Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы - Джош Дэвис

Встав из-за компьютера, Том понимает, что уже утомлен и ему нужно взбодрить мозг. Сделав несколько глубоких вдохов, он отправляется за кофе в любимый магазин в двух шагах от офиса. Всего пять-десять минут отсутствия на рабочем месте, а движение и перемена обстановки сделали свое дело: теперь Том в наилучшей форме, необходимой для часа суперэффективности. Он садится за компьютер и сразу же – не заглядывая в новости и прочее – начинает пересматривать вчерашние идеи. Лучшие он отбирает для презентации и затем придумывает креативный ход, которым можно связать воедино все пункты будущего (и, как он уже чувствует, очень убедительного) выступления.

В обычный день Тому как директору по маркетингу приходится проявлять разнообразные навыки и умения: он должен принимать креативные решения (например, готовить новое коммерческое предложение), управлять эмоциями (например, оставаться спокойным, получая или объявляя неприятную информацию), анализировать данные (например, уменьшение бюджета и потенциальные последствия этого для команды). Только Том знает, какие из этих занятий придают ему сил, какие утомляют, а какие могут повлечь за собой эмоциональную реакцию. И только Том знает, какие из этих занятий важны для него самого, а какими он занимается только в силу обязанностей.

Как и Том, мы можем выделить для себя приоритеты и ситуации, вызывающие у нас серьезный эмоциональный отклик. Пришло время применить эту информацию по назначению. Это знание – вместе с пониманием того, что утомляет наш ум и каким образом эмоции нам помогают или вредят, – ключ к нашей суперэффективности в течение двух часов.

В следующий раз, когда возникнет поворотный момент выбора новой задачи, вспомните: чем вы только что занимались, утомлен ли ваш мозг принятием многочисленных решений, как вы себя чувствуете и как все это может повлиять на выполнение следующей задачи? А когда будете планировать свое расписание, обратите внимание на то, чем вы намерены заниматься непосредственно до и после самой важной для вас задачи. Не поставили ли вы ее на период, когда мозг будет утомлен? Или наоборот, спланировали время так, чтобы задача оказалась успешно решена? Если вам нужно освободить часть умственной энергии для важного дела, решите вопрос стратегически – откажитесь от более мелких занятий.

Распределение умственных сил позволяет применять научно-обоснованный подход к планированию дел и добиваться максимальной результативности в намеченное вами время.

Стратегия 3

Не боритесь со своим вниманием

Теперь вы можете распознавать поворотные моменты для принятия решений – и это отлично! Вы понимаете, что правильный выбор очередной задачи, основанный на знании о запасах умственных и эмоциональных сил, – важная веха на пути к периоду суперэффективности. Следующий этап – сделать этот период как можно более действенным. Иными словами, теперь вам нужно сосредоточиться на более продолжительном отрезке времени.

Сохранять сосредоточенность и не отвлекаться на помехи не так уж легко. Давайте представим себе типичный рабочий день и попробуем выявить некоторые стандартные проблемы.

Аманда – веб-дизайнер. К десяти утра она совершенно выбита из колеи: все утро мучительно выписывала счета-фактуры заказчикам, в том числе одному крупному клиенту, задерживающему платеж. Она раздражена тем, что потратила два часа на бумажную волокиту, и пытается вновь сосредоточиться на главной задаче дня – проектной документации для трех разных фирм, которую она обещала отправить.

Взглянув на часы, Аманда обнаруживает, что по крайней мере одну отправку придется отложить, поскольку на все три не хватит времени. На каких двух сосредоточиться и какую отложить? Злясь на себя за то, что не сделала сегодня ничего полезного, Аманда наобум, не думая, выбирает один проект: она уже делала какие-то наброски, так почему бы не начать именно с него?

Однако она никак не может унять раздражение из-за счетов-фактур (которые она терпеть не может) и злости на клиента, задерживающего платеж. Не в состоянии отделаться от этих мыслей, она несколько раз пытается перечитывать записи и каждый раз, дочитав до конца, обнаруживает, что не помнит прочитанного. Она клянется себе не отвлекаться.

