Управление дебиторской задолженностью - Светлана Брунгильд

Чтобы было понятно, как это можно применить на практике, я буду иллюстрировать все этапы. Возьмем исходную информацию. Новый клиент не оплатил поставку. Во время разговора с ним выяснилось, что он, якобы, договорился и отдал деньги наличными менеджеру Васе. Менеджер обещал принести чек, но так и не появился до сих пор. Быстро решить вопрос не удалось. Вася лежит в больнице, ему сделали операцию. На вопрос: «Вася, где деньги?» менеджер удивленно пожимает плечами.

Итак, этап первый. Необходим, оказывается, приказ директора о создании комиссии для расследования какого-то конкретного случая. В нем должны быть указаны права членов комиссии на такие действия, как устный и письменный опрос сотрудников, работа с документацией. В приказе должны быть указаны цели расследования:

• Определить виновного.

• Выяснить причины произошедшего.

• Сформулировать предложения по исключению подобных случаев в дальнейшем.

Этап второй. Комиссия должна разработать порядок проведения служебного расследования:

1. Разобраться в сути случившегося.

2. Собрать информацию.

Процесс сбора информации можно облегчить посредством ответов на конкретные вопросы:

• кому это может быть выгодно?

• кто может прояснить ситуацию?

• в чем состоит мошенничество?

• в чем проявились последствия?

• когда совершено мошенничество?

• где совершено мошенничество?

• способ совершения мошенничества;

• что способствовало совершению?

• посредством чего было совершено мошенничество?

• мотив мошенника.

3. Проанализировать собранную информацию.

4. Вынести мотивированное заключение.

5. На основании собранных фактов определить виновника, причины случившегося и меры по исключению в дальнейшем подобных фактов.

Теперь все то же самое, только с примером.

1. Разбираемся в случившемся. Нам надо понять, что произошло. У фирмы кто-то украл деньги или произошла ошибка.

Теперь следует определить последствия. Если украл Вася, то деньги можно заставить вернуть, доказав ему, что это так. Если украл клиент, придется заставить клиента вернуть или отказаться от работы с таким ненадежным покупателем. Если произошла ошибка – выяснить, в чем она заключалась, и уладить вопрос.

Что могло быть причиной произошедшего? Мошенничество или ошибка. Какая информация может понадобиться, чтобы выяснить все детали произошедшего? Собрать всю документацию по клиенту и отгрузке (бухгалтерия). Кто еще кроме Васи мог забрать деньги (отдел продаж, Вася, клиент)? Какого рода ошибка могла привести к таким последствиям (отдел продаж, Вася, клиент)?

2. Собираем информацию. Сначала нас интересуют факты, которые необходимо задокументировать.

Свидетельские показания. Я излагаю на бумаге все, что мне известно на данный момент.

Объяснения с участников. Клиент присылает письмо, в котором рассказывается, за что, почему, когда и кому были отданы наличные. Вася пишет служебную записку, в которой указывает, что он действительно договаривался с клиентом о таком способе оплаты, но попал в больницу и денег не забирал. Кассир пишет, что деньги не получал.

Агентурная информация. Я пишу письмо, в котором указываю, что никто ничего дополнительно сообщить не смог.

3. Анализ полученных результатов.

Ищем зацепки. Находим, что клиент в своем письме не указал, на основании какого документа он передал деньги Васе. Есть только указание, что «бухгалтер передала требуемую сумму». Вася попал в больницу только на следующий день после описываемых событий.

Причины нестыковок. Я we потребовала от клиента большей конкретности. Вася мог забыть, когда точно он забрал деньги.

Ликвидируем нестыковки. Клиент присылает письменное объяснение бухгалтера и ксерокопию ее тетрадки, в которой написано: «Отдано Васе много денег» и рядом стоит какая-то странная подпись. Вася отписал, что не приходил к клиенту и о том, что не придет, клиенту не сообщал. О его уговоре мог знать менеджер Петя, который был в курсе.

