Как находить два лишних часа каждый день - Джуди Джеймс

Вы можете организовать свою текущую бумажную работу с помощью четырех типов планирования. Я уже рассказывала о них (в главе седьмой), но, чтобы сэкономить ваше время, я еще раз кратко опишу их здесь. Вы рассортировываете всю новую бумажную работу на четыре типа:

1. срочная и важная;

2. важная, но не срочная;

3. срочная, но не важная;

4. не важная и не срочная.

Сортируя работу, держите под рукой блокноты и бумажки для записи. Записывайте туда все, что вам нужно сделать (например, ответить на письмо в следующий вторник). Это должно создать так называемую первичную систему бумажной работы. Если впоследствии вам придется столкнуться с этим делом еще раз, вы уже будете знать, что и когда необходимо сделать. В этом случае образуется вторичная система работы с бумажной документацией.

Я всегда поражалась тому, что многие люди убирают вещи, которыми они пользуются регулярно, так, что до них становится почти невозможно добраться. В вашем распоряжении стол, пол, ящики и книжные полки. По всей вероятности, есть те полки, которые висят выше, и те, которые висят внизу. Есть также полки, до которых очень сложно дотянуться. Распределите бумаги в соответствии с тем, как часто вам приходится ими пользоваться, и разложите их по полкам. На полках можно хранить как то, чем вы пользуетесь регулярно, так и то, о существовании чего вы вспоминаете крайне редко. Проблема здесь заключается в том, что на них можно хранить лишь издания в твердом переплете. Поэтому купите несколько упаковок прозрачных пластиковых обложек для изданий в мягком переплете, таких как

• журналы;

• документы;

• телефонные справочники;

• учебники в мягких обложках

Отбирая журналы, которые вы хотите сохранить, будьте строги и жестоки, оставляйте только те, которые вам действительно могут пригодиться. Просматривая журнал в первый раз, подчеркивайте маркером заинтересовавшую вас информацию. Или просто вырежьте нужные статьи и сложите их в папки, после чего выбросите то, что осталось от журнала.

При сортировке папок с вырезками используйте разноцветные наклейки. С их помощью вы сможете найти нужную вам папку с первого взгляда. Если возможно, разложите папки по темам.

Если уже в августе вам нужно отложить какие-то бумаги, которыми вы должны будете воспользоваться в октябре, положите их в папку «Октябрь» и приклейте к ней яркую наклейку, на которой укажите, к какому делу относятся данные документы и когда его нужно осуществить.

Я знаю, что электронная почта необычайно увеличила скорость нашего общения, но тем не менее иногда писать от руки все же быстрее. Заготовьте себе несколько специальных напечатанных наклеек, на которых укажите, что вы пишете данное письмо от руки для того, чтобы ответить как можно быстрее. Затем попробуйте написать письмо на бумаге.

Точно так же можно отвечать и на срочные письма. Напишите ваш ответ на свободном месте вверху или внизу письма и верните его, прикрепив к нему одну из напечатанных наклеек.

Письма, отправленные по почте, все еще используются, особенно тогда, когда дело касается пересылки юридических документов и подобных официальных вопросов. Лично мне нравятся такие письма. Они всегда кажутся более значительными, чем есть на самом деле. Если вы часто пользуетесь услугами почты, постоянно интересуйтесь ценами и сроками доставки писем. Письма, подготовленные к отправке, храните в папках, на которых должно быть указано, когда и кому их нужно отправить.

• Не собирайте все визитные карточки подряд, особенно на выставках. Вся необходимая информация обычно указывается в адресном списке.

• Старайтесь не хранить ненужные документы.

• Постарайтесь найти возможность не рассылать бесполезные указы, электронные и бумажные письма. Подумайте, нельзя ли ограничиться звонком по телефону. Ведите деловое общение так, чтобы оно отнимало у вас минимум времени, это заставит других вести себя по отношению к вам таким же образом.

• Следите за собой. Все мы иногда переживаем такие моменты, когда нам хочется просто общаться с людьми. Мы начинаем писать о ничего не значащих мелочах, мы становимся многословными просто оттого, что нам скучно. Мы начинаем использовать электронную почту для того, чтобы передавать сплетни или обсуждать домашние проблемы. В результате однажды мы вдруг обнаруживаем, что уже не способны самостоятельно остановить непрерывный поток писем на свой электронный адрес. Они срывают наш распорядок дня. Итак, всегда будьте дисциплинированны в своей переписке. Однажды у меня был клиент, с которым я часто подолгу разговаривала по телефону. Мне нравилось болтать с ним, и я догадывалась, что ему также приятно беседовать со мной. Мы стали звонить друг другу, когда нам было скучно на работе. Проблема оказалась в том, что эти моменты совершенно не совпадали.

• Попросите, чтобы вас избавили от необходимости получать и читать внутренние корпоративные документы, если они не имеют к вам никакого отношения.

• Попросите вашего агента или секретаря (если он у вас есть) просматривать вашу почту.

Итак, подведем итоги:

Будьте жестоки по отношению к бумагам.

Создайте стратегию того, как вы будете справляться с бумажной работой, и неукоснительно ее соблюдайте. Не делайте исключения ни для одного листа бумаги, который попадает вам в руки. Вы можете:

• Разрешить проблему немедленно, исполнив приказ или вернув его вместе со своим комментарием.

• Распределить бумажные дела в соответствии с четырьмя типами планирования.

• Убрать бумаги в папки, чтобы воспользоваться ими тогда, когда будет нужно.

• Отложить их.

• Выбросить их.

Эта ежедневная рутинная работа должна выполняться неукоснительно. Она отнимет у вас всего несколько минут, зато сэкономит часы, которые иначе вам пришлось бы проводить, роясь в груде бумаг на своем рабочем столе. Кроме того, просто невозможно оценить, сколько времени вы будете экономить на том, что вас ничто не будет отвлекать и мешать сконцентрировать внимание. За чистым и аккуратным столом вы будете думать лучше и быстрее. Уберите со своего стола все, что кажется вам ненужным. Затем повторите эту операцию еще раз. Будьте минималистом в том, что касается уборки своего рабочего места.

1. Ежедневники

Ежедневники — самое популярное и, пожалуй, полезное изобретение, помогающее организовать свой день, хотя многие люди почему-то до сих пор избегают их, словно какого-то создания дьявола. Для каждого дня составьте списки дел, которые вам необходимо сделать. Здесь вы можете выбирать и создавать свой собственный порядок. Уделяйте этим спискам по крайней мере по десять минут в начале и конце каждого дня, планируя будущие и обдумывая уже совершенные дела.