Несмотря на неудачное начало дня, через десять или пятнадцать минут Аманда входит в нужный ритм, и работа начинает ладиться. Затем неподалеку проезжает машина скорой помощи с включенной сиреной, и рабочий транс прерывается. Мысли переключаются на соседнюю больницу, где Аманде в прошлом году лечили сломанную ногу, затем она вспоминает, как сотни раз карабкалась по офисным ступеням в гипсе, и радуется, что все позади. Дальше мысли переходят на мать – она сейчас с трудом ходит, а Аманде так не хочется испытать то же в старости. Надо бы заняться спортом или йогой… Но где же взять на это время, когда столько проектов ждут ее внимания?

«Аманда, прекрати! – бранит она сама себя. – Что с тобой? Сосредоточься!»

Через десять минут она начинает углубляться в проект, однако еще через пять минут в ее кабинет входит коллега с «маленьким вопросиком». «Вопросик», конечно же, оказывается не таким маленьким: и все время, пока коллега стоит рядом с ее столом и повествует о своей проблеме (а это выливается в добрые двадцать минут), у Аманды то и дело желчь подкатывает к горлу – ведь столько драгоценного времени теряется впустую.

Весь остаток дня она пытается сосредоточиться. И когда ее отвлекает очередное оповещение о новом письме (которое она немедленно открывает) или телефонный звонок (на который она немедленно отвечает) или когда она раз-другой заглядывает на любимый сайт светских сплетен, Аманда каждый раз укоряет себя и приказывает себе не отвлекаться от работы, пока проект не будет закончен. Однако к концу дня она успевает закончить лишь один из трех пакетов проектной документации, и еще часть драгоценного времени уходит на телефонные разговоры с двумя клиентами, чья документация не готова: Аманда пытается объяснить им ситуацию и выиграть время.

Аманда – талантливый дизайнер и хорошо знает свое дело, однако ей кажется, что ей катастрофически не удается вывести дело на правильный уровень. Как было бы замечательно, если бы количество заказов позволяло ей нанять помощника, на которого можно было взвалить административные обязанности вроде оформления счетов-фактур! Аманда убеждена, что ей не хватает самодисциплины отказаться от отвлекающих факторов, вынуждающих ее терять время, а иначе она могла бы работать не отвлекаясь. Она постоянно требует от себя большей силы воли, которая позволила бы лучше сосредоточиться на делах, однако за многие годы эти призывы к самой себе так и не помогли.

Как мы увидим, не помогли по вполне понятным причинам. И если сила воли не помогает сосредоточиться, то что же может нам помочь?

СПОСОБНОСТЬ НЕ ОТВЛЕКАТЬСЯ от выполняемого дела – ключевая составляющая успеха, однако сосредоточиться, то есть сохранять внимание и не реагировать на помехи, для нас невероятно трудно. Так происходит потому, что в наш мозг изначально заложена функция реагировать на сторонние раздражители. А сейчас наше рабочее место как никогда полно сторонних раздражителей: общее рабочее пространство, совещания, компьютеры, смартфоны, планшеты, электронная почта с бесчисленными письмами, Интернет и доступ к средствам массовой информации в мобильных приложениях – все стремится отвлечь наше внимание.

Чтобы не отвлекаться, нам нужно усовершенствовать два навыка. Первый очевиден – умение избавиться от помех. Знание природы внимания поможет нам отнестись к этому пункту серьезнее. Второй навык довольно парадоксален. Из всех советов, предлагаемых в этой книге, он больше всех способен поставить в тупик: мы должны позволить мыслям отвлекаться. Да-да, именно: не зацикливайтесь на сохранении внимания.

Прежде чем мы перейдем к способам, которыми этого можно добиться, давайте сначала опровергнем гипотезу о том, что для сосредоточения требуется сила воли.

Миф об устойчивом внимании

Если вы с трудом сохраняете внимание надолго – вы не одиноки. В действительности наш мозг не приспособлен бесконечно фокусироваться на одном и том же, он был создан для того, чтобы быстро переключаться между различными объектами внимания. Почему? С эволюционной точки зрения, если бы дела обстояли иначе, мы вряд ли выжили бы. Отслеживание приближающихся людей, животных, каких-то летящих объектов и тому подобного – простейшая стратегия выживания. Сосредоточенность на чем-то одном при игнорировании потенциальных опасностей делала бы нас уязвимыми.