Эффективные будни. «Низкий старт» к высоким достижениям - С. Кудешова

Правильно поставленная задача обладает тремя магическими свойствами:

1. она выполняется

2. она выполняется быстрее

3. она выполняется быстрее и качественнее.

ДИАЛОГИ В ЦИТАТАХ

«Хорошее начало не мелочь, хотя и начинается с мелочи».

Сократ, древнегреческий философ, V век до н.э. [1, с. 49]

«Всегда вперед, после каждого совершенного шага готовиться к следующему, все помыслы отдавать тому, что еще предстоит сделать».

Николай Николаевич Бурденко, русский хирург, XX век [1, с. 429]

Постановка задачи состоит из 5 частей.

Первое – предыстория. Опишите проблему, в связи с которой возникла задача. Предыстория необходима, так как она помогает человеку погрузиться в проблему, почувствовать себя ее участником, начать сопереживать.

Пример:

Вы спешите в аэропорт и застряли в пробке в такси. Объясните водителю: «Представляете, мы всю жизнь мечтали всей семьей съездить на Байкал. А тут выдался отличный момент – на работе дали отпуск! Вот теперь спешим в аэропорт.»

Второе – цель. Сформулируйте конкретную выполнимую цель и объясните, что будет далее с результатами по задаче.

Пример:

Придумайте, пожалуйста, как объехать пробку. Нам надо успеть на рейс, иначе отпуск пропадет.

Третье – мотивация. Поясните, какую выгоду получит человек от качественной реализации задачи.

Пример:

Если успеем, я оплачу больше / напишу благодарность Вашему руководству и т. д.

Четвертое – суть. Расскажите конкретно, что Вы хотите получить в результате. Если у Вас есть варианты решения, укажите их и назовите «минусы» этого решения, которые человек должен преодолеть своим решением.

Пример:

Я знаю этот район. По дворам есть короткий путь. Но иногда его перегораживают городские службы. Надо будет объехать, если что.

Пятое – сроки. Назовите четкий срок выполнения задачи.

Пример:

Самолет через час. У нас ровно полчаса.

Достижение Ваших целей зависит от правильной формулировки задач и объяснения их другим людям.

#6. Фиксировать задачи письменно

Каждый из нас пишет письма. Составить претензию, петицию, техническое задание или прошение. Написать другу в другую страну, попросить о чем-то своих подписчиков в социальной сети и даже просто написать SMS мужу с просьбой купить вечером хлеба. Все эти действия в той или иной степени используют письменную форму для фиксации Ваших пожеланий, просьб и задач.

Поговорим о том, как правильно это делать.

Сравните 2 варианта:

Вариант 1:

Добрый день! Вашу компанию рекомендовали мне для организации ремонта на даче. Пришлите, пожалуйста, прайс-лист на этой неделе, чтобы я мог сравнить его с другими компаниями. Дом, который надо отремонтировать за 2 месяца, так как потом туда въезжает моя семья. Фронт работ существенный: 2 жилых этажа, крыша и благоустройство территории.

С уважением, ….

Вариант 2

Добрый день!

Мне рекомендовали Вашу компанию для ремонта дачного дома.

Прошу прислать Ваш прайс-лист в течение недели. Для информации:

Ориентировочный объем работ: ремонт «под ключ» 2-этажного дома и благоустройство прилегающей территории 10 соток.

Срок на проведение работ: 2 месяца.

С уважением, ….

Вариант 2 – более конкретный, визуально понятный и имеет больше шансов на выполнение. Прежде, чем мы разберем подробно секреты успешного письма, отметим общие правила его написания.

Во-первых, представьте себя на месте адресата. Приятно ли Вам было бы получить свое послание? Понятны ли Вам цели и задачи? Хочется ли Вам выполнить изложенную просьбу? Ответ на эти вопросы поможет качественно улучшить текст.

Во-вторых, обратите внимание на историю, которую Вы рассказываете в своем письме. Какое впечатление производит текст? Вы просите, требуете, высказываете пожелание или передаете другую эмоцию? От того, какое «послевкусие» остается после прочтения письма, зависит, будет выполнена задача или нет.

ДИАЛОГИ В ЦИТАТАХ

«Первое правило бизнеса – поступай с другими так, как он хотел бы поступить с собой».

Чарльз Диккенс, английский писатель, XIX век [1, с. 457]

«Чтобы управлять людьми нужна голова: для игры в шахматы мало одного добросердечия».

Себастьен-Рош Николя де Шамфор, французский писатель, XVIIIвек [3, с. 696]

В чем секрет успешной постановки задачи в письменной форме?

Первое – структура. Она явно читается в любом успешном письме. Мысли должны быть изложены четко и логично следовать одна из другой. В приведенном примере потенциальный клиент пишет в фирму, предоставляющую услуги по ремонту. Адресат заинтересован ответить быстрее, чтобы договориться об условиях и заключить контакт. В дополнение к этому автор вводит «конфетку» – указывает объем работ и говорит, что срок ограничен. Фирма получает возможность сделать наценку за срочность, а Вы – уложиться в сроки и требовать необходимое качество работ.

Второе – визуализация. Быстрый темп современной жизни требует максимально четкой подачи информации – не только по смыслу, но и по внешнему виду. Письменная задача должна быть «вкусной» не только по сути, но и визуально:

• иметь разделы,

• быть краткой и конкретной.

Такая визуализация дисциплинирует, притягивает внимание и стимулирует выполнять задачу так же четко.

Третье – деловой стиль. Письменная задача, как и любое деловое письмо, должно иметь деловое обращение, подпись и уважительный стиль. Такой подход повышает Ваш статус в глазах исполнителя и увеличивает шансы на качественное исполнение Вашей просьбы.

Формулируйте и пишите четко, кратко, содержательно. И тогда Ваши цели будут достигнуты быстрее.

#7. Сохранять команду на стыке проектов

На практике мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда одна команда последовательно реализует несколько задач. Например, бригада ремонтников после дачного дома приступает к обновлению городской квартиры, после отпуска в Италии Вы планируете тем же составом поехать в Грецию или следующий детский праздник Вы хотите организовать с теми же артистами, которые развлекали Вас месяц назад.

Собрать команду, настроить людей на достижение цели и получить результат – непростая работа. Именно поэтому не стоит начинать каждый раз «с нуля». Всегда есть выбор: выполнить задачу и «разбежаться» или использовать накопленный потенциал для достижения новых целей.

Цепочка целей – это группа новых ориентиров, которая появляется «на горизонте» по мере приближения к финалу проекта.

Суть метода в том, чтобы задолго до завершения проекта поставить перед командой новую амбициозную цель. Психологически человек, достигнув какого-то результата, оказывается в ситуации вакуума: «я привык работать в этой команде, а что делать дальше?». Задача лидера, имеющего цель, – не допустить даже намека на эти мысли в своей команде.

Как сформулировать новую цель? Ответьте всего на 3 вопроса:

• Что уже достигли? Определите, что получит Ваша команда, когда завершит данный проект: инновационный продукт, повышение эффективности, новые контакты и т. д.

• Что в будущем? Для этого представьте, что прошло 3—5 лет. Во что мог бы вырасти Ваш проект? Варианты ответа: новое направление бизнеса, выход в другой круг общения, повышение социального статуса.

• Какой следующий шаг? Теперь вернитесь в сегодняшний день. Что нужно сделать сейчас, чтобы приблизиться к целевому состоянию через 3—5 лет?

Рисунок 2. Цепочка целей

В результате у Вас должна получиться цепочка целей, где каждое звено «цепляется» за предыдущее (рисунок 2). Новая цель:

Конец ознакомительного фрагмента.