Идеальный персонал – профессиональная подготовка, переподготовка, повышение квалификации персонала - Андрей Батяев

Об эффективности работы кадрового отдела организации можно делать выводы исходя из организации самого процесса работы с документами. Поэтому в первую очередь необходимо как-то классифицировать всю документацию, которую ведет кадровая служба организации и которая используется в работе службы персонала. Выясним, какие документы обязательны, а какие оформляются по инициативе кадровика.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри каждой компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота. Сотрудники отдела кадров должны не только заниматься работой по управлению персоналом фирмы, оценивать его работу и планировать потребности фирмы в кадрах, но на них возлагается обязанность и по ведению всех документов, составляющих личное дело сотрудника. Мы уже говорили о том, что ТК РФ устанавливаются правовые основы по ведению (содержанию) персональных данных сотрудников.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

1) локальные нормативные акты;

2) распорядительные документы;

3) документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

4) информационно-расчетные документы;

5) официальная внутренняя переписка;

6) журналы (книги) учета и регистрации документов.

Каждая из указанных групп документов имеет свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Рассмотрим более детально и дадим общую характеристику каждой из названных групп документов кадрового отдела организации.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливаются режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Локальные нормативные акты – один из источников трудового права, их правовое регулирование в основном закреплено ст. 8 ТК РФ в новой редакции. Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа). Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Наиболее часто в локальных нормативных актах встречаются такие нарушения, как установление ответственности для сотрудников в виде штрафов. Некоторые особо изобретательные работодатели «придумывают», что, например, опаздывающих сотрудников можно лишать нескольких дней отпуска. Обратившись в суд или в инспекцию по охране труда, работники могут не только отменить незаконный акт своего работодателя, но и привлечь его к административной ответственностью, потребовать компенсации реального и морального вреда.

Статья 372 ТК РФ подробно указывает на порядок (процедуру) учета мнения первичного органа профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов. Федеральным законом от 30 июня 2006 г. в данную статью были внесены изменения. Работодатель в таком случае перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. В случае, если мотивированное мнение органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). Коллективный договор (соглашение), заключенный и действующий в данной организации, может касаться вопросов деятельности всех сотрудников фирмы или конкретных ее отделов. В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.