Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможности.

ЗАКОН ПАРКИНСОНА

Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко работаем с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло и увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность вашей работы. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу и уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все три сочинения будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на все три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % работы – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму [17], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.

Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный контрольные списки обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.

ЗАКОН ХОФШТАДТЕРА

Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капуччино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.

Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!

БОЛЬШИЕ КАМНИ

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?» Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать песок в банку. А когда банка заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.

Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем? Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.

Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредоточивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней. Не тратьте целый день на переливание воды из пустого в порожнее.

ОТГРУЗКА

«Настоящие творцы отгружают».

В книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘shipping’) – о том, что наши идеи не имеют никакой ценности, если они не используются. Завершение чего-либо должно завершаться практическим результатом – «отгрузкой» плодов нашего труда клиенту. Мы можем отгружать и идеи. В последние годы реальная отгрузка из эксклюзивной деятельности, которой занимались только крупные компании, превратилась в нечто такое, чем каждый день занимается множество людей: eBay, Etsy, Amazon и другие сайты открыли перед нами целый мир. В наше время каждый может стать бизнесменом, все умеют упаковывать товары, писать благодарственные письма и посредством почты отправлять покупателю. Сегодня можно создавать веб-сайты, писать электронные книги, разрабатывать дизайн футболок, писать и записывать музыку, снимать телевизионные шоу и организовывать мероприятия – барьеры для входа в этот мир удивительно низки. Нашим предкам было не так легко. Любое такое занятие требовало одобрения промежуточного звена: издателя, производителя, руководства звукозаписывающей компании, менеджеров и т. п. Нынче – все в наших руках. Мы можем обойтись без посредников.

Так что выбор за вами: вы можете сидеть, ожидая одобрения, а можете действовать и отгружать. Вы можете пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (но никому не нужное), а можете просто «отгружать» плоды своих трудов. Эту фантастическую установку можно обобщить. Нужно сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели. Нам нужно дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом работы более уверенно.

На финальном этапе нам порой не хочется завершать работу – мы начинаем беспокоиться, как ее оценят другие люди и не выставим ли мы себя в невыгодном свете. Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Мы терзаемся сомнениями, и так соблазнительно без чьей-либо помощи выбрать легкий путь и либо бросить весь проект, либо продолжить затягивание работы. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», т. е. насколько плодотворны результаты вашей работы.

Тактика действий

«Поступки заменяют красноречье».

МОНОЗАДАЧНОСТЬ

В тактиках прежнего тайм-менеджмента вряд ли можно найти что-нибудь хуже, чем пресловутая идея многозадачности. Долгое время считалось, что квалифицированный работник просто обязан заниматься множеством дел параллельно. Хорошо, если ты сделал дело, но ты считаешься успешным, если используешь режим многозадачности и одновременно делаешь два дела, а то и три. Ошибка, ошибка, ошибка!

Давайте разберемся, что имеют в виду, когда говорят о многозадачности. Многозадачность – это выполнение двух и более действий одновременно. Ваш мозг сосредоточивается на одном деле, добивается какого-то прогресса, переключается на второе, реагирует на третье, возвращается и, утратив драгоценную сосредоточенность, добивается минимального прогресса в первом деле, снова переключается на что-то новое и так далее и тому подобное. Пытаясь использовать свое внимание таким образом – или, точнее, позволяя распылять свое внимание подобным образом! – мы тратим массу сил и внимания на повторный психологический настрой («Чем я снова занимаюсь?»). Нам приходится постоянно отвлекаться, и нам трудно завершить начатое. Если кто-то называет себя мастером многозадачности, то это лишь означает, что человек не способен целиком и полностью сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент!