Дела в порядке. Правила личной эффективности - Инесса Аленсон

Стены. Существует привычка, знакомая каждому: мы вешаем на стены рядом с рабочим местом все что угодно – начиная с фотографии домашнего питомца и заканчивая репродукциями известных картин. В том числе это могут быть какие-то развлекательные, шутливые картинки. Возможно, это вас вдохновляет, но на самом деле отвлекает. Замечали ли вы, что иногда тратите драгоценные минуты, бездумно разглядывая эти картинки, хотя вы их видите каждый день? Снимите всё. Повесьте на стену хороший календарь. Если у вас есть какой-то мотивирующий знак, который напоминает вам о цели, то его тоже можно оставить.

Безделушки и мелочь. Соберите канцелярские предметы в специально отведенное для них место – это может быть и отдельный ящик, и пенал, и органайзер для канцтоваров. А вот различные безделушки, статуэтки, декоративные украшения, рамки с фото, которые отвлекают внимание, смело убирайте из своего рабочего пространства. Не подвергайте себя опасности прокрастинации.

Компьютер тоже требует уборки. Первое, что мы видим, это рабочий стол на экране монитора. У большинства он захламлен иконками, что сильно затрудняет работу, иногда мы просто не можем найти что-то нужное в этом цифровом беспорядке. Создайте минимальное количество иконок и папок на рабочем столе, которые действительно необходимы. В качестве обоев выбирайте нейтральную фоновую картинку; фото ваших детей или коллаж с дружеской вечеринки помешает настроиться на рабочее настроение и будет отвлекать вас на протяжении дня, уводя в мечтания и воспоминания.

Комфорт. Рабочее место должно быть не только функциональным, но и комфортным. Позаботьтесь о хорошем освещении и удобной мебели для плодотворной работы.

Глава пятая. Полезные привычки: правила тренировки

5.1. Какие привычки полезны, а какие вредны?

Полезные привычки – это важный навык для повышения личной эффективности. Умение привносить в свою жизнь новые привычки и их тренировать повысит продуктивность труда и поможет правильно организовать свое время.

Все знают, что употребление алкоголя или курение – это плохие привычки. При отказе от сигарет у заядлого курильщика происходит так называемая ломка, у него настолько выработанная привычка, что он не мыслит жизнь без нее. Главное свойство привычки, вредная она или полезная, в том, что человек делает ее на автомате. Это свойство мозга: он осознаёт некий алгоритм и сохраняет его, выдавая его в последующем, каждый раз усиливая, оттачивая. Мозг воспринимает и вредные, и полезные привычки одинаково. Значит, мы можем вводить новые полезные привычки в свою жизнь путем постоянного их выполнения. И наоборот, исключать вредные привычки, которые препятствуют росту личной эффективности.

Поэтому начните изменять или вводить новые привычки: вредные влекут негативные последствия, а полезные дадут положительный результат. Но это будет не так просто, так как могут уйти месяцы на каждодневные рутинные действия, и временами придется бороться со своей ленью.

Начните с выявления своих вредных привычек. Возьмите листок и ручку, задайте себе вопрос «Какие у меня есть вредные привычки?» и запишите все, какие сможете вспомнить. Возвращайтесь к списку, как только вспомните или обнаружите у себя еще одну негативную привычку.

Вредные привычки условно можно поделить на две большие группы: негативно влияющие на физиологию (что зачастую сказывается на психологическом состоянии) и привычки, воздействующие на мышление и психику. От привычек из первой группы (курение, алкоголизм, кофемания) избавиться сложно, в некоторых случаях возможно только при вмешательстве медицины. Привычки второй группы не так страшны для здоровья, и разобраться с ними намного проще. И хоть они разрушают не организм, но забирают не менее ценное – ваше время и успешное будущее. Это все те же компьютерные игры, постоянное использование мобильных телефонов, «зависание» в Интернете, потребление совершенно ненужной информации, а также откладывание дел на потом, излишнее стремление быть идеальным, привычка опаздывать.

Итак, вы составили список своих вредных привычек. Подумайте, какие полезные привычки вы бы хотели ввести в свою жизнь. Если ничего не приходит в голову, то для начала это могут быть привычки, противоположные вашим вредным. Например, если у вас есть привычка все время опаздывать, то напротив нее можно записать привычку быть пунктуальным.

Составив два списка, приступайте к выполнению следующего задания: напротив каждой привычки укажите три первых действия борьбы для вредной и три первых шага по внедрению для полезной. Постарайтесь выполнить по одному действию в этот же день.

