Организуй себя - Джон Каунт

Однако в спешке рабочего дня я предпочитаю делать заметки на бумаге, а не вносить какие-то данные в компьютер, поэтому я везде и всегда ношу с собой специальную записную книжку. Сюда я записываю информацию о деловых встречах и беседах, о результатах дискуссий и телефонных переговоров, об обязательствах, контактах и идеях. В конце каждого рабочего дня я внимательно просматриваю свои записки и на их основе вношу информацию, касающуюся дальнейшей деятельности в свою ПИС. На обороте каждой записной книжки я проставляю дату ее заведения и дату окончания работы с ней, я содержу их в строгом порядке, так как они являются, по сути дела, моим архивом, из которого в случае проблем с решением какого-либо вопроса я мол' почерпнуть необходимую мне информацию.

Кроме того, в конце каждого рабочего дня я проверяю свои записи на предмет наличия деловых встреч на завтрашний день и задач, которые следует решить. Это занимает по времени всего несколько минут и позволяет мне быть в курсе приоритетов, а также определить количество времени, необходимого на выполнение той или иной задачи. В зависимости от напряженности рабочего дня я могу иметь возможность запланировать определенное время на выполнение дополнительных задач, находящихся в списке «что необходимо сделать» и не имеющих конкретной даты выполнения; или же я могу заняться решением тех частей более приоритетных задач, которые еще не были завершены. Затем я распечатываю на принтере график выполнения, и на следующий день по мере выполнения задач, содержащихся в графике, отмечаю их как выполненные. В конце рабочего дня я делаю отметки об их завершении в моей ПИС и одновременно осуществляю планирование задач на следующий рабочий день. Те задачи, которые по тем или иным причинам не были завершены, автоматически переносятся на следующий рабочий день.

Практикум

Перед тем как завершить чтение данного раздела, в течение нескольких минут попытайтесь поразмышлять над тем, правильно ли вы планируете и ведете учет своего времени на данном этапе своей деятельности? Какие полезные изменения вы могли бы внести в тот инструментарий, которым вы пользуетесь в настоящее время?

Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени

Предположим, вы начинаете свой рабочий день с десятком пунктов в вашем списке «Что надо сделать?». Можете ли вы быть уверены, что к концу рабочего дня все эти пункты будут отмечены как выполненные? Вряд ли, если только вы не провели предварительную оценку потребностей во времени для решения каждой отдельной задачи и не скоординировали их (задачи) с другими обязательствами, которые составляют ваш рабочий день. И дело здесь не столько в росте уверенности, проистекающей от достижения тех целей, которые вы перед собой поставили, хотя не следует недооценивать и этот фактор. Оценка потребностей во времени на решение задач позволяет вам соответствующим образом использовать временные интервалы вашего рабочего дня. Если между задачами, поставленными вами самому себе, образуется промежуток свободного времени в полчаса, вы постараетесь по возможности оптимально использовать его, назначив себе задачу, на выполнение которой как раз и будут израсходованы эти полчаса. Обнаружение того факта, что на дело, которое вы намеревались решить за полчаса, на самом деле уйдет час, может привести к дополнительному расходу времени на повторное сосредоточение вашего внимания, когда вы, в конечном счете, будете вынуждены снова вернуться к решению этой задачи.

Достичь совершенства в предварительной оценке времени на осуществление тех или иных задач практически невозможно. Задачи обязательно будут содержать непредусмотренные элементы, кроме того, от природы мы склонны выделять больше времени на выполнение тех задач, которые нам не нравятся, и соответственно, меньше — на выполнение тех задач, которые ошибочно кажутся нам простыми. Поэтому перед тем как вписывать ту или иную задачу в ваш план, следует тщательно и всесторонне ее проанализировать, что в дальнейшем в значительной степени облегчит организацию вашего рабочего дня.

