Ошибки на миллион долларов - Павел Анненков

Также рабочее время существенно экономится, когда все рабочие операции и функции сотрудников описаны с помощью бизнес-процессов. Для этого вам нужно разложить все процессы в вашей компании, такие, как продажи, закупки, доставки, на отдельные составляющие. Четко описать, что необходимо делать на каждом этапе, кто отвечает за данный этап и в каком месте переходит ответственность с одного сотрудника на другого.

Когда каждый сотрудник четко знает свои обязанности на определенном этапе, он тратит намного меньше времени на их выполнение. В результате один человек, вооруженный технологиями, четко зная свои обязанности, может выполнять работу, на которую в обычной ситуации требовалось несколько человек.

Конечно, проще всего нанять нового человека, чем делать достаточно нудную работу – садиться и разбираться в бизнес-процессах своей компании.

Возьмем опыт моего знакомого предпринимателя.

Так сложилось, что сама бизнес-среда заставила его внедрить технологии и бизнес-процессы, что существенно сократило затраты на персонал. Он решил попробовать себя в международном бизнесе и открыл компанию в Германии. Компания занималась производством и дистрибуцией расходных материалов для офисной оргтехники.

Через год в компании начали расти обороты. Количество ежедневных отгрузок товара увеличилось, и штатный кладовщик перестал справляться.

Как бы мы поступили в такой стандартной ситуации в России?

Конечно, наняли бы еще кладовщика. Его зарплата, например в Москве, составит 30 тысяч рублей в месяц. И это достаточно небольшие расходы даже для компании малого бизнеса.

Но в Германии ситуация совершенно иная. Зарплата и сопутствующие налоги там намного больше. Также в этой стране более жесткие законы, которые регулируют отношения сотрудников и работодателя. Поэтому компенсации при увольнении существенно выше, чем у нас.

Сделав все расчеты, наш предприниматель понял, что ему накладно нанимать нового человека на склад. Выход был один. Автоматизировать отгрузки товара таким образом, чтобы один человек справлялся с возросшим объемом работы.

На это пришлось потратить месяц. Понадобилось детальное описание всех бизнес-процессов, касающихся работы склада. Все этапы и операции по отгрузке были задокументированы, и каждый сотрудник, связанный с приемом и отгрузкой товара, четко знал свои обязанности и сферу ответственности.

Спустя еще год, когда обороты выросли еще больше, процессами приема и отгрузки товара по-прежнему успешно управлял один сотрудник, а владелец компании сэкономил около 40 тысяч евро чистой прибыли в год, которые бы потратил на зарплату и налоги.

Конечно, проще всего нанять нового человека, чем делать достаточно нудную работу – садиться и разбираться в бизнес-процессах. А потом еще и внедрять их. Это одна из причин, почему многие предприниматели раздувают свой штат.

Удивительно видеть, как в небольшой компании в бухгалтерии работают три или четыре человека. А ведь годовая зарплата даже самого простого сотрудника бухгалтерии, включая налоги, составит 600 тысяч рублей в год. И это расходы из вашей чистой прибыли!

Внедряйте в своей компании обучение сотрудников новым навыкам. Большинство сотрудников из тех, кто хочет расти и развиваться, будут только рады изучить новые навыки. Всегда преподносите им такую работу как возможность карьерного роста.

Правильность такого подхода доказывает и большое количество опросов. Сотрудников различных компаний спрашивали, что они больше всего ценят в своей работе. Большинство опрошенных в первой тройке ответов поставили возможность получения новых навыков и развития себя как профессионала.

В обучении дополнительным навыкам, так же как и во всем, конечно, следует знать меру. Не стоит просить менеджеров по продажам в свободное время заниматься уборкой офиса и таким образом экономить на услугах клининговой компании:).

Очень наглядный показатель того, эффективно ли вы нанимаете людей из года в год, – это значение чистой прибыли вашей компании на одного сотрудника в год. Для расчета этого показателя возьмите вашу прибыль за предыдущие годы и разделите на количество сотрудников, которые работали у вас в каждый из этих периодов.

Вы увидите динамику и показатели того, приносит ли вам дополнительную прибыль увеличение штата или нет.

Руководство к действию

✓ Составьте список всех ваших сотрудников и напишите рядом с каждым, какие еще функции он может выполнять в вашей компании в течение рабочего дня.

✓ Прежде чем принять решение о найме нового человека в компанию, задайте себе следующие вопросы:

 можно ли функции, которые должен выполнять новый человек, перераспределить между текущими сотрудниками компании?

 можно ли с помощью автоматизации бизнес-процессов и внедрения новых технологий выполнения работы обойтись без найма этого человека?

✓ На собеседовании всегда говорите про появление дополнительных функций в работе и отражайте это в должностной инструкции и трудовом договоре.

✓ Ежегодно считайте значение чистой прибыли компании на одного сотрудника.

Ошибка 24

Не ведет и не отслеживает движение денег (кэш-флоу) в своей компании

Ничто так быстро не вернет вас на землю, как осознание того, что в вашей компании закончились деньги.

Думаю, многие предприниматели уже сталкивались с ситуацией, когда компания месяц за месяцем показывает прибыль, но живых денег для выплаты дивидендов акционерам нет.

Я называю такую прибыль «бумажной». Потому что она существует только на бумаге, а не в виде живых денег.

Все вроде хорошо. Смотрим квартальный отчет о прибылях и убытках. Видим там прибыль, которую компания получила в результате своей деятельности за квартал. У собственников возникает нормальное желание этой прибылью воспользоваться. Либо для своих личных целей, либо на развитие бизнеса, новых направлений деятельности и проектов. Смотрим теперь расчетный счет, а денег там нет.

Что же происходит?

Скорее всего это болезнь роста бизнеса, и ваши увеличивающиеся обороты обгоняют финансовые возможности компании. Вы развиваете свой бизнес быстрыми темпами, и это влечет за собой постоянную нехватку финансовых ресурсов в компании. Вы даете отсрочки в платежах вашим клиентам, вы вкладываете в развитие бизнеса, нанимая новых сотрудников и закупая товары на склад.