Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Для каждого из этих людей и для рабочей планерки (если вы постоянно в ней участвуете) необходимо составить отдельный список следующих действий. Специалисты, у которых заведена отдельная папка, где лежат все материалы, которые могут понадобиться для обсуждения с руководителем, уже используют один из вариантов этого метода. Хотя, если вы подходите к определению всех своих следующих действий последовательно, у вас может получиться от 3 до 15 таких списков. Я рекомендую создавать отдельные списки для начальников, партнеров, помощников и детей. Такой же список должен быть для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или технического консультанта, а также для всех людей, с которыми нужно обсудить больше одного вопроса при следующей личной встрече или в телефонном разговоре.

Если вы участвуете в самых разных встречах: рабочих планерках, встречах по проектам, заседаниях совета директоров, заседаниях комитетов, родительских собраниях, – для каждой из них стоит создать отдельный список, где будут собраны все вопросы, требующие обсуждения.

Чем шире круг ваших обязанностей и выше должность, тем больше вы будете делать через общение с другими и делегирование.

Нередко требуется вести список текущих дел для общения с кем-то в течение ограниченного периода. Например, если строительный подрядчик выполняет ремонт в вашем доме, можно создать отдельный список по этой теме на время ремонта. Когда после рабочего дня вы осматриваете проделанную работу, могут возникнуть вопросы, которые вы хотели бы обсудить на следующий день. В этом случае список поможет ничего не упустить из виду.

Такие списки очень полезны, и поэтому ваша система должна быть способна создавать их просто и быстро. Например, считаные секунды уйдут на то, чтобы вставить лист бумаги со списком для конкретного человека или встречи в блокнот или добавить напоминание в категории «Повестка встречи» в вашем цифровом устройстве.

Прочитать/просмотреть. Несомненно, в вашей корзине «Входящие» есть целый ряд материалов, для которых следующее действие с вашей стороны – прочитать. Надеюсь, вы применили правило «двух минут» и уже разобрались со многими из них: выбросили, сохранили или делегировали.

Печатные материалы, с которыми нужно ознакомиться, но на которые уйдет больше двух минут времени, лучше всего временно помещать в отдельный лоток «Прочитать/просмотреть». В рамках моего определения это все еще «список». Но в этом случае будет эффективнее, если вы сгруппируете сами физические материалы.

У большинства людей лоток «Прочитать/просмотреть» становится довольно объемным. Именно поэтому так важно, чтобы там находились только те материалы, к которым вы действительно собираетесь вернуться позже. Эта категория сама по себе может стать пугающей. Однако когда ее границы размываются, ситуация окончательно выходит из-под контроля и начинает вызывать психологическое отторжение. Следует определить для себя четкие критерии этой категории, и в дальнейшем этот саморегулирующийся механизм поможет вам более осознанно подходить к тому, что вы хотите сохранить, а от чего можно избавиться.

Больше всего на недостаток времени жалуются те, кто тратит его самым неэффективным образом.

Специалистам некоторых профессий (например, юристам) по-прежнему приходится работать с большим объемом печатных документов. Это остается оптимальным способом, несмотря на то что большинство таких документов можно создать и хранить в электронном виде. В таких случаях часто имеет смысл в дополнение к лотку «Прочитать/просмотреть» создать еще одну категорию: «Просмотреть/ответить» – для более внимательного чтения, которое требует иной степени сосредоточенности.

Целесообразно иметь под рукой систематизированный материал для чтения на тот случай, если вдруг задерживается начало встречи, на семинаре предусмотрен перерыв, в который вам нечего делать, когда вы ждете своей очереди у стоматолога и, конечно, когда путешествуете поездом или самолетом. Это замечательные возможности поработать над материалами из этой категории. Люди, не систематизирующие материалы для чтения, теряют много времени, так как в нашей жизни полно небольших «окон», которые можно использовать с толком.