Работа с новыми данными. Выясняем, что менеджер Петя был в командировке и деньги забрать не мог. Клиента уведомляем, что деньги так не отдают, что есть доверенности и прочие полезные документы. Что в случае, если не будет доказана вина Васи, клиент будет должен оплатить. После этого звонит бухгалтер клиента и рассказывает, что приходила девушка, которая назвалась женой Васи, объяснила, что ее муж в больнице, и попросила передать деньги ей, чтобы Васю не штрафовали за просроченную дебиторку. Так что деньги у нее. И письмо с объяснениями от бухгалтера.

4. Заключение комиссии. Виноват Вася.

Стали Васю ругать, требовать вернуть деньги. Но он оказался очень умным и ответил, что не согласен и письменного согласия выплатить предъявленную сумму не даст, что в соответствии с КЗОТом должен отдать только свой оклад. А поскольку он не заключал договор о полной материальной ответственности, то деньги с него можно получить только в судебном порядке, что практически невозможно.

Предположим, что трудовой договор он вообще не заключал. Или подписал все бумаги, но отдел кадров не спешит зачислять в штат нового сотрудника. Или находился Вася на испытательном сроке, или что официальная зарплата у него – 2500 рублей… А большая сумма возмещения убытков предприятию возможна:

• при личном согласии сотрудника;

• по решению суда;

• при наличии договора о полной материальной ответственности.

Оставим пока в покое пример, поговорим серьезно. Вопрос о том, каким образом заставить сотрудника, уличенного в мошенничестве, выплатить материальный ущерб, очень важен. Консультация с юристом и «бывалыми» дала следующие результаты.

Способы влияния на мошенника

1. Обращение в суд или официальное расследование.

На основании результатов инвентаризации и финансовой проверки, а также договора с работником возбудить против мошенника уголовное дело или передать документы в судебные органы.

Это не требует обычно больших дополнительных расходов, остальным сотрудникам на примере будет показано, что бывает с «плохими ребятами», а мошенник, как правило, старается уладить дело мирно и возвращает деньги. Но при этом вся процедура затянется надолго, к тому же, у фирмы должны быть безупречны все остальные документы, что часто не так.

2. Обращение к «специализированной организации» или «бандитам».

Конечно, никого не убьют и не зарежут, попугают и отпустят. Только деньги при этом вернутся не полностью, и вероятность того, что мошенник сам на фирму в милицию заявит, – очень высокая. Шутки шутками, но пока в нашей стране выбор метода зависит от суммы денег, которую украли, и от суммы, которую ты готов заплатить дополнительно, чтобы вернуть хотя бы часть украденного.

3. Собственными средствами. Советы «бывалых».

Можно попробовать оказать психическое или физическое давление на мошенника. С точки зрения человеческой тут все правильно. Если у вас украли на базаре кошелек, вы имеете моральное право поймать вора и дать ему по шее. Вряд ли он в милицию пойдет на вас жаловаться. В случае с мошенником-работником все несколько сложнее обстоит. Во-первых, есть вероятность того, что он категорически откажется вернуть деньги, зная свои сильные стороны. А во-вторых, как в случае с Васей, так и вовсе не он деньги взял. Он даже не знал, что его жена задумала. Почему за ее действия несет ответственность кто-то другой?

Можно испытать способ осады: собрать все адреса, телефоны, круг знакомых и «долбить» до тех пор, пока не вернутся все деньги. Но опять же, в случае обращения в милицию у вас будет не меньше проблем.

Специалисты утверждают, что для мошенничества и воровства всегда есть предпосылки:

• склонность личности к мошенничеству как способу быстрого обогащения;

• принуждение со стороны;

• бесконтрольность;

• финансовая необходимость;

• низкая зарплата и воровство как компенсация;

• неадекватная заработная плата;

• неоправданное планирование финансовых показателей;

• стремление сотрудников к шикарному образу жизни;

• явное неравноправие внутри организации;

• неоправданные затраты;

• автократический стиль руководства;

• низкий уровень лояльности фирме;

• жизнь только сегодняшним днем, выполнение лишь краткосрочных задач;

• «авральный» стиль работы;