Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления - Саймон Мортон

Эта история (обладающая сомнительной достоверностью) повествует о том, как взаимодействие в Twitter на конференции привело к катастрофическим последствиям. У любого докладчика от нее по спине бегут мурашки. Организаторы одной конференции решили, что было бы неплохо во время выступлений спикеров выводить на экран ленту со всеми твитами, отмеченными хештегом конференции.

В теории это была прекрасная идея, позволявшая людям делиться с публикой своими идеями и озарениями, пока оратор сообщает то, что намеревался сообщить. Так это и происходило, пока один из выступающих не принялся изнурять аудиторию своим путаным сообщением (в его презентации было слишком много контента и напичканных текстом слайдов).

На экране за спиной выступающего гордо высветился первый твит: «Это еще только первый слайд, а мне уже скучно».

«Что, черт побери, все это значит?!» – вопрошало другое сообщение.

«Да просто парень ни фига не подготовился», – говорилось в третьем.

Это продолжалось на протяжении всего выступления того бедняги. Сообщений становилось все больше, они появлялись на экране все чаще, и дело уже полным ходом шло к катастрофе, когда организатор наконец отключил трансляцию.

Еще одна причина отсутствия интерактивности в презентациях кроется вот где: докладчики просто не знают о том, что многие доступные им инструменты прекрасно могут поддерживать участие аудитории.

Речь в конечном итоге идет не столько об инструментах, которые вы выбираете, сколько о решении уйти из зоны комфорта официального подхода к презентациям. Если мы принимаем интерактивный подход, мы обязаны переосмыслить правила и позволить презентации быть скорее обсуждением, чем вещанием. При таком видимом недостатке управляемости докладчик должен гораздо более уверенно владеть историей и сообщением своей презентации, уметь пользоваться инструментами, быть внимательным к аудитории и понимать, как и когда реагировать на ее включение в процесс.

Это напомнило мне об одном проекте, который мы много лет назад выполняли для компании Microsoft в Великобритании. Нас пригласили помочь группе, которая готовила внутреннюю презентацию о результатах исследования долгосрочной эффективности.

Как можно легко себе представить, компания Microsoft буквально под завязку набита умными и любознательными людьми. Не было никакого сомнения в том, что аудитория, для которой наши контактные лица будут проводить презентацию, начнет задавать вопросы, копать вглубь и критически рассматривать результаты исследования. В связи с этим стандартный официальный подход к этому проекту показался нам слишком жестким для того, чтобы должным образом вовлечь аудиторию. Обсудив этот вопрос с проектной группой, мы отвергли концепцию линейной презентации и заменили ее полностью интерактивной презентацией PowerPoint с использованием опции произвольного показа разделов и интуитивно понятной системой меню.

Затем мы приступили к созданию структуры, которая должна была поддерживать этот подход. В конечном итоге мы подготовили мощный набор интерактивных средств, используя исключительно средства PowerPoint. Никаких затейливых виджетов, никакого программного кода, никаких дорогих плагинов – только PowerPoint.

Пожалуй, больше всего мне запомнился изумленный возглас нашего клиента: «Как, черт возьми, вы это сделали в PowerPoint?! Потрясающе!» А ведь клиент был представителем компании, которая разработала эту программу, являлась ее владельцем и продавала миллионы копий по всему миру.

Я не знаю, может ли что-то еще убедительнее показать, как много возможностей наших программных инструментов мы не используем.

Давайте говорить начистоту: как докладчик вы по-прежнему отвечаете за процесс и должны привести презентацию и аудиторию из пункта А в пункт Б. Единственное отличие состоит в том, что в интерактивной презентации вы можете отклоняться от курса то там, то здесь, если какая-либо тема представляет для аудитории особый интерес. Однако если маршрут пройден и вы находитесь в пункте Б, а ваше сообщение достигло сознания слушателей и было ими понято, то совершенно не важно, насколько извилистым был путь, который проделала вместе с вами аудитория. Вы выполнили свою задачу.

К счастью, все не так страшно, как кажется! Хорошая интерактивная презентация предъявляет к докладчику такие же требования, как деловая беседа. Вы просто должны владеть темой (поскольку возможности читать текст со слайда у вас не будет) и быть готовым выслушать свою аудиторию.

Самая удачная возможность перейти от официального стиля презентации к интерактивному – это выставки, демонстрации и совещания клиентских менеджеров. На таких встречах вы занимаетесь не продажей, а прежде всего налаживаете контакт и взаимопонимание с аудиторией и демонстрируете, что способны оказать ей поддержку.

По этой причине интерактивные презентации лучше проходят в небольших группах слушателей. Если в аудитории больше пяти человек, то презентация может запросто из беседы превратиться в ожесточенный спор. В таком случае лучше призвать на помощь привычные правила официальной модели презентации.

А зачем вообще отказываться от такой надежной официальной презентации в пользу рискованного пути интерактивной модели? Ответ прост: чтобы добиться вовлечения аудитории.

В конечном итоге мы ведь проводим презентации ради вовлечения аудитории, с тем чтобы она слушала, понимала и (в идеале) действовала в соответствии с нашим сообщением. Когда вы позволяете ей «порулить» и разрешаете участвовать в презентации-беседе, это коренным образом меняет динамику связи между вами и слушателями. Вы даете им право проверять, сомневаться и оценивать ваше сообщение прямо по ходу процесса. А благодаря такому образу действий у вас будет гораздо больше шансов удержать аудиторию на своей стороне и тем самым прийти к желаемому результату.

Неформальная презентация

Парадоксальным образом это наиболее естественная форма общения и при этом самый сложный в исполнении подход к презентации. Неформальная презентация по-прежнему нуждается в определенной структуре, достаточной для того, чтобы провести докладчика и аудиторию из пункта A в пункт Б. Однако при этом вы должны пройти этот путь таким образом, чтобы не разрушить комфортную и безопасную для обеих сторон атмосферу.

Я обычно привожу в пример распространенную ситуацию – беседу в баре аэропорта. Вы сидите и потягиваете пиво в ожидании посадки на рейс, и у вас неожиданно завязывается разговор с соседом. Как два бизнесмена вы, конечно, спрашиваете друг друга, в какой сфере занят каждый из вас, куда и зачем едет. Слово за слово – и вот вы уже пересказываете новому знакомому свое бизнес-сообщение – в точности так же, как вы делали это тремя часами ранее перед потенциальными клиентами.