Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

На этом этапе мы с вами ищем возможности сказать «нет» и нажать кнопку удаления. Так мы избавимся от всех ненужных писем и быстро выявим относительно небольшое количество тех, которые требуют нашего внимания. Мы должны пользоваться уловками и методами, которые облегчают и сокращают нашу работу, чтобы сделать все, как настоящий ниндзя: быстро и эффективно. В такой момент вы должны быть безжалостны и сосредоточены на общей картине (не поддавайтесь искушению прочесть все полученные письма!!!). Просмотр папки «Входящие» должен быть быстрым, энергичным и эффективным.

В программе Outlook письма можно отсортировать тремя способами:

По ОТПРАВИТЕЛЮ

По ТЕМЕ

По ДАТЕ

Если ваша решимость начинает ослабевать, смените сортировку. Среди груды электронных писем всегда скрываются интересные возможности, и смена ракурса поможет вам выявить их быстрее и легче.

Еще один полезный прием – флажки. Не все ими пользуются. Честно говоря, я и сам – не большой их поклонник (в этой системе вы можете использовать флажки для того, чтобы отмечать письма, требующие экстренного рассмотрения, а можете просто положиться на систему различий и границ, которая существует в рабочих папках). Если вам нравятся флажки, то очень скоро будете видеть не те письма, по которым нужно предпринимать какие-то действия, а те, которые вы и другие люди считают срочными и важными.

ОТ ЧЕГО НУЖНО ИЗБАВЛЯТЬСЯ

При разной сортировке писем вы должны обращать внимание на разные факторы.

Сортировка по ДАТЕ

Это самый очевидный и популярный способ сортировки. Начинайте снизу и постепенно продвигайтесь вверх. Вы наверняка найдете одно-два очень старых письма, которые до сих пор кажутся вам важными. Скорее всего, эти письма носят справочный характер и не требуют реальных действий. Переместите их во вспомогательную библиотеку.

✓ Срок жизни электронных писем. Определитесь с датой: избавляйтесь от всех писем, полученных более полугода назад. Переносите все такие письма в специальную папку, где они будут ожидать «смерти». Эти письма виновны в том, что отвлекают вас, тратят ваше драгоценное внимание и не имеют никакой ценности. Отметьте в своем календаре определенный срок – например, полтора месяца вперед. Если до этой даты ничего в специальной папке не потребовало вашего внимания, смело удаляйте все письма.

Сортировка по ТЕМЕ

✓ Убирайте цепочки общения. Если вы вели оживленную переписку в 20 письмах, можете смело убрать первые 19, так как в последнем сохранится содержание всех предыдущих писем.

✓ Удаляйте письма, в темах которых значатся давно прошедшие даты и состоявшиеся мероприятия.

✓ Удаляйте циркуляры – ежедневную, еженедельную и ежемесячную рассылку. В этом отношении нужно установить определенные правила, чтобы в будущем такие письма сразу попадали во вспомогательную библиотеку в папку «Циркуляры», о которой мы с вами уже говорили.

Сортировка по ОТПРАВИТЕЛЮ

✓ Удаляйте письма от тех, кто уже уволился из вашей организации.

✓ Удаляйте письма, полученные из приемной: «На кухне новое печенье» или «Такси для того, о ком вы вообще никогда не слышали».

✓ Удаляйте письма от коллег и друзей, которые решили прислать вам что-то забавное. Смело удаляйте все такие письма, поскольку в них нет ничего забавного. Ну ладно, ладно, можете сохранить одно от своей подруги, у которой на прошлой неделе появились котята. Но все остальное удалите безжалостно!

✓ Удаляйте письма от тех, с кем общались по поводу завершенных проектов.

В ходе этого процесса вы наверняка найдете несколько писем, которые стоит перенести в рабочие папки, и такие, что требуют действий, занимающих не более двух минут. Это прекрасно, но постарайтесь не погружаться в размышления. Сосредоточьтесь на быстрых решениях, простых целях, уловках – словом, на всем, что может ускорить процесс и повысить его эффективность.

