Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса - Алексей Гладкий

Достаточно широко распространены в настоящее время так называемые перехватывающие клавиатурные шпионы. Такие шпионы в большинстве случаев представляют собой программу, состоящую из исполняемого файла с расширением ЕХЕ и DLL-библиотеки, с помощью которой осуществляется управление процессами записи информации. Перехватывающий клавиатурный шпион без проблем запоминает практически любой набранный текст: документы, письма, пароли (в том числе самозаполняющиеся) и т. д.

Возможности клавиатурного шпиона позволяют вести подробное наблюдение за компьютером бухгалтера и своевременно получать всю необходимую информацию о набранных текстах.

Аудиторская проверка

Если руководитель предприятия сомневается в профессионализме или честности своего бухгалтера, а проверки, выполненные своими силами, не помогли прояснить ситуацию, то можно воспользоваться услугами независимых аудиторов. Такой способ проверки деятельности бухгалтера является одним из самых надежных: ведь делом займутся профессионалы, которые, возможно, имеют опыт работы не только бухгалтером, но и, например, налоговым инспектором, ревизором и т. д. Отмечу, что аудиторская проверка касается только «белого» учета; неофициальная деятельность предприятия (например, расчеты за «черный нал») останется за пределами внимания аудиторов.

Однако проведение аудиторской проверки имеет один недостаток: услуги аудиторов должны оплачиваться, и в настоящее время они совсем не дешевы. Правда, стоимость работ в разных аудиторских компаниях может определяться по-разному: в одних компаниях существуют твердые расценки на проведение проверок, в других стоимость работ рассчитывается в зависимости от вида деятельности предприятия, в третьих – в зависимости от документооборота. Например, при расчете стоимости работ в зависимости от документооборота может применяться «плавающая» ставка: если в компании оформляется не более 10 первичных документов (в первую очередь имеются в виду банковские, кассовые документы и товарно-сопроводительные документы) в день – стоимость проверки будет наиболее низкой. Если же количество первичных документов, оформляемых в день, находится в пределах 10–30, то цена проверки будет выше. При этом стоимость работ указывается за единицу времени: например, при документообороте от 10 до 30 первичных документов в день цена работ будет равняться такой-то сумме за один проверенный год, соответственно за два года – в два раза больше. Однако при заказе крупных проверок аудиторские компании могут предоставлять скидки (также скидками пользуются постоянные клиенты).

Перед тем как обращаться в аудиторскую компанию, нужно четко представить себе, что именно вы хотите проверить. Если поводом для аудиторской проверки послужили ваши сомнения относительно профессионализма бухгалтера, то целесообразно провести комплексную проверку хотя бы за последний год (а лучше – за все время работы бухгалтера). Можно заказать проверку только тех участков учета, в которых, как вы полагаете, могут быть найдены следы злоупотреблений либо мошенничества (например, проверить только кассовые операции и ведение расчетов с контрагентами или только учет товарно-материальных ценностей).

Кстати, некоторые аудиторские компании выполняют только комплексную проверку правильности ведения учета и составления отчетности, а от проведения выборочных, тематических и иных «неполных» проверок отказываются, поскольку не хотят заниматься «мелкими» заказами. Если же вы твердо решили проверить только определенный участок учета и не желаете заказывать полную комплексную проверку, то можно обратиться к тому или иному сотруднику аудиторской компании неофициально. Вполне возможно, что он не откажется подработать в свободное время. Правда, и результаты он вам предоставит неофициально: не от имени аудиторской компании, а в частном порядке.

Если выборочная либо тематическая аудиторская проверка выявила наличие нарушений, злоупотреблений и мошенничества, то после ее окончания рекомендуется провести комплексную проверку. Дело в том, что многие виды нарушений не существуют сами по себе, а оказывают влияние на другие участки, тем самым накладывая отпечаток на состояние учета в целом. Например, если бухгалтер похитил наличные деньги из кассы предприятия и списал их на хозяйственные расходы, не подтвердив это соответствующими оправдательными документами (или эти документы явно «притянуты за уши»), то такое нарушение повлечет за собой увеличение суммы расходов предприятия, а следовательно, и уменьшение налогооблагаемой прибыли. Отсюда, в свою очередь, вытекают неполный расчет и уплата налогов. То же самое касается неправомерного списания сырья, материалов и товарно-материальных ценностей, завышения норм амортизации и др.

