Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010 - Глеб Архангельский

4. Настройка работы секретариата. Параллельно с коучингом для топ-менеджеров ведется работа с их помощниками и секретарями, чтобы внедрить в практику правила, предусмотренные ТМ-стандартом вообще и Книгой секретариата в частности. Важно, что при этом инвестируется время секретарей, а выигрывается время топ-менеджеров.

5. Разработка предварительной версии ТМ-стандарта. Консультанты совместно с рабочей группой из нескольких участников проекта разрабатывают тексты регламентов, адаптируют их к специфике работы компании, структуре ее управления и т. д.

6. Внедрение стандарта на уровне менеджеров среднего звена. Здесь, естественно, применять индивидуальные консультации было бы нерентабельно. Для менеджеров среднего звена и рядовых специалистов проводятся тренинги, но не просто тренинги по тайм-менеджменту, а тренинги на основе стандарта. Благо его предварительная версия к этому моменту уже разработана.

7. Утверждение итоговой версии стандарта. На краткой встрече для топ-менеджеров анализируется наработанный опыт применения стандарта, вносятся необходимые коррективы. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта. Обсуждаются и принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт.

На входе в проект также определяются ключевые показатели эффективности, достижение которых анализируется на выходе.

Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов. «На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: “Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать. Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?”»

Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: “Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: я думаю и переживаю“».

Оцените эффективность. Благодаря корпоративному стандарту тайм-менеджмента у руководителей появляется больше времени на то, чтобы думать, и меньше причин для того, чтобы переживать.

Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Напишите нам на [email protected] и запросите бесплатные диагностические анкеты, которые помогут вам определить основные направления повышения эффективности с помощью корпоративного стандарта тайм-менеджмента. Укажите ваши контактные данные (Ф. И. О., город, компания, должность, телефон, e-mail), в поле «Тема» напишите «Формула времени: диагностические анкеты».

Примечания

1

Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Microsoft Outlook 2010, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций. Но поскольку наиболее распространенной версией на момент выхода книги является Outlook 2007, отличия этих двух версий комментируются там, где это необходимо.

2

В Outlook 2010, к сожалению, из перечня стандартных представлений в Контактах убрали представление «По категориям». Его можно настроить самостоятельно, аналогично тому, как мы упорядочивали по категориям задачи в главе 2.

3

К большому сожалению, в Outlook 2010 эта функция перенесена в отдельную надстройку Outlook Social Connector. Возможно, в одном из следующих изданий книги мы посвятим ей отдельное приложение, а здесь ограничимся рассмотрением возможностей Outlook 2007.

4

Архангельский Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005.

5

Вспоминаю, как мне сказали в РАО ЕЭС: «Впишите ваши услуги в наш стандартный договор и, пожалуйста, не трогайте текст договора, тогда согласование займет месяц. Можете, конечно, попытаться внести в наш договор изменения – но в таком случае согласование займет полгода…» При этом РАО ЕЭС была далеко не самой неповоротливой из российских корпораций. Прим. авт.