Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Пока не существует эмпирических данных, подтверждающих гипотезу, что люди, применяющие методологию GTD, легче справляются с неудачами (психологическая устойчивость). Однако я неоднократно получал подтверждения этому на примере самых умных и талантливых людей на планете. Мои клиенты делились со мной многочисленными отзывами о том, что благодаря использованию методологии GTD им удалось сохранить присутствие духа, стабильность и продуктивность даже при решении самых серьезных семейных проблем и в чрезвычайно сложных ситуациях на работе. Эта методология дает человеку ощущение спокойствия и контроля над непростой ситуацией, что позволяет ему максимально эффективно задействовать свои мыслительные способности для решения проблемы и при необходимости корректировать многочисленные векторы движения в реальном времени. В моменты стресса или в кризисных ситуациях люди, способные рассуждать наиболее ясно и обрабатывать результаты наиболее эффективно, имеют больше шансов справиться со стрессом с меньшими эмоциональными затратами.

Концепция психологического капитала также позволяет понять, почему группы людей, принявших методологию GTD в качестве корпоративного стандарта, значительно продвигаются вперед в «пищевой цепи» в том, как их компания реагирует, взаимодействует и производит результаты. Вне зависимости от того, как концепция психологического капитала будет развиваться дальше в качестве отдельного подраздела психологии организации, это замечательный способ описания интеллектуальных, эмоциональных и даже физических преимуществ, которые дает использование методологии GTD.

Вне всяких сомнений, в последующие годы мы получим поток новых научных данных, подтверждающих то, что я понял с самых первых дней использования этой методологии и о чем мне не раз говорили мои клиенты: когда все наши потенциально значимые задачи собраны, обработаны, организованы и обдуманы, мы проявляем себя с другой стороны – более зрелыми, целенаправленными и умными. И это дает свои результаты.

15. Путь к совершенству в GTD

ЕСТЬ РАЗНЫЕ УРОВНИ владения методологией GTD, и совершенствоваться можно всю жизнь. Этот процесс напоминает игру на музыкальном инструменте, или спорт, или игру в шахматы. Это как математика, гончарное дело, история искусства или даже воспитание детей. В каждом из перечисленных случаев есть набор конкретных правил и техник, которые нужно освоить и применять, но при этом нет предела совершенству и уровню мастерства.

Методология GTD – это искусство управлять потоком работы, который для каждого из нас постоянно меняется в зависимости от возраста и положения. Суть в том, чтобы определить свои обязательства и интересы и управлять ими, сохраняя уверенность в себе. Со временем ваша работа и фокус будут меняться, иногда значительно. Однако мастерски управляться со всем этим – настоящее искусство, которому можно научиться, практиковать и совершенствовать всю жизнь.

Под «освоением» методологии понимается не некое конечное состояние полного покоя и просветления, достигнутого на горной вершине (хотя это было бы неплохо!). Скорее это способность достичь ясности, стабильности и концентрации, когда это необходимо, что бы ни происходило.

То, насколько хорошо вы развили в себе эту способность, подвергается постоянным проверкам на прочность, когда ситуация становится неопределенной и нестабильной. Это естественные симптомы любых перемен в вашей жизни. Концепция «сознание как вода» не подразумевает, что водная гладь всегда остается спокойной. Наоборот, реакция воды пропорциональна оказываемому воздействию, ни больше ни меньше. С течением жизни разнообразие ситуаций, с которыми вы сталкиваетесь, может варьироваться от трудностей с выполнением домашнего задания в шестом классе до требований на новой работе и смутного беспокойства, чем заняться, когда вам пришло время уходить на пенсию.

Освоение методологии GTD включает в себя изучение и использование различных наиболее действенных приемов, а затем объединение их в рамках комплексного подхода. Совокупный эффект будет гораздо больше простой суммы частей. Это похоже на то, как в теннисе, например, сначала учатся отдельным приемам, таким как удар закрытой ракеткой, удар открытой ракеткой, подача, «свечка», а потом, когда все собирается воедино, получается теннисная партия. По мере повышения уровня мастерства ваш фокус смещается на стратегию игры. Освоение методологии GTD подразумевает изучение отдельных ее частей, а затем совместное их применение в игре под названием жизнь и работа. Вы достигаете высшего уровня мастерства, когда начинаете использовать оптимальную комплексную систему, не задумываясь об этом.

