Вовремя и в рамках бюджета - Лоуренс Лич

Чаще всего менеджеры крупных проектов с большим объемом закупок отслеживают ситуацию по контрактным обязательствам перед заказчиком (то есть смотрят в договоре, какова стоимость заказанных материалов). При этом, когда срок поставки очень большой, иногда получается, что реально компания производит выплаты поставщикам на месяцы, а иногда и годы раньше, чем они находят отражение в отчетах для заказчика о фактических проектных затратах.

Есть еще одна причина, по которой нельзя напрямую сравнивать фактические и плановые затраты на определенную дату. Ведь фактические расходы на данный момент показывают, сколько денег потрачено на фактически выполненный к этому времени объем работ. В то же время плановый уровень затрат рассчитывался из планового объема работ, то есть из того, сколько операций мы, по расписанию, должны были бы выполнить к определенной дате. Основная идея ССРМ заключается в том, что под влиянием вариабельности фактическое положение дел никогда полностью с планом не совпадает. Поэтому для определения состояния буфера пользуйтесь методом освоенного объема. Как говорилось в главе 3, этот метод разработан именно с учетом разницы между оценочными и фактическими величинами, правильно оценить и понять эту разницу нельзя без сопоставления освоения бюджета и графика выполнения проекта.

В методе освоенного объема используются три ключевых понятия:

1. Фактическая стоимость выполненных работ (Actual Cost of Work Performed). Это та сумма, которую вы потратили на проект к определенному моменту (по различным статьям расходов в соответствии со структурой проекта). В РМВОК редакции 2000 года используется термин «фактическая стоимость» (actual cost).

2. Плановая стоимость запланированных работ (Budgeted Cost of Work Scheduled). Это бюджет проекта, расписанный по времени. РМВОК 2000 называет его также «плановый объем» (planned value).

3. Плановая стоимость выполненных работ (Budgeted Cost of Work Performed). Это освоенный объем. Вы смотрите, сколько средств (от 0 до 100%) предусмотрено бюджетом на данные операции (даже если на самом деле потрачено больше или меньше). В РМВОК 2000 это называется «освоенный объем».

Обратите внимание, это отчасти новая терминология, которая появляется в РМВОК 2000. Я привожу ее здесь для информации, но применять далее не буду, так как пока она еще широко не используется17.

Фактическая стоимость выполненных работ — это просто расходы на текущий момент. Плановая стоимость запланированных работ — это бюджет на текущий момент. Единственное новое понятие — освоенный объем, или плановая стоимость выполненных работ. Разница между проектными расходами на текущий момент и бюджетом — это отклонение в освоении бюджета. Она складывается из двух частей: отклонение в расходах и отклонение от расписания, о котором мы поговорим позже.

Для определения состояния буфера на затраты можно ориентироваться на показатель «отклонение по стоимости» (CV, cost variance). Однако нельзя при этом забывать, что положительное отклонение в расходах — это хорошо, ведь вы завершили больше работ за те же деньги; иными словами,

на каждый доллар сделано больше, чем планировалось (то есть запас остался нетронутым). Если разница между плановой и фактической стоимостью выполненных работ отрицательная — значит показатель расходования буфера будет положительный (то есть какая-то часть запаса истрачена), и наоборот.

Отклонение _ Плановая стоимость Фактическая стоимость по стоимости выполненных работ - выполненных работ

Эту часть метода освоенного объема можно смело использовать в ССРМ, учитывая ряд правил по определению фактической стоимости выполненных работ, о которых расскажем далее.

В методе освоенного объема применяется «индекс выполнения стоимости» (Cost-Performance Index, CPI). Он показывает, какова финансовая ситуация в проекте. Если индекс больше единицы, дела идут хорошо (по сравнению с оценочными показателями, тратится меньше, делается больше). Если индекс меньше единицы, значит, все хуже, чем планировалось (на определенный объем работ израсходовано больше, чем ожидалось).

Чтобы спрогнозировать, сколько денег будет потрачено к концу проекта, можно использовать первоначальную оценку бюджета на конец проекта (бюджет по завершении) и индекс выполнения стоимости:

Обратите внимание, расчет предполагает, что наблюдаемая в настоящий момент тенденция сохранится до конца проекта. Иногда эта информация даже более надежна, чем данные о состоянии буфера. Полагаясь на показания отчетов по буферу при прогнозировании уровня расходов по завершении проекта, мы предполагаем, что картина с перерасходом или экономией бюджета не изменится до конца работ.

В большинстве компьютерных программ для составления расписания есть функция расчета освоенного объема, или совокупной плановой стоимости выполненных работ. Фактическая стоимость выполненных работ должна быть вам известна, ведь это сумма, которую вы потратили на проект к настоящему времени.

Проблема в том, что метод освоенного объема не учитывает явления вариабельности и возможности использования буферов. На рис. 8.9 показано использование бюджета проекта во времени с расчетом проектного буфера и буфера на затраты. Можно не волноваться за проект, пока он не выходит за рамки этих буферов. Буфер на затраты включен в общий бюджет проекта. Если вычислять плановую стоимость выполненных работ, складывая оценочные затраты по данным операциям, показатель «отклонение по стоимости» ничего не скажет вам о состоянии финансового здоровья проекта. Отсутствие отклонений в расходах в своевременно выполняемом проекте автоматически означает экономию бюджета, равноценную величине заложенного в проекте буфера на затраты. Таким образом, чтобы метод освоенного объема давал корректную информацию о проектах, управляемых по ССРМ, необходимо, чтобы в показателе «плановая стоимость выполненных работ» учитывалась величина буфера, как показано на рис. 8.9. Еще один выход — просто пересмотреть порог «хороших/плохих» значений индекса выполнения стоимости (освоения бюджета) и объяснить новые правила всем участникам проекта.

В некоторых компаниях освоенный объем измеряется не в долларах, а, например, в человеко-часах или человеко-днях. ВМС США в терминологии освоенного объема заменили слово «стоимость» на слово «количество». Использование такого подхода по отношению к затратам на зарплату дает информацию, более полезную для управления работами. Посмотрим далее, почему так происходит.