Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - Владислав Гагарский

Рис. III.7

В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, которая дает четкое представление о том, какие данные используются и какие функции выполняются системой документооборота. При этом часто выясняется, что существующие потоки информации, важные для деятельности компании, реализованы ненадежно и нуждаются в реорганизации.

Основы кроссфункциональной нотации

Схема бизнес-процесса (далее – схема БП) предназначена для:

• возможности проверки регламентируемого бизнес-процесса до написания текста рабочего регламента;

• наглядного представления последовательности процедур в разработанном рабочем регламенте.

Схема БП является графическим представлением (сверху вниз) последовательно выполняемых процедур. В случае, когда операции в рамках одной процедуры выполняют различные лица, допускается изображение операции либо совокупности операций.

Лист схемы (рабочее поле схемы) должен быть оформлен следующим образом. Рабочее поле разделяется на четыре зоны:

• «Исполнители»;

• «Действия»;

• «Условия»;

• «Результаты».

Рис. III.8. Рабочее поле схемы

Требования к оформлению полей схемы

В зоне «Исполнители» должен быть указан субъект, который выполняет ту или иную процедуру (или субъекты, выполняющие процедуру).

В зоне «Процедура» должны быть указаны процедура и укрупненный перечень действия, которые выполняет субъект (субъекты).

В зоне «Условия» указываются условия процесса. Условия отражают различные разветвления процесса в зависимости от результата действия. При заполнении данной зоны необходимо помнить, что «незначимые» условия не отражаются на схеме. К «незначимым» условиям относятся такие, которые возвращают процесс на шаг назад (к предыдущей процедуре) или к самой же процедуре, но такие условия всегда отражаются в тексте регламента бизнес-процесса, в разделе 3 «Требования к процедурам».

В зоне «Результаты» отражаются все результаты процедуры.

Элементы схемы БП

При изображении регламентируемого БП рекомендуется использовать только элементы, приведенные в табл. III.3.

Состав элементов одной процедуры

Каждая процедура в схеме должна состоять из следующих элементов, размещаемых графически слева направо:

1) исполнитель;

2) процесс;

3) один или несколько результатов выполнения процесса.

В случае, если в ходе выполнения процесса возможны два различных варианта результатов, в процедуру (между процессом и результатом) добавляется элемент «Решение» с положительным и отрицательным вариантами результата.

Все однотипные элементы схемы БП должны быть одинаковой ширины и находиться на одной линии по отношению друг к другу. Описание каждого из элементов должно находиться внутри самого элемента (использование выносного текста не допускается).

Соединение элементов схемы БП

Элементы схемы соединяются между собой с помощью стрелок связи. Допускается изображать стрелки связи в качестве комбинации горизонтальных и вертикальных (но не наклонных!) отрезков (см. примеры ниже). Рекомендуется избегать пересечения стрелок связи.

Стрелки связи соединяют элементы следующим образом (указаны начало и конец стрелки):

1. Правая сторона исполнителя и левая сторона процесса.

2. Правая сторона процесса и левая сторона результата.

3. Правая (либо нижняя) сторона результата и верхняя (либо левая) сторона исполнителя следующей (либо иной) процедуры или бизнес-процесса.

При наличии условий, определяющих различные варианты результата выполнения процесса, п. 2 разбивается на два:

2а) правая сторона процесса и левая вершина решения;

2б) правая вершина решения и левая сторона результата при положительном решении (с написание «да» на стрелке), а также нижняя вершина решения и левая сторона результата при отрицательном решении (с написанием «нет» на стрелке).

На рис. III.9—III.11 приведены примеры графического изображения процедур.

Рис. III.9. Простая процедура

Рис. III.10. Процедура с несколькими результатами

Рис. III.11. Процедура с решением

Каждая из процедур в рамках регламентируемого БП должна быть соединена стрелками связи, при этом результат предыдущей процедуры является входящей информацией для исполнителя последующей. Если для выполнения регламентируемого БП используются результаты выполнения других бизнес-процессов (документы, БД, материальные объекты и пр.), сам бизнес-процесс и его результаты изображаются выше первой процедуры. Результат последней процедуры должен совпадать с конечным результатом.

Пример «Схема работ по разработке РР».

Рис. III.12. Пример схемы работ по разработке РР

Приложение IV. Структура организационно-нормативных документов (к главе 4)

К пакету регламентирующих документов, описывающих деятельность организации, относятся:

• положение о системе управления компании;

• положения о высших должностных лицах компании;

• положения о направлениях деятельности;

• положения о подразделениях;

• рабочие регламенты (регламенты бизнес-процессов);

• должностные инструкции;

• рабочие инструкции (методические рекомендации).

Положение о системе управления

Общие положения

Назначение документа.

Область применения.

Термины и определения.

Ссылки на иные нормативные документы.

Направления деятельности

Перечень направлений деятельности компании.

Принципы организации системы управления

Организационная структура компании.

Принципы организации системы управления, сгруппированные по организационным уровням (зависит от структуры компании).

Распределение полномочий и ответственности

Распределение полномочий и ответственности функциональных и организационных блоков.

Положение о направлении деятельности

Общие положения

Назначение документа.

Область применения.

Термины и сокращения.

Принципы осуществления деятельности

Принципы распределения ответственности.

Роли должностных лиц.

Требования к бизнес-процессам

Перечень бизнес-процессов.

Краткое описание каждого процесса.

Контроль и ответственность

Кто и каким образом контролирует выполнение требований настоящего документа.