Этикет - Эмили Гост

Организация рабочих встреч в ресторане

Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязанность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашающий, или же расходы будут поделены поровну. При этом предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий, и там ничто не помешает провести деловую беседу в спокойной обстановке.

Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой чая. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.

Видеоконференции

Сейчас, когда многие компании имеют отделения не только в разных регионах страны, но и по всему миру, проведение видеоконференций может стать полезным средством для более эффективного ведения дел. Организовать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры собралось по два-три ее участника, либо более значительное их число, причем камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный момент. То оборудование, которое использует при этом компания, должно определяться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконференций.

Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций. Прежде всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не имеющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Старайтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях, участвует в проведении видеоконференции.

Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в последнюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо коррективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц, или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала мероприятия каждый из них, в свою очередь, должен вам прислать подтверждение того, что ваша информация получена.

Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображения и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специалисты на местах могли соответствующим образом наладить оборудование. Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каждого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем временно был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными параметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.

Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконференцию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале, а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значение, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следует помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе внимание жестами.

Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое другое совещание.

Проведение деловых встреч в домашней обстановке

Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.

Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое - председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня. Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она могут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.

Завершение совещания или собрания

В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

ПРЕЗЕНТАЦИИ И ПУБЛИЧНЫЕ ВЫСТУПЛЕНИЯ

Всем ораторам, выступающим на публике, следует всегда помнить одно непременное правило: говорите коротко и по существу. В первую очередь, это пожелание относится к тем, в чьи обязанности входит представление публике основного докладчика - ведь это его или ее, а не вас пришли слушать собравшиеся. Отрекомендовав выступающего, вам лучше сесть на место и спокойно дождаться окончания его речи. После этого встаньте, пожмите ему руку и поблагодарите оратора за то время, которое он или она уделили собравшимся, а также за прекрасную речь.

Когда вам надо выступить с речью

Залогом успеха любого публичного выступления является хорошая подготовка к нему и обязательная предварительная репетиция. Ваша речь может быть продолжительной или краткой, серьезной или забавной, однако уверенность в том, что собранный вами материал заслуживает внимания, равно как то удовлетворение, которое вы получите, произнеся текст выступления с блеском, с лихвой компенсируют вам долгие часы, потраченные на составление речи и ее многократное повторение.