Никогда не забывайте правило: пока не начнете действовать, ничего не изменится.

5.2. Тренируем полезные привычки

Любая привычка зависит от пяти пусковых механизмов: время дня, место, окружающая обстановка (люди), сопутствующая эмоция и ранее существующие привычки. Таким образом, если вы продумаете пусковые механизмы, привяжете привычки к определенному времени и обстоятельствам, то процесс их автоматизации будет происходить быстрее. И наоборот, если разобраться в механизмах, которые запускают вашу вредную привычку, и искоренить их, то есть все шансы от нее избавиться.

Еще один важный момент во внедрении полезной привычки – это назначение вознаграждения. Поощрять себя необходимо, потому что подсознательно рано или поздно вы начнете искать отрицательные проявления новой привычки, чтобы оправдать нежелание заниматься ею. Помимо системы вознаграждения, нужно продумать действия на случай того, если вы все-таки начнете «отлынивать». Наказание должно действовать по принципу «Если я не сделаю это, то взамен я должен сделать то…»

Таким образом, запустив механизмы и продумав систему вознаграждения, день ото дня вы будете тратить все меньше сил на преодоление своей лени, с легкостью будете выполнять определенные действия, и привычка постепенно войдет в вашу жизнь.

А теперь перейдем к тем полезным привычкам, которые мы вам советуем включить в свою повседневную жизнь.

Чужой пример заразителен. Старайтесь превратить в привычку общение с теми людьми, поведение и успехи которых вызывают у вас восхищение. Не зря говорят «скажи мне, кто твой друг, и я скажу тебе, кто ты». Общаясь с людьми, чьи жизненные принципы и поведение являются примером для подражания, вы сможете перенять положительные качества.

Все по порядку. Об этом мы уже писали, повторим еще раз: не беритесь за все сразу, расставляйте приоритеты и выполняйте поставленные задачи по степени их важности.

Один в поле воин. Бывает так, что близкие и друзья против вашего выбора, например, в профессиональной сфере. Но это ваша мечта и ваша жизнь, привычка слушать окружающих может привести к разочарованиям – боритесь с ней. Идите в выбранном вами направлении.

Ведите список дел. О важности и правильности ведения списка дел мы писали выше. Пусть это станет вашей привычкой. Проанализировав свои записи, вы станете понимать, что отнимает у вас время без ощутимого результата. Несложный процесс ведения плана и фиксирования использованного времени может сильно помочь в увеличении личной эффективности.

Ставьте напоминания. С помощью календаря вашего мобильного устройства устанавливайте напоминания о важных событиях. Например, покупка подарков обычно отнимает много времени, не откладывайте все на последний день, ставьте напоминание за месяц.

Разберите почту. Отпишитесь от рассылок, которые вас не интересуют. Оставьте самые важные.

Готовьтесь заранее. Перед важными встречами или телефонными разговорами составляйте план вопросов, которые вы бы хотели обсудить. Это поможет вам не только справиться с волнением, но и сэкономит ваше время и время партнеров.

Независимый контроль. Иногда полезным бывает сообщить о своих планах друзьям или родным. Своими вопросами о достигнутых вами результатах они будут подстегивать к достижению поставленных целей.

Самая приятная привычка. И о ней было уже много сказано. Достиг результата – получи награду. Одна из лучших мотиваций – получение вознаграждения.

Думайте о завтрашнем дне. Тренируйте привычку планирования задач на завтра. В конце рабочего дня определите задачу и подготовьте нужную информацию с инструментами, необходимыми для ее выполнения.

Увеличьте скорость. Определите ваш темп выполнения работы и осознанно сделайте его быстрее. Тренируйтесь читать и печатать быстрее.

Глава шестая. Учиться никогда не поздно

6.1. Самосовершенствование

Одной из причин, почему человек не приступает к выполнению дел, является неуверенность в собственных силах. Более того, это может быть связано с низким уровнем владения навыками, необходимыми ему для работы. Этого ощущения неполноценности и слабости, пусть даже и в одной области, достаточно, чтобы отбить желание приступать к выполнению задания. Поэтому старайтесь тренировать свои навыки, повышайте уровень своих знаний в самых важных сферах вашей профессиональной деятельности. И не забывайте тот факт, что время идет, мир меняется, и меняются его требования и на уровне знаний, и на уровне опыта. Самосовершенствование, тренировка навыков и самообразование – необходимые на современном этапе составляющие в понятии личной эффективности.