Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы - Джош Дэвис

3. Попробуйте отвести на чтение почты и ответ на письма один час во второй половине дня. Оцените, помогло ли вам это сосредоточиться на сложных или требующих нестандартных решений делах? Кто-то сочтет такое предложение ужасным, и я в курсе, что бывают дни, когда подобный распорядок невозможен. И все же попробуйте проделать это раз-другой – весьма вероятно, что способ сработает.

4. Примите часть нужных решений вечером накануне важного дня, чтобы разгрузить этот день. Решения могут быть не очень важными (например, во что одеться, что приготовить на завтрак и обед) или существенными (например, выделить самые важные в этот день задачи). Составьте список дел на основании принятых вами решений.

Если вы утомлены или эмоционально перегружены и нужно быстро восполнить силы, попробуйте следующие три способа.

1. Подышите медленно и глубоко. Глубокое дыхание помогает переключению физиологических процессов, а чувства – в некоторой степени отражение того, что происходит на физиологическом уровне. Поэтому дыхание может непосредственно изменить самочувствие[46]. Например, частота пульса плотно связана с частотой дыхания. Обычно, чем чаще дыхание, тем чаще пульс, и напротив – чем реже дыхание, тем реже пульс[47]. Поэтому медленное дыхание действительно помогает успокоиться. Народная мудрость на этот раз права.

2. Посмейтесь над чем-нибудь. Хорошее настроение помогает восстановиться при умственном утомлении[48].

3. Устройте себе короткий сон, ключевое слово – короткий. Исследования в австралийском Университете Флиндерса показали, что десятиминутный сон помогал уменьшить усталость и улучшить внимание и некоторые виды когнитивной деятельности. Эффект сохранялся примерно 2,5 часа. И хотя двадцати– и даже тридцатиминутный сон тоже восстанавливал силы, он в некоторых отношениях был менее полезен, чем десятиминутный: после более долгого сна испытуемые тратили больше времени на то, чтобы сосредоточиться, при этом период работоспособности все равно не превышал двух с половиной часов[49].

Умейте предвидеть эмоции, вызываемые выполнением дел

Если какой-то идиот подрезает вас на шоссе по пути на работу, вас это разозлит? Раздражается ли ваш муж или жена, когда вы не убираете за собой посуду? Начинает ли ваш босс срываться на подчиненных, когда волнуется перед важным событием? Есть ли у вас знакомые, любящие видео с прикольными котиками? Мы вполне можем отслеживать эмоциональные триггеры. Не в нашей власти предсказать, в какой именно день мы столкнемся с одним из них, однако, если такое случится, мы, вероятнее всего, будем знать, какая именно эмоция за ним последует. В этом смысле эмоции предсказуемы. И если вы знаете, каких эмоций следует ожидать, то при планировании двух суперэффективных часов можно их учитывать.

Просматривая список предстоящих дел, вы, скорее всего, видите, каким выдастся день в эмоциональном смысле, для этого не нужно особой прозорливости. На сегодня запланирована презентация? Если вы боитесь публичных выступлений, вы наверняка будете волноваться. В списке стоит долгое совещание, из-за которого вы вряд ли впишетесь в дедлайн? Готовьтесь к тому, что вы будете раздражены или расстроены. Грозит неприятный разговор об исполнении вами служебных обязанностей? Ожидайте страха и, возможно, неуверенности. Любые предвидимые вами эмоции будут одолевать вас час-другой, забирая вашу умственную энергию.

Впрочем, здесь есть и положительная сторона. На следующей неделе вы работаете над проектом вместе с другом? Общение с ним будет радостным и улучшит вам настроение, поэтому после этих встреч, когда вы будете на волне положительных эмоций, запланируйте дела, требующие креативности и умения находить решения.

Практикуйте стратегическую слабость

До сих пор я убеждал вас создавать условия для двух суперэффективных часов, предназначенных для самой важной работы, и отводить прочее время на все остальное. Однако бывают дни, когда мы сознательно избегаем запланированных задач. Порой полезнее отказаться от некоторых дел, чтобы быть готовыми к более важным задачам. Лучше посвятить два суперэффективных часа тому, что имеет наибольший потенциал для бизнеса или перспективно для вашей карьеры, чем из-за выполнения мелких запланированных дел не иметь ни одного суперэффективного часа.

