нибудь вам ответят тем же.

Никогда не поручайте помощникам чересчур обременительную работу: это на любого подействует угнетающе. Позаботьтесь о том, чтобы каждый имел возможность отдохнуть и собраться с мыслями.

Ка к воздействовать на лентяев в команде: слезно упрашивать или применять насилие? Такие крайние меры, во-первых, действуют далеко не на всех, а во-вторых, они только подорвут ваши силы.

1. Плохой метод: неоднократно просить, умолять выполнить задание.

2. Метод еще хуже: доложить начальству.

Так вы обретете новых врагов.

3. Самый плохой вариант: пристыдить в присутствии остальных. Вы обретете заклятых врагов.

4. Немного лучше: сделать работу за них. Обычно это самое быстрое и простое решение, правда, существует риск, что вам сядут на шею.

5. Лучший вариант: дипломатически разрешить ситуацию. Предложите им помощь и распланируйте время осуществления проекта.

Представьте, что вы приезжаете работать на ферму, не имея никакого опыта и не пройдя предварительного обучения. Бригадир говорит вам просто: «Иди к коровам». Вам понятна цель, но не ясны инструкции. Стремитесь получить ясные указания:

• Где находятся коровы?

• Мне идти к живым или забитым коровам?

• Я должен работать с пятнистыми или пегими коровами?

• Как выглядит клеймо?

• Как много там коров? Какой породы?

• Там и коровы, и телята?

• Куда их нужно будет загнать? Что мне делать с ними, когда я к ним приду?

Невыполнение задания не всегда говорит об отсутствии умений или способностей, в ряде случаев причину следует искать в неправильно данном поручении. Всегда уточняйте требования к работе и сроки ее выполнения, предварительно задав человеку, которому вы поручаете задание, 3 вопроса:

• Вы действительно можете сделать это?

• У вас имеются все необходимые указания?

• Вы сделаете это в срок?

Если на все вопросы был дан положительный ответ, спустя положенное время осведомитесь, выполнено ли задание. Если получите на это отрицательный ответ, вам не нужна такая помощь.

В офисе нередко случается работать с несговорчивым начальником. Как найти к нему подход?

В большинстве случаев достаточно вести себя честно и по-деловому, проявлять дипломатию, а не биться головой о стену. В крайнем случае оставьте проблему нерешенной до тех пор, пока ее не переложат на плечи другого человека.

Иногда люди радуются похвале даже больше, чем заработной плате. Слова благодарности произнести легко, все мы нуждаемся в них, они благотворно сказываются на сотрудничестве и укрепляют командный дух. Сказать «спасибо» - самый простой и эффективный способ воодушевить человека.

Работая с подчиненными, отмечайте даже самые незначительные проявления изобретательности и старательности, не уличайте в ошибках. Удивительно, как много замечательных поводов для похвалы, публичной или личной, существует на свете.

Когда нужны новые помощники

Принимая на работу новых сотрудников, необходимо обращать внимание на наличие у них следующих качеств:

• Умение думать самостоятельно (уверенность в себе)

• Способность и желание учиться

Если работа чересчур ответственная, где нет права на ошибку, лучше сделать выбор в пользу квалифицированного человека, чем новичка в этом деле.

ЕСЛИ ВЫ - руководитель, учитывайте, что далеко не все люди любят офисную работу. Многим приходится упорно заставлять себя работать и учиться.

Вo многих средних школах есть образовательные программы, осуществляемые по договору с различными компаниями. Ученики, принимающие участие в таких программах, выполняют несложные поручения в офисе, работая неполный рабочий день, несколько раз в неделю. Они получают основные навыки, такие как электронная обработка текстов, работа с корреспонденцией и телефоном.

Есть также аналогичная государственная программа, ориентированная на пожилых людей.

Спросите совета у пожилых людей из вашего района или проконсультируйтесь в агентстве по трудоустройству.

Нe допускайте, чтобы подчиненные тормозили рабочий процесс! Мы все порой злимся, когда новички не могут выполнять работу должным образом.

Часто мы ловим себя на мысли, что быстрее выполнить задание самому, чем потратить время на объяснения и руководство чужой работой.

Вместо того чтобы волноваться и беспокоиться, начните делать задание вместе с новичком: так работа будет выполняться и контролироваться одновременно.

Коллектив, преданный своему делу и начальнику, всегда дружен и работает слаженно. Таким подчиненным не приходится многократно объяснять суть заданий. Самоотверженность - ценное качество, но немногим бросается в глаза.

Стратегия поведения в офисе

Тайны и интриги, плетущиеся в офисе, слишком щекочут нервы и потому вряд ли останутся незамеченными.

Нет никакой нужды в том, чтобы бездумно проглатывать все, о чем болтают в округе. Впрочем, ничто не мешает вам обменяться многозначительными взглядами или намеками. Можно даже поинтересоваться у коллеги, если вам что-то интересно, но не стоит выступать в роли «испорченного телефона» и пересказывать чужие сплетни.