Учитывая, что сегодня мы получаем огромный поток цифровой информации, которая не всегда важна для нашей профессиональной или личной жизни, но просто развлекает нас или интересна нам, имеет смысл создать отдельную организационную категорию для таких вещей. Это может быть папка «К просмотру» в вашей электронной почте или отдельный список, где хранятся ссылки на заинтересовавшие вас видео, блоги или статьи.

Систематизация листа ожидания

Так же как и напоминания о действиях, которые нужно выполнить, необходимо упорядочить напоминания о том, что должно быть сделано другими. При этом не обязательно отслеживать каждое конкретное действие: здесь речь идет о конечных результатах или проектах в зоне ответственности других людей (например, билеты в театр, которые вы заказали; сканер, который должны доставить в офис; одобрение предложения вашего клиента и т. д.). Когда следующее действие должен выполнить другой человек, вам не нужно напоминание о действии – просто условный знак, чего конкретно вы ожидаете и от кого. Ваша роль сводится к тому, чтобы регулярно просматривать этот список и оценивать, не требуется ли ваше вмешательство, например уточнить, как продвигается проект, и стимулировать процесс в случае необходимости.

Управляйте обязательствами других людей, прежде чем их уклонение от работы вызовет проблемы.

Многим людям, особенно на руководящих позициях, поддержание в актуальном состоянии списка еще не выполненных другими обязательств, а также периодическая ревизия этого списка дают чувство облегчения и возможность сконцентрироваться для движения вперед.

Возможно, для вас наиболее удобным вариантом будет держать лист ожидания под рукой в той же системе, что и списки с напоминаниями о следующих действиях. Пока проект не завершен, ответственность за каждый следующий шаг может неоднократно переходить от вас к другим людям и обратно. Например, вам нужно позвонить поставщикам и запросить у них коммерческое предложение (и зафиксировать это в листе ожидания). Когда предложение получено, вам нужно его прочитать (на время оно может попасть в лоток «Прочитать/просмотреть» или в список «За компьютером»). Если предложение вас устроило, вы отсылаете его боссу на одобрение (и снова фиксируете это в списке ожидаемого). И так далее[30].

Очень полезно иметь лист ожидания под рукой, когда вы беседуете с тем, кто отвечает за какие-то пункты этого списка. Лучше заранее поинтересоваться: «Кстати, как там дела с предложением от Гонзалеса?», чем ждать, пока ситуация выйдет из-под контроля.

Для этой категории особенно важно датировать все пункты, а также по возможности указывать согласованную дату дедлайна. Слова будут звучать гораздо весомее, если вы можете сказать: «Но я сделал заказ 12 марта» или «Вы изучаете предложение уже три недели». По моему опыту, одна лишь эта маленькая тактическая деталь дорогого стоит.

Вы обретете настоящую уверенность, когда будете знать, что в вашем листе ожидания зафиксировано абсолютно все, что вас волнует, из того, что должны сделать другие.

Использование предмета как напоминание о действии

Наиболее эффективный способ отслеживать свои напоминания о действиях – добавлять их к спискам или папкам по мере возникновения. После того как вы таким образом обработаете изначальную информацию, она вам больше не понадобится. При обсуждении проекта с руководителем вы можете делать для себя пометки, которые выбросите после завершения проекта. Некоторые люди пытаются хранить текстовые и голосовые сообщения, чтобы не забыть, что им нужно сделать, но это не самый эффективный способ управления напоминаниями, которые содержат эти сообщения.

Тем не менее в этом правиле есть исключения. Информация определенного типа гораздо лучше сама напомнит о требуемых действиях, чем если вы будете писать что-то о ней в список. К этой категории относятся некоторые бумажные материалы и электронные письма.

Храните электронные письма и документы, требующие действий, отдельно от всех остальных.

Управление рабочим процессом на основе бумажных документов

Некоторые предметы сами по себе являются лучшими напоминаниями о работе, которую нужно выполнить. Хороший тому пример – статьи, журналы, документы из категории «Прочитать/просмотреть». Очевидно, что писать в списке действий: «Прочитать статью в Vogue» – это уже перебор, когда можно просто положить журнал в соответствующий лоток, что само по себе послужит напоминанием.