Этикет - Эмили Гост

ДЕЛОВЫЕ ПОЕЗДКИ

Если вам предстоит деловая поездка по стране или за рубеж, очень важно, чтобы вы хорошо понимали исходные установки своей компании. В большинстве случаев при необходимости выехать в командировку прибегают к услугам туристических агентств; на некоторых крупных фирмах существуют свои транспортные отделы. Куда бы вы ни обратились, можете сообщить обо всех своих пожеланиях, включая наземный транспорт, которым вы воспользуетесь после прилета, чтобы сотрудники, занимающиеся вашей поездкой, могли заранее все подготовить. Если вы будете организовывать поездку самостоятельно, соблюдайте требования вашей компании к сотрудникам, выезжающим в командировки. В некоторых фирмах, например, служащим не разрешается путешествовать первым классом независимо от продолжительности полета, в других на поездку ассигнуется определенная сумма, которая не должна быть превышена. Иногда счета за проживание в гостиницах высылаются прямо на фирму, или наоборот, вы должны из личных средств оплачивать расходы, которые будут вам возмещены по возвращении. Вам нужно также выяснить, какую сумму вы можете ежедневно тратить на питание, как вам будут компенсированы расходы на проезд с учетом километража или затраченного бензина и т. п., с тем, чтобы составить детальный отчет о понесенных вами затратах.

Даже в том случае, если график вашей поездки будет спланирован до мельчайших деталей, вполне возможно, его придется нарушить полеты могут быть отложены из-за непогоды, вы, весьма вероятно, застрянете в дорожных пробках, машины будут ломаться, встречи затягиваться, рейсы отменяться. Как только вы поймете, что обстоятельства вынуждают вас задержаться, первым делом известите об этом людей, с которыми у вас назначена встреча. Если они ждут вас в аэропорту или на вокзале, попросите диктора объявить о вашей задержке по радио. Когда вы опаздываете по вине авиакомпании, она нередко оплачивает междугородные или международные телефонные переговоры. Выясните этот вопрос у стойки авиакомпании. Попытайтесь узнать в справочном бюро время прибытия в пункт назначения того рейса, которым вы полетите вместо объявленного ранее, чтобы сообщить об этом тем, кто вас встречает.

Путешествие в одиночку

Когда вы едете в командировку в одно из отделений своей компании, либо к клиенту в другой город или страну, учтите, что «принимающая сторона» часто заранее готовится к развлечениям, на которые после совместной работы собираются пригласить вас или, напротив, рассчитывают на ваши приглашения. Если вас куда-то намерены пригласить, а вам совершенно не хочется никуда идти либо потому, что нет времени, либо потому, что вы очень устали, с первой минуты встречи дайте понять своим коллегам, что, несмотря на то удовольствие, которое вам доставил бы совместный обед, вы, к сожалению, принять их любезное приглашение не сможете. При этом ссылка на занятость или усталость вполне уместна, если вы искренне поблагодарите за приглашение и не решите отказаться уже тогда, когда обед будет заказан. Заранее сообщив вашему «хозяину» о своих планах, вы поступите учтиво и предусмотрительно, дав знать, что вечером ему абсолютно не нужно развлекать вас.

Если же в роли «хозяина» выступаете вы сами, вам придется все время быть с гостями, независимо от того, насколько вы устали. Когда вы, приехав в незнакомый город, хотите пригласить коллег в ресторан, попросите кого-нибудь из них посоветовать, где лучше зарезервировать столик.

Путешествие с сотрудниками или партнерами

Если двое и более сотрудников или деловых партнеров, занимающих одинаковое служебное положение, путешествуют вместе, счета они, как правило, оплачивают по очереди, чтобы все расходы не ложились на кого-то одного.

Однако когда один из них занимает более высокий пост, счета за еду и другие расходы оплачивает он или она. Если вы путешествуете на машине, за руль обычно садится тот, кому она принадлежит, или кем она взята напрокат, хотя иногда, особенно в случае длительной поездки, обязанности водителя спутники могут выполнять по очереди.

Каждый из командированных несет свой багаж, снимает номер в гостинице на собственное имя и сам оплачивает счет за проживание, независимо от того, равное у них положение или кто-то занимает более высокий пост.

