Организуй себя - Джон Каунт

Разницы между работой электронной почты в сети компании (интрасеть) или Интернете практически нет. Программное обеспечение вашего компьютера связывается с программным обеспечением удаленного компьютера (то есть сервером сети компании или почтовым сервером Интернет-провайдера) с тем, чтобы передать сообщение, которое вы желаете отправить или получить с адресом почтового ящика вашей электронной почты. Конечно, для того, чтобы связь не была односторонней, вы должны знать адреса других пользователей электронной почты. Если ею большинство ваших респондентов еще не обзавелись, ее освоение вряд ли принесет вам большую пользу. Однако в наше время это становится все менее вероятным; а все большие и большие массы народу и организаций проникаются предоставляемыми электронной почтой преимуществами.

Десять советов по эффективному использованию электронной почты

1. Относитесь к входящим электронным сообщениям в соответствии с рекомендациями, изложенными в главе 4 в отношении входящих бумажных документов. Сразу же как только вы ознакомитесь с содержимым своего почтового ящика, предпримите нужные действия в отношении входящих сообщений (отправьте в мусорную корзину, примите к обработке, отошлите, отправьте на хранение, определитесь в отношении дальнейших действий).

2. Не позволяйте входящим электронным сообщениям становиться источником отрыва вас от выполнения задач, которыми вы занимаетесь в настоящее время. Тот факт, что электронная почта является средством установления незамедлительной связи, еще не значит, что вы должны немедленно все бросить и начать отвечать на поступившее сообщение. В отличие от телефонной связи или других помех, сообщения электронной почты могут оставаться в ящике входящих сообщений до тех пор, пока вы не будете готовы заняться ими. Опытные пользователи эффективно используют такой аспект электронной почты, как независимость от времени. Они отключают все сигналы автоматического извещения о входящих сообщениях и занимаются их разборкой раз или два в день, когда у них нет более приоритетных задач.

3. Поиск электронных адресов — дело утомительное. Конечно, существуют специальные директории и поисковые средства, но они несовершенны, так как регистрация адреса электронной почты — дело добровольное и зависит от каждого индивидуума, ей пользующегося. Звонить кому-то по телефону, чтобы узнать его электронный адрес, представляется просто насмешкой над этим замечательным технологическим достижением, поэтому возьмите себе за правило регистрировать каждый электронный адрес, который может пригодиться вам в будущем. Прикладная программа «Outlook Express» предоставляет в ваше распоряжение поисковое средство с несколькими онлайновыми директориями, а также возможность автоматического запоминания каждого электронного адреса, на сообщения которого вы отвечаете.

4. Нормальный вариант пользования электронной почтой предполагает наличие только одного адреса. С ростом числа бесплатных Интернет-провайдеров возросла и тенденция заводить более одного адреса электронной почты. Здесь есть рациональное зерно, если один адрес вы будете использовать для делового общения, а другой для личной переписки. Однако наличие двух или более адресов для делового общения нежелательно; это может привести к тому, что вы будете тратить уйму времени, перескакивая из одного почтового ящика в другой, в поисках важных для вашей работы сообщений. Кроме того, наличие нескольких почтовых ящиков будет вводить в заблуждение ваших партнеров.

5. Наличие таких аспектов электронной почты, как неформальность и возможность немедленно отвечать на входящую корреспонденцию, может привести к тому, что вы начнете пользоваться ею необдуманно и опрометчиво. Если вы не до конца уверены в том, что хотите сообщить, или же вас рассердило чье-то сообщение, возьмите себе за правило составлять ответное сообщение в автономном режиме и отправляйте его только в том случае, если полностью удовлетворены его содержанием. Следует также помнить о том, что та легкость, с которой можно отправлять сообщение, может привести к тому, что оно попадет не к тому адресату, которому оно первоначально предназначалось, что само по себе представляет собой потенциальный источник расстройств для неосмотрительного человека.

6. Тема сообщения должна быть четкой и ясной, чтобы адресату не составило труда понять смысл сообщения еще до его открытия. Если тема сообщения будет четко изложена в предметной строке, то, возможно, что ваше сообщение войдет в разряд тех, которые будут прочитаны адресатом в первую очередь.

