Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем - Брайан Трейси

В моем тренинге как-то участвовала одна замечательная женщина. На первом занятии я сказал всем: «Вы сможете удвоить ваши доход и свободное время». Она услышала это, досидела тренинг до конца, но не поверила в такую возможность. Через несколько недель, когда начался второй тренинг, она рассказала, что с ней произошло:

— Я вернулась в свой офис, составила список всех своих рабочих задач и выяснила, что в течение дня я делаю 16 разных дел. Я работала на эту компанию уже восемь лет по 10–12 часов в сутки, шесть-семь дней в неделю и просто не понимала, как можно удвоить свои доход и свободное время. Я посмотрела на этот список и спросила себя — «Какое из моих дел самое ценное?» И обвела это занятие кружком. Какое дело будет вторым по важности? И обвела его. И так же выбрала третье. Из 16 дел у меня получилось три самых важных.

«Брайан говорил, — продолжала она, — пойдите к начальнику и скажите, что хотите делать эти три вещи весь день, и вам нужна его помощь, чтобы передать все остальные обязанности другим работникам. И если в результате такого распределения вам удастся удвоить или утроить свою производительность, попросите его платить вам вдвое больше». И я пошла к начальнику в понедельник в 10 утра со своим списком. Он посмотрел на меня, посмотрел на список и сказал: «Хорошо, согласен. Есть у вас еще вопросы?»

Женщина была в шоке. После этого разговора он передал большую часть ее обязанностей другим сотрудникам, оставив ей только эти три задачи. И она смогла заниматься ими весь день. Через три месяца она удвоила эффективность своей работы, стала получать в два раза больше денег, бывая на работе пять дней в неделю и работая по расписанию. Она уходила в пять вечера — в жизни до этого она не была так счастлива. Это действительно работает!

Помните, что эти три вещи — установим такое ограничение — составляют 90 % всего полезного и ценного, что вы делаете. И ваша задача — делать их лучше и лучше, все больше и больше.

Третий вопрос: «Что могу я, и только я, сделать хорошо, чтобы это было важно для компании?» Задавайте себе этот вопрос каждый час. Что именно вы можете сделать такого, что будет действительно ценно? Все довольно просто: если вы этого не сделаете, этого не сделает никто. Но если вы этим займетесь и сделаете это хорошо, это серьезно повлияет на вашу жизнь. Главный вопрос — что это такое?

И последний, четвертый вопрос звучит так: «Как можно наиболее эффективно использовать мое время?» Чем бы вы ни занимались каждую минуту, каждый час, не переставайте спрашивать себя: как я могу наиболее эффективно использовать свое время прямо сейчас? Как эффективнее всего я могу потратить ближайший час? И каким бы ни был ответ, занимайтесь этим делом и только им, и до тех пор, пока оно не будет сделано.

Седьмое правило управления временем и удвоения производительности: это полная концентрация на одном деле. Я много лет учился успеху и нашел много полезных правил. Но абсолютно необходимо только одно — это соблюдать принцип полной концентрации внимания. Если вы можете все внимание и силы уделить одной задаче, четко понимаете, что это за задача, и думаете только о ней, пока она не будет завершена, — вы сможете завоевать мир. Вы сможете добиться любой цели, преодолеть любое препятствие, стать богатым, успешным, счастливым и прожить долгую жизнь, и тому есть множество причин. Главное, что вам нужно сделать сегодня, — принять решение о том, что вы, не отрываясь от основных дел, выработаете в себе привычку полностью концентрироваться на одной, самой важной задаче, и заниматься только ею, пока она не будет до конца завершена.

Итак, если вы зададите себе вопросы:

— какая из моих задач самая важная и срочная на сегодня;

— за что мне платят зарплату;

— какие из моих задач — самые ценные;

— что могу сделать я, и только я, такого, что, сделанное хорошо, действительно повлияет на мою жизнь;

— как можно наиболее эффективно использовать мое время прямо сейчас —

то вы поймете, что все упражнения и идеи тайм-менеджмента ведут к одному и тому же: вы должны точно определить самую важную и ценную задачу на текущий момент и затем приложить все усилия, максимально работать над собой, воспитывая характер, до тех пор, пока не выполните эту задачу как можно лучше.

Известно следующее: если вы занимаетесь только одной задачей, то экономите 80 % времени, необходимого на ее выполнение. Почему так происходит? Ведущие специалисты тайм-менеджмента обнаружили, что если вы начинаете выполнять задачу, потом оставляете ее и возвращаетесь через какое-то время, вам необходимо просмотреть сделанное, понять, что еще осталось, освежить память, снова организовать себя, и опять начинать решать эту задачу. Если отложить задачу еще раз, все эти этапы придется повторить заново. Если же не отрываться от дела, начать его и делать до победного конца, то можно обнаружить удивительное явление: на его выполнение потребуется в пять раз, на 80 % меньше времени, чем если постоянно отрываться и возвращаться к нему. Итак, это первая причина, почему вы должны полностью концентрироваться: концентрация позволяет кардинально уменьшить время, необходимое для выполнения любой задачи.

У меня есть давняя хорошая знакомая. Я ее очень уважаю, она написала больше сорока книг. И она рассказала мне, что каждую книгу пишет от четырех до семи дней. Перед этим она занимается исследованиями, собирает информацию неделями и месяцами, до тех пор, пока все не будет готово. Потом она садится на диету, выбирает правильный режим сна, выполняет специальные упражнения, и полностью переводит себя в рабочий режим. А затем садится за письменный стол и выдает «на гора» 300-страничную книгу за пять — семь дней.

Я подумал, что это просто удивительно. Это действительно разумный и очень эффективный способ. Я начал делать это сам и добился поразительных результатов! Сначала идет этап подготовки, на него могут уйти месяцы и годы. Но как только я сажусь писать, я могу делать это три дня подряд час за часом и могу написать за один раз книгу в 200–300 страниц. Конечно, к ней можно добавить дополнения, отточить стиль и т. д., но тем не менее подход удивительно эффективен. Сейчас я публикую четыре-пять книг в год. Некоторые за всю свою жизнь не могут опубликовать книгу, а у меня выходит четыре-пять в год, и, как вы знаете, это действительно хорошие книги. Подробные, не похожие одна на другую, и все это благодаря принципу полной концентрации.

Работа в режиме концентрации может служить источником энергии и энтузиазма. Чем больше вы сосредоточиваетесь на важной задаче, тем больше энергии вы излучаете. Вы чувствуете себя счастливее, ощущаете, что дело идет, процесс двигается, подходит к концу, и, наконец вы завершаете его. Такой подход придает вам ускорение, позволяет чувствовать себя счастливым и мотивирует на следующую задачу. Это проявляется даже физически — ваш мозг выбрасывает в организм массу гормонов. Можно сказать, что вы получаете пушечное ускорение, концентрируясь на самой важной задаче и занимаясь только ею до тех пор, пока она не будет выполнена. Кстати, если вы заставляете себя работать допоздна, до ночи, иногда до утра, мало спите и полностью выжаты к моменту завершения работы, вы будете чувствовать себя прекрасно.

Итак, самое важное, что вы можете делать в своей жизни, — это четко определять свои цели и находить среди них приоритеты, устанавливать важность задач, выбирать самые важные и делать их и только их до победного конца. И это будет подстегивать вас и позволит браться за новую задачу с удвоенной силой, придаст сил, усилит иммунитет, сделает нечувствительным к простудам, гриппам и многому другому. Вы автоматически станете меньше спать, но будете просыпаться полными сил.

Преодоление проблем

А теперь поговорим о сложностях тайм-менеджмента, с которыми вы уже знакомы. Это затягивание работы, откладывание дел на более поздний срок. Я разработал 10 шагов, которые помогут вам избежать такого затягивания.

Первый шаг — четко выбирать цели и составлять письменные планы действий. Первая причина затягивания заключается в том, что цели людей «витают в воздухе», а не записаны на бумаге. Поэтому записывайте цели, составляйте планы, списки возможных действий и делайте первый шаг.

Второй шаг — разбивайте планы на мелкие доступные кусочки. Другими словами, делайте их маленькими, как кирпичики в стене, и собирайте стену по кусочкам. Делайте один шажок за другим. Не бойтесь делать много вещей одну за другой.

Третий шаг — беритесь за какое-то одно дело. Так вы сможете начать двигаться к своей цели немедленно. Даже если это какая-то мелочь, просто выберите ее и начните действовать. Это совершенно удивительно — стоит вам начать, и у вас появится внутренняя мотивация для продолжения работы. В первую очередь нужно начать. Начать можно, выбрав даже малую часть работы и продолжив, как только она будет выполнена.