Если вы отправляетесь в деловую поездку на частном самолете, старший по должности садится в самолет первым и занимает то место, которое ему больше нравится.

Деловая поездка с супругой

Иногда в служебной командировке сотрудника может сопровождать его супруга. В этом случае обычно все расходы на путешествие берет на себя компания. Если же супруга сотрудника сопровождает его по собственной инициативе, ее дорожные расходы, включая плату за гостиницу, оплачиваются из семейного бюджета. Так, например, если номер на одного человека стоит шестьдесят долларов в сутки, а на двоих девяносто, предполагается, что компания оплачивает шестьдесят долларов, а остальное покрывается супругами за счет личных средств.

Супругам, сопровождающим сотрудников во время деловых поездок, следует помнить о том, что развлекаться на протяжении путешествия им придется самостоятельно осматривать достопримечательности, ходить по магазинам, наносить визиты родственникам и/или помогать принимать гостей по вечерам. Завтракать супруги могут вместе, однако мужья или жены, сопровождающие командированных, не должны рассчитывать на совместные ленчи и встречи в течение рабочего дня. Если за обедом командированный со своим деловым партнером станет обсуждать служебные проблемы, супруг или супруга могут оказать им неоценимую помощь, беседуя с супругой или супругом его коллеги.

Приглашение на деловую встречу за город

Если находящимся в деловой поездке сотрудникам понадобится провести совещание за городом, они могут использовать для этой цели конференц-зал или один из кабинетов отделения компании, в которую они командированы. Если же такой возможности нет, Можно снять номер в гостинице и организовать совещание в гостиной.

Торговый агент, которому нужно устроить «передвижной демонстрационный зал», может снять в той же гостинице, где он или она остановились, отдельный номер, либо заранее зарезервировать там номер из нескольких помещений, в спальне которого он мог бы остановиться, а гостиную оборудовать под такую деловую экспозицию. Использовать для двух этих целей одну и ту же комнату не принято, если только кровать там нельзя превратить в диван и придать комнате вид гостиной.

Работа за рубежом

Настоятельно вам рекомендую перед отъездом в зарубежную командировку изучить как можно больше специальной литературы, посвященной особенностям ведения дел в той стране, куда вы собрались. В каждом государстве есть своя специфика деловых отношений, тесно связанная с местными традициями и укладом жизни, и предусмотрительный деловой человек всегда постарается подготовиться к этому заранее. Так, например, отправляясь в Японию, вам следует знать, что японские партнеры вас обязательно куда-нибудь пригласят и будут после этого ждать от вас ответного приглашения, однако если вы организуете встречу с ними на более высоком уровне, чем тот, который был предложен ими, это поставит вас в неловкое положение. Если вам известно, что в Голландии пригласившему вас на домашний обед деловому партнеру принято дарить цветы, и вы их принесете, то сможете к себе еще больше расположить не только самого коллегу, но и членов его семьи (не сделав этого по незнанию, вы имеете шанс потерять их расположение). Деловым женщинам следует иметь в виду, что в Европе мужчины в большинстве своем более галантны, чем в Соединенных Штатах, поэтому если вам подвинут стул, помогая сесть за стол, или все присутствующие мужчины при вашем появлении встанут, чтобы приветствовать вас, не нужно думать, что они не воспринимают вас всерьез это было бы заблуждением. Кроме того, многие европейцы все еще придерживаются в деловых отношениях светских норм вежливости при обмене рукопожатиями, и будут ждать, пока руку протянет женщина.

Если вы заранее подготовитесь к обычаям страны, куда вам предстоит ехать в командировку, то не только сможете соблюдать там правила хорошего тона, но и проявите чисто деловой такт. Тем не менее, следовать местным обычаям можно лишь до определенного момента, и этот момент надо тонко чувствовать. Так, например, если во время встречи с бизнесменами из Саудовской Аравии вы увидите, что они обнимаются, подражать этому вам не обязательно. Эти люди, хорошо знающие друг друга, могут просто в ужас прийти от того, что вы человек совершенно посторонний попытаетесь заключить их в объятия. Вам следует лишь обменяться с ними рукопожатиями, но ни в коем случае не пытаться обнять их.