По окончании аудиторской проверки нужно внимательно ознакомиться с ее результатами. Акт о проведении проверки может содержать в себе массу специфических, а потому во многом непонятных для руководителя терминов, понятий, выводов, заключений и т. п. Поэтому рекомендуется изучать результаты проверки не в одиночку, а с помощью проводившего проверку аудитора, расшифровывая для себя все непонятные моменты. Отмечу, что если проверка выявила серьезные нарушения и тем более факты злоупотреблений служебным положением и мошенничества, то привлекать своего бухгалтера для оказания помощи в изучении результатов проверки нецелесообразно.

А вот привлечь бухгалтера для дачи объяснений в таком случае нужно обязательно. При этом сразу сообщите ему, что если вы не будете удовлетворены его ответами, то не исключено, что ему придется давать не объяснения, а показания, и не вам, а представителям соответствующих органов, куда вы непременно обратитесь. Независимо от того, планируете вы обращаться в эти органы или нет, такая фраза подействует на бухгалтера самым благотворным образом. Желание врать и изворачиваться у него, вероятнее всего, исчезнет: расскажет все, что он делал незаконно, кто ему помогал и с кем он делился.

Некоторые недобросовестные бухгалтеры, зная, что за ними есть серьезные прегрешения, могут попытаться выйти на контакт с представителями аудиторской компании, проводящей проверку, и предложить им за соответствующее вознаграждение скрыть те либо иные факты.

Однако в большинстве случаев опасаться этого не стоит: аудиторы, как правило, дорожат своей работой (не секрет, что работа аудитора оплачивается весьма неплохо), а также репутацией компании и не захотят наживать себе неприятности ради сомнительного предложения. Кроме этого, если после аудитора предприятие будет проверять налоговая инспекция и обнаружит нарушения, которые не были выявлены до нее, то это будет серьезным ударом по репутации аудиторской компании. Не исключено, что подобным предложением бухгалтер только усугубит свое положение: обычно аудиторы докладывают обо всем руководителям проверяемых предприятий.

Маленькие хитрости

В данном разделе рассмотрим несколько небольших хитростей, которые позволяют директору контролировать процессы, сделки, операции, да и вообще – наблюдать за деятельностью бухгалтера, причем незаметно для окружающих.

Не секрет, что один из наиболее распространенных видов мошенничества – это подделка подписи руководителя предприятия. Искусную подделку подписи сможет выявить только графологическая экспертиза, для проведения которой нужны серьезные основания. Бывают ситуации, когда директор компании пытается вспомнить, почему он заключил договор именно с этой новой организацией, а не с контрагентом, с которым давно работали, и когда он успел его подписать. Руководитель просит бухгалтера, чтобы тот предоставил ему все документы по этой сделке, затем внимательно изучает эти документы, сомнений возникает еще больше (например, цена завышена или сроки поставок неудобные), но – на документе стоит его подпись. Руководитель пожимает плечами (мол, как это я мог такое подписать), но делать нечего – для расторжения договора оснований нет. И невдомек ему, что подпись на контракте – вовсе не его, а является искусной подделкой.

Поэтому при подписи документов рекомендуется соблюдать одну небольшую хитрость. Подписанный вами документ можно незаметно от всех пометить: например, поставить на его оборотной стороне маленькую точку либо примять уголок документа. Подобным образом рекомендуется помечать все подписываемые документы: договоры, контракты, счет-фактуры. Разумеется, делать это нужно незаметно от окружающих, поэтому подписывать документы необходимо в одиночестве. Желательно завести папку «На подпись» и отдать ее секретарю. В эту папку сотрудники будут класть документы, которые необходимо подписать, а вы периодически станете забирать ее содержимое, подписывать документы у себя в кабинете и отдавать их секретарю, откуда их и заберут сотрудники. С помощью такого нехитрого приема при возникновении спорной ситуации вы без труда определите, является ли подпись на документе вашей.