Внесение задач в план вашего рабочего дня

По всей вероятности, ваш рабочий день будет состоять как из фиксированных (условленные встречи, совещания), так и гибких обязательств (задачи, стоящие в вашем списке «Что надо сделать?»). Приблизительно оценив время, требуемое на выполнение всего задуманного на сегодня, вы можете получить представление о том, когда вы сможете надеяться завершить их выполнение. Не старайтесь слишком жестко осуществлять предварительное планирование своего рабочего дня и не тратьте на него слишком много времени. Планирование должно представлять собой не какое-то бюрократическое упражнение, а быстрый и простой способ придания вашему рабочему дню определенной формы и баланса, а также способ размещения стоящих перед вами задач по соответствующим интервалам времени. Получасовые интервалы представляют собой гибко управляемый способ распределения вашего рабочего времени. Однако для некоторых более мелких по масштабам задач вы можете подумать об использовании четвертьчасовых интервалов. Вы можете сгруппировать несколько таких задач, например, пять-шесть телефонных звонков — в один получасовой интервал. При проведении предварительной оценки времени следует учитывать время на неизбежные телефонные звонки и перерывы в работе. Выполнение каких-то задач в меньшие сроки, чем вы планировали, вызывает чувство законной гордости, но даже если задачи, стоящие перед вами, занимают больше времени, чем вы изначально предполагали, следует сохранять спокойствие и присутствие духа и, самое главное, будьте гибким и способным разобраться с любой задачей, встречающейся в процессе рабочего дня.

ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ

Если в вашу повседневную практику не входит оценка количества времени на выполнение стоящих перед вами задач, начните с проставления приблизительного количества времени напротив каждого пункта в вашем списке «Что надо сделать?». Начав этот процесс, постарайтесь в течение нескольких дней контролировать точность планирования вашего времени:

· Приблизительно определите количество времени для каждой задачи, стоящей в вашем списке «Что надо сделать?».

· По завершении задачи проставьте истинное время, потребовавшееся на ее выполнение, напротив приблизительного количества времени, определенного вами до начала выполнения задачи.

· В течение недели проводите сравнительный анализ различий между истинным временем и приблизительно определенным временем выполнения задачи.

· Определите, имеются ли какие-либо постоянные факторы недооценки или переоценки времени на выполнение тех или иных задач.

· Определите, имеются ли причины, которые вы можете рассматривать как факторы, приводящие к неточности в оценке времени на выполнение тех или иных задач.

· Определите, что вы можете предпринять для улучшения точности планирования времени.

Отсрочка

Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при жестком графике планирования рабочего времени, но, если это начинает входить в привычку, вы начинаете терять все больше и больше времени, так как привычка — «вторая натура». Вы теряете в эффективности, и сами себе создаете ненужные стрессы. Пользуясь отсрочкой, мы выдвигаем перед собой следующие оправдания:

· У меня нет полного объема информации, необходимого для того, чтобы я мог успешно справиться с данной задачей.

· В настоящий момент у меня недостаточно времени для того, чтобы с должным вниманием отнестись к выполнению данной задачи.

· Конечные сроки выполнения других задач наступают раньше, чем предельный срок выполнения данной задачи.

· Если я проигнорирую эту задачу, возможно, она исчезнет или разрешится сама по себе.

В то время как более важные задачи остаются невыполненными, мы с удовольствием принимаемся за выполнение более простых задач и задач, которые чисто внешне могут казаться нам более привлекательными. Но стресс, вызываемый таким выбором, зачастую оказывается более глубоким, чем стресс, сопутствующий выполнению этой «нелюбимой» задачи. Мы тратим время и энергию, коря себя за то, что та или иная задача не выполнена, в то время как при чуть большей решительности мы уже давно могли бы проставить галочки в списке «что надо сделать?», свидетельствующие об их выполнении. Каковы же причины, вызывающие отсрочку:

· опасение неудачи или совершения ошибок при выполнении задачи;

· кажущаяся ординарность задачи;

· неуверенность относительно того, как подступиться к выполнению той или иной задачи;

· беспокойство относительно возможных последствий ваших действий по выполнению той или иной задачи;