На мой взгляд, главная трудность здесь заключается вот в чем. Дела, которые мы планируем, включаются в ежедневный список дел не без оснований, и часто не нам одним нужно, чтобы они были выполнены. Будучи людьми внимательными и ответственными, мы стараемся не подвести других и заодно продемонстрировать им свою компетентность. Самое трудное в таких случаях – не определение приоритетов и понимание важности дел. Сколько ни расставляй приоритеты, всегда есть серьезные доводы в пользу того, чтобы постараться выполнить все задачи сразу. И невыполнение каждого из них чревато последствиями. Однако порой лучше проиграть сражение ради того, чтобы выиграть войну.

Однажды, беседуя с начинающим и перспективным – сейчас уже очень успешным – руководителем компании, я в шутку назвал такой подход «стратегической слабостью», пытаясь выразить знакомое нам обоим чувство бессилия, возникающее при отказе от некоторых дел. Поначалу мы посмеялись, но такая формулировка дала моему знакомому ощущение свободы – ведь теперь отказ от выполнения некоторых дел перестает быть дилеммой и становится стратегическим решением. Вопрос здесь не только в необходимости расстановки приоритетов: такой подход побуждает делать выбор, которого большинство предпочло бы избежать и который мы сами предпочли бы не делать.

Возможно, «слабость» – слово слишком сильное, однако я его использую, поскольку, решившись выпустить из рук какое-либо дело, мы зачастую считаем себя (или думаем, что окружающие сочтут нас) некомпетентными. Использование принципа «стратегической слабости» в чем-то ограничивает нас, особенно поначалу. Однако мы должны исходить из того количества ресурсов мозга, которым располагаем.

Определите для себя моменты наибольшей продуктивности и пожертвуйте ради них всем остальным. Чтобы иметь в своем распоряжении нужное количество умственной энергии, лучше безупречно сделать несколько самых важных дел, чем переделать все на среднем уровне.

В списке ваших дел всегда есть пункты, которые вам безоговорочно хочется сделать в лучшем виде. И всегда есть дела, которые вы делаете по обязанности, из страха перед возможными неприятностями или по каким-то другим причинам – но не потому, что лично для вас эти дела имеют высокоприоритетны. Не стремитесь выполнять их все. Попытка переделать все дела истощит ресурсы мозга и не оставит сил на выполнение самых важных задач. Более того, на вас начнут сваливать такие дела, образуется порочный круг, поскольку вам будет все труднее отказываться от подобных просьб в будущем.

Можно целый день работать с половинной отдачей – отвечать на письма, обсуждать текущие события, сидеть на всех совещаниях, готовить презентации и т. д., – а можно в важный для вас день игнорировать что-то из этого перечня и добиться полной отдачи в деле, наиболее для вас значимом. Мой опыт показывает, что стоит только человеку на собственном примере увидеть пользу от такого способа приберегать нужные силы для нужного дела – и в будущем аналогичные решения даются ему намного проще.

Выбрать момент наибольшей работоспособности – почти как сделать ставку в игре, и такой выбор – самое сложное из всего описанного в этой книге. Однако дело того стоит, поскольку запас умственных сил, прибереженных для конкретной задачи, и составляет разницу между суперпродуктивностью и недельной рутинной работой.

Добивайтесь максимальной эффективности

Давайте вернемся к Тому и его презентации, проследим его день с самого начала и посмотрим, как можно было лучше спланировать дела, учитывая утомление мозга и влияние эмоций на продуктивность.

Вчера вечером после необычайного оживления по поводу блестящей идеи Том наконец уснул. Сегодня в офисе он решает посмотреть почту, которую не проверял со вчерашнего дня: нужно убедиться, что он не пропустил важных известий. При этом он понимает, что не выспался и голова его не так свежа, как хотелось бы, а отвечать на письма – значит постоянно делать выбор и принимать мелкие решения, которые могут истощить и без того не очень отдохнувший мозг.

Том решает выделить полчаса на поиск писем, требующих срочного ответа, он даже ставит себе таймер. Наверняка в почте будет хоть одно письмо, способное сбить его эмоциональный настрой: то ли промелькнет что-то, требующее экстренной реакции, то ли напишет кто-то неприятный, и вызванные такими письмами эмоции тоже повлияют на успех презентации. Через полчаса Том останавливается. Искушение продолжать отвечать на письма очень велико, ведь даже за эти полчаса гора писем успела нарасти. Однако Том напоминает себе, что ему нужно сохранить силы для главной задачи сегодняшнего дня – подготовки к выступлению.