По возможности старайтесь переносить и удалять письма группами. Безжалостно игнорируйте тех, чьи письма могут потребовать более сложных решений. Не стоит удалять письма от руководства, крупных клиентов и тех, кто занимает высокое положение в вашей профессиональной сфере. Будьте безжалостны и эффективны, и тогда через несколько минут можно будет немного затормозить и заняться обработкой оставшихся писем одно за другим. Оставьте их в покое, пока не завершите процесс удаления. Только после этого переходите к обработке.

После такого процесса ваша папка «Входящие» окажется почти пустой. Вид очень непривычный, зато количество писем, требующих вашего внимания, заметно сократится. Если в начале процесса в вашей папке было около тысячи писем, то в конце их останется около сотни. Если вы начали с 200 писем, то разбираться придется с 50. Конечно, эти цифры приблизительны, но именно об этом мне говорили участники наших семинаров.

Если процесс вас утомил и вы чувствуете, что внимание начинает рассеиваться (не волнуйтесь, быстрое принятие решений в течение некоторого периода времени – это самое утомительное занятие в квалифицированной работе!), то сделайте небольшой перерыв, чтобы начать обработку писем на требуемом для принятия важных решений уровне внимания.

Обработка писем одно за другим

Итак, в папке «Входящие» осталось несколько писем, которые требуют размышлений и организации. Теперь ваш подход должен стать более взвешенным и тщательным. Вот здесь-то вам и пригодятся созданные ранее рабочие папки. Эта работа тоже должна быть достаточно стремительной – за исключением того времени, которое вы потратите на изучение писем одного за другим. Не поддавайтесь искушению начать с тех, действия по которым очевидны. Не начинайте с писем от людей, с которыми вам больше всего хочется пообщаться. Не выбирайте те, которые хочется сделать быстрее всего. Не менее соблазнительна и прокрастинация. Нам всегда хочется отложить работу, которая требует размышлений, на потом. Никто не спешит отправлять ответы, которые могут не понравиться. («Мы решили не продолжать работу над этим проектом», «Боюсь, у меня нет времени, чтобы сделать то, что вам нужно», «Я задержал сроки. Извините, что не поставил вас в известность заранее».)

Если вы сразу же обработаете лучшие письма, а худшие оставите на потом, то произойдет следующее. Я был свидетелем этого не раз. Большую часть проактивного внимания вы потратите на разборку почты и удаление писем, не требующих внимания. Когда внимание ваше начнет рассеиваться, у вас на руках останется 30–40 самых сложных писем: тех самых, заниматься которыми вам совсем не хочется. Настроение у вас испортится. Конечно, очистить папку «Входящие» все еще возможно, но вам страшно этого не захочется.

Обработка писем одно за другим – это именно то, чем следует заняться. Руководствуйтесь правилом двух минут: все, что требует не более двух минут, следует сделать немедленно. Не переносите такие письма в папку @Action. Возможно, что-то вам захочется перенести во вспомогательную библиотеку или удалить. Помните, что письма, попавшие в рабочие папки, удалить будет труднее, чем в процессе разборки почты.

30-СЕКУНДНАЯ ОЦЕНКА

Поскольку в процессе обработки вам нужно отделить зерна от плевел, то сразу же встает очень важный вопрос: «Важна ли для меня эта информация?» Как правило, ответ на этот вопрос можно дать очень быстро (помните, что на этой стадии вы всего лишь оцениваете важность информации, а не необходимость действий!). Если вы затруднились дать утвердительный или отрицательный ответ, воспользуйтесь «30-секундной оценкой». У вас есть 30 секунд на то, чтобы понять, важное перед вами письмо или нет. За эти 30 секунд вы не должны читать письмо целиком или отвечать на него. Вам нужно просто изменить свой ответ с «возможно» на «да» или «нет». Через полминуты нужно либо удалить письмо, либо перенести его в папку для дальнейшего чтения, либо определить, какие действия необходимы.

Упражнение: очистка папки «входящие»

ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ

Создайте три рабочие папки:

@Action

@Read

@Waiting

(По желанию.) В зависимости от того, какую структуру вы уже создали, возможно потребуются определенные изменения: