Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Запас времени

Вторым критерием при выборе действия является запас времени, находящегося в вашем распоряжении до того, как вам придется заняться чем-то другим. Если через десять минут у вас должна начаться встреча, вероятно, вы займетесь не тем, за что взялись бы, располагая двумя свободными часами.

Полезно знать, сколько времени имеется в вашем распоряжении (в этом ценность календаря и часов, они всегда под рукой). Список напоминаний на все случаи жизни предоставит максимум информации о том, что нужно делать, и поможет совместить ваши действия с возникающими временными окнами. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках отмечены исключительно масштабные и важные задачи, ни один из пунктов такого списка не удастся выполнить за десять минут, особенно если не определены следующие конкретные действия. Если вы в любом случае собирались выполнять какие-то краткосрочные дела, наиболее продуктивный способ справиться с ними – это использовать небольшие окна, которые время от времени появляются в вашем расписании в течение дня.

Часто бывает так, что вы на протяжении нескольких часов интенсивно работали над какой-то задачей, а теперь хотите переключить внимание и сделать что-то легкое и быстрое. Самое время пробежаться по своему списку напоминаний, чтобы найти задачи, завершить которые вы сможете просто и быстро. Измените заказ столика в ресторане, позвоните другу и поздравьте его с днем рождения, закажите птичий корм или просто прогуляйтесь до соседней аптеки или рынка и купите что-то из списка «Поездки».

Запас энергии

Иногда нам удается повысить уровень своей энергии, изменив местоположение или перенаправив внимание, – однако, пожалуй, это все, что в наших силах. Конец дня после марафонского заседания по планированию бюджета – не лучшее время, чтобы звонить потенциальному клиенту, начинать работу над стратегией оценки производительности труда или обсуждать какую-то важную тему со своей второй половиной. В такие моменты лучше позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату бронирования, обработать несколько платежных квитанций, выйти на террасу и полюбоваться закатом, полистать журнал или просто навести порядок в ящиках стола.

Имея перед глазами все варианты следующих действий, вы сможете продуктивно использовать возникающие временные «окна». Точно так же, имея полное представление обо всем, что необходимо обработать и выполнить, вы сумеете соотнести свою деятельность с уровнем своей жизненной энергии.

У каждого из нас бывают моменты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда лучше бы мы не думали вообще.

Я рекомендую всегда иметь список дел, которые необходимо выполнить, но которые не требуют серьезных интеллектуальных или творческих усилий. Когда ваш энергетический потенциал на нуле, займитесь ими. Обычное чтение (журналов, статей и каталогов, обзор интернета), обработка контактной информации, чистка папок, обновление программ на компьютере, поливка растений или замена скрепок в степлере – вот лишь несколько из множества дел, за которые вам все равно когда-нибудь придется взяться.

Это одно из наиболее важных оснований для четкой организации персональной системы управления: так гораздо проще продолжать заниматься продуктивной деятельностью, когда вы не совсем в форме. Если запас вашей жизненной энергии на исходе, материалы для чтения в беспорядке, платежные квитанции валяются где попало, система хранения хаотична, а корзина «Входящие» не справляется со своей функцией, то систематизация всех дел может показаться невыполнимой задачей. Поэтому вы просто избегаете делать что-либо вообще и в итоге чувствуете себя еще хуже. Один из наиболее эффективных способов зарядиться энергией – это решить некоторые из открытых вопросов, поэтому всегда стоит иметь под рукой несколько несложных задач для их завершения[45].

Нет ни малейших причин не быть высокопродуктивным, даже если вы не в лучшей форме.

Первые три критерия выбора действий (контекст, время и энергия) свидетельствуют о том, что необходима полная система напоминаний о следующих действиях. Большую часть времени у вас не будет возможности проводить подобный анализ, поэтому важно, чтобы он уже был сделан. В этом случае вы сможете действовать в своей «зоне комфорта» и выбирать из заранее определенных действий те, что соответствуют ситуации.

Приоритетность

С учетом контекста, в котором вы находитесь, ваших запасов времени и энергии очевидным следующим критерием для выбора действий является относительная приоритетность: «Какое действие сейчас наиболее важно?»

Меня часто спрашивают, как определять приоритеты. Этот вопрос, как правило, вызван тем, что у людей больше дел, чем они в состоянии выполнить. Они осознают, что им необходимо выбирать и что до некоторых задач у них так и не дойдут руки.

По большому счету нужно принять ряд сознательных решений, касающихся ваших обязанностей, целей и ценностей. Зачастую эти решения затрагивают значительные для вас вещи, важных людей и отношения с ними. С этим критерием можно успешно справиться с помощью шестиуровневой модели обзора собственной работы, о которой я подробнее расскажу далее.

Невозможно быть уверенным в своем выборе, если вы не знаете точно, в чем заключается ваша работа.

Модель анализа повседневной работы

Определение приоритетов предполагает, что одни вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае – с точки зрения вашей работы, то есть ответственности, которую вы взяли на себя и/или которую возложили на вас другие люди. Именно на этом этапе необходимо руководствоваться еще двумя моделями. Они касаются определения вашей работы. Хотя в значительной мере данная методология применима к сфере профессиональной деятельности, я использую термин «работа» в широком смысле для обозначения любых обязательств как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.

В современных условиях повседневная работа сама по себе для большинства профессионалов становится задачей относительно нового типа: в сути ее полезно разобраться, пока мы пытаемся создать наиболее продуктивные системы персональной организации. Как я уже говорил, в течение рабочего дня в любой момент вы заняты одним из трех типов деятельности:

• выполнением запланированной работы;

• выполнением работы по мере ее появления;

• планированием дальнейшей работы.

Вы можете выполнять задачи из своих списков действий, делать то, что неожиданно возникает на повестке дня, или обрабатывать входящую информацию, решая, как с ней поступить сейчас или позже.

Это не что иное, как обыкновенный здравый смысл. Тем не менее многие позволяют себе с головой уйти в решение незапланированных спонтанных вопросов, пуская первые два вида работы на самотек, что неизбежно вызывает проблемы.

Часто бывает гораздо проще погрузиться в срочные дела, чем разобраться с корзиной «Входящие», электронной почтой и остальными своими открытыми вопросами.

Представьте себе, что сегодня понедельник, 10:26 утра, вы в своем офисе. Вы только что завершили непредвиденный получасовой разговор с потенциальным клиентом. У вас остались три страницы записей. В 11:00, то есть через полчаса, должна начаться планерка. Вчера вы допоздна засиделись с родителями жены и теперь чувствуете себя немного вымотанным (вы пообещали отцу жены, что перезвоните ему по поводу… чего?). Ваш помощник только что положил вам на стол два конверта, доставленных международной почтой, кроме того, ему нужно обсудить с вами, когда запланировать три срочные встречи. Через два дня у вас важное совещание по стратегическому планированию, и вам еще только предстоит сформулировать свои идеи. А еще утром по дороге на работу в вашем автомобиле загорелся индикаторный сигнал уровня масла. А ваш начальник намекнул вам при встрече в холле, что хотел бы услышать ваши мысли по поводу письма, которое он отправил вам вчера вечером по электронной почте, до встречи в три часа дня.

Готовы ли ваши системы максимально эффективно поддержать вас в подобной ситуации в 10:26 утра в понедельник? Если вы все еще держите все задачи в голове и пытаетесь заносить в списки только «критически важные» дела, могу предположить, что ответ отрицательный.

Я заметил, что люди гораздо успешнее справляются с непредвиденными обстоятельствами и кризисами, чем с обработкой, организацией, обзором и оценкой той части своей работы, которая не настолько очевидна. Легче заняться тем, что «срочно», особенно когда накопилось много необработанных и относительно неконтролируемых задач на рабочем столе, в ящике электронной почты и в голове.