Microsoft Access 2007 - Александр Днепров

• С помощью команд группы Сетка можно создавать границы элементов управления, задавая тип линий границы, их цвет и ширину.

• Группа Элементы управления состоит из команд, предназначенных для добавления в отчет разделов и различных элементов управления.

• Группа Сервис состоит из команд, предназначенных для вставки в отчет полей на основе уже существующего поля, открытия в новом окне подчиненного отчета, вызова страницы свойств с возможностью просмотра или изменения этих свойств для выбранного объекта. Также в данной группе содержатся команды для просмотра кода с помощью редактора Microsoft Visual Basic и просмотра первых 10 записей отчета в режиме предварительного просмотра.

Форматирование элементов отчета

Форматирование шрифта элементов управления, добавленных в отчет, осуществляется с помощью кнопок, расположенных на вкладке Конструктор в группе Шрифт .

Группа Шрифт состоит из ряда команд, предназначенных для выбора шрифта, его размера и стиля, начертания, изменения цвета текста, цвета фона или заливки, для определения варианта выравнивания текста в элементе управления: по левому краю, по центру либо по правому краю. Кроме этого, содержатся кнопки для применения условного форматирования или формата по образцу.

Условное форматирование используется для применения к тексту или элементам управления условных форматов, другими словами, данная команда предоставляет возможность выделять какие-либо элементы управления в зависимости от заданных условий. Условием для применения форматирования может быть как значение самого элемента управления, так и значение какого-либо выражения, содержащегося в данном элементе.

Суть условного форматирования на основе значения элемента заключается в том, что выбранный формат применяется только в том случае, если заданному условию удовлетворяет значение, указанное в базовых данных.

Применить условное форматирование можно следующим образом.

1. Щелчком кнопки мыши выделите нужный элемент управления.

2. В группе Шрифт выберите команду Условное форматирование , после чего откроется окно Условное форматирование .

В данном окне можно создавать множество разнообразных форматов, задавая условия для элемента управления, изменяя цвет текста или фона, шрифт, способ начертания и другие параметры.

Чтобы задать условие по значению в окне условного форматирования, необходимо выполнить следующие действия.

1. В раскрывающихся списках области Условие 1 нужно выбрать пункт Значение поля и установить вариант сравнения. Далее следует указать значение для сравнения и параметры формата, используемые в случае выполнения условия. Например, установите во втором раскрывающемся списке значение больше , в текстовом поле введите 1000 и установите красный цвет шрифта, чтобы ваше окно выглядело, как на рис. 7.20.

Рис. 7.20. Окно для задания условного форматирования

2. Для задания нескольких условий необходимо выбрать команду Добавить , а затем в появившейся области Условие 2 установить дополнительные условия и параметры форматирования.

3. Для изменения форматирования при использовании в условии какого-либо выражения в окне условного форматирования необходимо выбрать пункт Выражение .

4. В расположенном справа поле необходимо указать нужное выражение, после чего потребуется указать параметры форматирования для заданного условия. При записи выражения в данном поле знак равенства не используется.

Каждому элементу управления может соответствовать до трех условий. Чтобы удалить какое-либо из заданных условий, в окне условного форматирования необходимо нажать кнопку Удалить , а затем отметить флажками условия, предназначенные для удаления.

5. Для запуска процесса условного форматирования нажмите кнопку OК .

Панель элементов

Добавление и удаление элементов управления из отчета выполняется с помощью кнопок группы Элементы управления , расположенной на вкладке Конструктор . На рис. 7.21 представлено изображения вкладки Конструктор с доступными для добавления в отчет элементами управления.

Рис. 7.21. Элементы управления, доступные для добавления в отчет

В Access 2007 для добавления в отчет доступно большое количество разнообразных элементов управления, рассмотрим назначение некоторых из них.

• Эмблема – предназначена для добавления в отчет рисунка, используемого в качестве эмблемы.