Три уровня владения методологией

За многие годы общения с людьми, использующими на практике методологию GTD, я выделил три стадии зрелости, которые они демонстрировали при применении этой методологии:

1) – использование основ управления рабочим процессом;

2) – реализация более сложной и комплексной системы управления жизненным циклом;

3) – совершенствование навыков GTD, чтобы создать ясное пространство и привести дела в порядок для еще более значимого самовыражения.

Удачной аналогией здесь кажется сравнение с вождением автомобиля. На начальном этапе вы постигаете азы, чтобы управлять автомобилем, не причинив при этом вреда себе или другим. Ваши движения пока неуклюжи и нуждаются в сознательном контроле. Однако когда ваши навыки улучшаются настолько, что вы получаете права на вождение, ваша жизнь значительно меняется к лучшему, потому что теперь вы можете ездить куда угодно и заниматься тем, что раньше было вам недоступно. Затем наступает время, когда за рулем вы уже не думаете о самом процессе вождения. Это просто часть вашей жизни. И, наконец, вы решаете купить себе действительно крутой автомобиль, при управлении которым ваши возможности определяются тем, насколько хорошо вы можете сконцентрироваться на управлении, фактически слиться со своим железным конем и ощутить наивысшую степень удовлетворения.

Каждый из этих этапов вождения автомобиля можно выразить в терминах «горизонта фокуса» и применения конкретных техник. Сначала вы совершаете небольшие, резкие движения. Впрочем, на этапе краткосрочного горизонта эти движения являются плавными. Затем, почувствовав себя увереннее, вы расширяете свой фокус до следующего угла или выезда на автомагистраль. Далее можете перейти к более осознанному и направленному фокусу на разных горизонтах с полным контролем над любыми ситуациями. Подобным образом по мере того, как методология Getting Things Done становится для вас привычной практикой, фокус вашего внимания сдвигается с того, как работает система, на результаты, которые она производит.

Овладение основами

При всей кажущейся простоте, для того чтобы овладеть базовыми компонентами методологии Getting Things Done и эффективно их использовать, требуется время. Их легко понять, с ними легко согласиться, но вот их применение далеко не всегда проходит гладко и автоматически. Аналогичная ситуация складывается с любой сложной деятельностью: вождением автомобиля, отработкой удара в карате или игрой на флейте. Первые шаги всегда даются с трудом. Тем не менее, проделав эти движения тысячу раз, вы будете демонстрировать ту простоту, силу и скорость, которые недостижимы никаким иным способом. То же самое может оказаться верным в отношении овладения методологией GTD.

Например, научиться справляться со сбором всей потенциально значимой информации во внешние «корзины», чтобы полностью выбросить все из головы, может быть так же непросто, как научиться водить автомобиль. Как и большинство аспектов методологии GTD, записывание всех задач само по себе не является новым навыком; скорее это практика, которая легко может показаться не стоящей усилий или даже противоречащей здравому смыслу. («Если это неважно сейчас, зачем об этом волноваться вообще?») Настоящая проблема заключается в том, чтобы осознать необходимость выносить во внешнюю систему все свои задачи и выработать привычку выполнять необходимые действия.

Некоторые базовые методы, даже если их применяли изначально, легко могут потерять свою полноту, актуальность и стать абсолютно бесполезными; к ним относятся следующие установки:

• избегать принимать решение о следующих действиях;

• полностью контролировать лист ожидания, вносить в него каждый результат, которого вы ждете от других или который нужно отследить через какое-то время;

• использовать списки «Повестка встречи» для управления коммуникацией с другими людьми;

• поддерживать простую, легкодоступную систему хранения справочной информации;