7. Если вам кажется, что для оформления более сложных сообщений ваш текстовый редактор с его обширными возможностями подходит больше, чем средства оформления текста электронной почты, то вы смело можете воспользоваться им. Для этого в автономном режиме составьте сообщение с помощью текстового редактора и, убедившись, что оно полностью удовлетворяет вашим требованиям, скопируйте его в программу электронной почты. В качестве альтернативы этому методу вы можете отправить сообщение в текстовом редакторе как приложение к вашему электронному сообщению, если вы уверены, что ваш адресат имеет текстовый процессор, совместимый с вашим, и сможет открыть и прочитать это приложение.

8. Работая с электронной почтой, вы можете отправлять некоторые сообщения в мусорную корзину, не читая. Если содержимое заголовка сообщения позволяет вам считать, что оно не стоит прочтения, просто щелкните мышкой по кнопке «Удалить». Не надо тратить время на ненужные вам сообщения. Однако хочу вас предупредить, что некоторые современные версии электронной почты оснащены функцией уведомления о прочтении. Благодаря этой функции, отправитель сообщения при открытии его адресатом получает уведомление о его прочтении; и если вы не хотите обидеть его, то вам следует перед удалением сообщения хотя бы открыть его.

9. Создайте у себя на жестком диске четко индексированные папки для хранения тех сообщений, которые могут понадобиться вам в будущем с тем, чтобы при необходимости их можно было легко отыскать.

10. При посылке сообщений укажите, требуется ли на них ответ. Если ответ не требуется, то так об этом и напишите. В противном случае, получатели будут приписывать свой ответ в оригинал вашего сообщения, и отправлять его вам назад. По получении этого сообщения, на котором будет стоять уже не ваш адрес, а адрес вашего корреспондента, вам придется его открыть, что при наличии большого числа корреспондентов ведет к огромным потерям времени.

Как избавиться от «мусорной» электронной почты

Электронная почта еще хороша тем, что отправка сообщений 100 лицам едва ли будет стоить дороже отправки сообщения одному лицу. Когда вы поймете, что отправка одного краткого электронного сообщения стоит не намного дороже, чем отправка пространного письма, вы начнете понимать привлекательность рассылок. Существует две категории почты, от которых вы, возможно, захотите избавиться. К первому типу относятся так называемые рассылки. Это законные почтовые отправления, на которые вы когда-то подписались, но сейчас, по каким-то причинам решили отказаться от их дальнейшего получения. Как правило, данная категория включает в себя предварительно заготовленное сообщение на отказ от рассылки, которое вы можете использовать, чтобы исключить себя из списка подписчиков.

Ко второй категории относятся более вредные и назойливые почтовые отправления, которые вы получаете, не подписываясь на них. Здесь возникает вопрос, каким образом ваш адрес попадает в список получателей таких рассылок. Все очень просто, адреса пользователей Интернета автоматически собираются специальной программой с телеконференций или сайтов всемирной сети. Эта категория носит название «спам» и представляет собой все более усугубляющуюся проблему. Попытки удалить свой адрес из списка получателей этой «мусорной» почты, когда вы уже в нем находитесь, бесполезны.

Однако, руководствуясь нижеизложенной стратегией, вы сможете максимально сократить ущерб, ею причиняемый:

· Примите меры к тому, чтобы ограничить доступ к адресу вашей электронной почты. По возможности сократите область его использования. Если вы посылаете сообщения на телеконференции, постарайтесь за маскировать адрес вашей электронной почты таким образом, чтобы он успешно распознавался человеком, а автоматические сборщики адресов не могли его идентифицировать. Таким образом, имея первоначальный адрес [email protected], вы могли бы, например, трансформировать его в [email protected]

· Используйте программное обеспечение вашей электронной почты с тем, чтобы отфильтровывать нежелательные для вас сообщения. В программе «Outlook Express» есть средство, которое позволяет блокировать электронные адреса, от которых вы не желаете получать почтовые отправления. При совпадении адреса сообщения с одним из адресов в списке блокируемых отправителей данное сообщение будет автоматически отправляться в папку «Удаленные». Таким же образом вы можете настроить свою почту в отношении сообщений, содержащих в предметной строке слово, входящее в составленный вами список нежелательных слов. Полная версия Outlook содержит более совершенные средства блокировки (рис. 9. 1).