• Заголовок , Номер страницы , Дата и время – используются для создания и изменения заголовка отчета, вставки в отчет номеров страниц, даты и времени, а также задания нужного формата для их отображения в отчете.

• Поле – можно вставлять в отчет поля и добавлять к ним подписи, используя кнопку Подпись . Создать поле со списком можно нажатием кнопки Поле со списком .

• Подчиненная форма/отчет – используется для создания подчиненного отчета.

• Рисунок – предназначена для добавления в отчет изображений.

• Вставить диаграмму – используется в том случае, если в отчет необходимо добавить данные в форме диаграммы.

Далее более подробно будет рассмотрен процесс добавления в отчет данных в виде диаграммы.

Для добавления диаграммы нужно сделать следующее.

1. Нажмите кнопку Вставить диаграмму , после чего появится окно мастера создания диаграмм (рис. 7.22).

Рис. 7.22. Окно для создания диаграммы

2. Укажите в качестве источника таблицу Товары и нажмите кнопку Далее .

На экране отобразится окно мастера для выбора полей данных, показанное на рис. 7.23.

Рис. 7.23. Выбор полей для диаграммы

3. Добавьте в диаграмму поля Наименование и Цена , дважды щелкнув на них кнопкой мыши. Перейдите к следующему шагу, нажав кнопку Далее . Откроется окно мастера для выбора типа диаграммы (рис. 7.24).

Рис. 7.24. Окно для выбора типа диаграммы

4. Укажите тип используемой диаграммы, в данном случае можно оставить выбор по умолчанию. Нажмите кнопку Готово , чтобы построить диаграмму. В результате получится диаграмма, подобная изображенной на рис. 7.25.

Рис. 7.25. Пример диаграммы

Задавать тип диаграммы и другие ее параметры можно, используя контекстное меню диаграммы. Также в процессе изменения отчета в него можно добавлять гиперссылки, создавать вложения, вставлять и удалять разрывы страниц. Кроме того, каждому элементу управления можно задать определенное оформление: обычное, приподнятое, утопленное, вдавленное, оформление с тенью и рельефное оформление; можно изменять толщину линий, их тип и цвет.

Изменение свойств отчета и его элементов

Основными элементами отчета являются сам отчет, разделы, из которых он состоит, а также элементы управления, с помощью которых можно производить над данными отчета различные действия. Каждый элемент обладает определенными свойствами, задавая которые, можно определить внешний вид элементов отчета и отображаемых данных. Внести все нужные изменения в свойствах можно в окне свойств нужного элемента. Для вызова окна свойств элементов можно воспользоваться одним из нескольких способов, приведенных ниже.

• Щелчком кнопки мыши на элементе выделите его, после чего нажмите на клавиатуре клавишу F4 .

• Выделите нужный элемент и вызовите окно свойств сочетанием клавиш Alt+Enter .

• Выделите требуемый элемент, а затем на вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Страница свойств .

• Щелчком правой кнопки мыши на выделенном элементе вызовите контекстное меню и выберите в нем команду Свойства .

Чтобы вызвать окно свойств для отчета, необходимо выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть кнопкой мыши на квадратике, расположенном в левом верхнем углу рабочей области отчета.

2. Затем выбрать на вкладке Конструктор в группе Сервис команду Страница свойств либо щелчком правой кнопки мыши на этом квадратике вызвать контекстное меню и выбрать в нем команду Свойства . Отобразившееся окно свойств представлено на рис. 7.26.

Рис. 7.26. Окно свойств для элемента отчета

Окно свойств содержит несколько вкладок, таких как Макет , Данные , События , Другие и Все , каждая из которых имеет свое назначение.

• Вкладка Макет содержит свойства, определяющие внешний вид всего отчета или его элементов. Используя эту группу свойств, можно задавать различные параметры отображения рисунков, полос прокрутки, кнопок управления окнами. Кроме этого, здесь можно задавать такие параметры, как отступы от границы элемента, тип границы, параметры отображения полей и сетки страниц, ориентацию и другие параметры.