Организуй себя - Джон Каунт

20. Я не уверен, достаточное ли количество поручений я даю своим подчиненным.

21. Коллеги «бомбардируют» меня информацией, которая мне не нужна.

22. Помехи в работе вызывают у меня сильное чувство досады.

23. Я слишком часто принимаюсь за ту работу, от которой должен был бы отказаться.

24. Мой офис расположен не слишком удачно для постановки качественной организационной работы.

25. В моем офисе кипы бумаг; рабочий стол находится в полном беспорядке; секретер и ящики стола забиты до отказа.

26. Я много времени провожу в поисках тех или иных вещей.

27. Мои компьютерные файлы находятся в полном беспорядке.

28. Я беспокоюсь, что в недостаточной мере использую какую-либо современную технологию для организации работы.

29. Я использую Интернет не так эффективно, как хотелось бы.

30. Мне хотелось бы быть более организованным, находясь вне офиса.

Данная книга предназначена не для какой-то конкретной профессиональной группы или представителей менеджмента. Напряжение, существующее на современных рабочих местах, достаточно универсально, а поэтому шаги, предпринимаемые для повышения степени личной организованности, представляются нам практически одинаковыми, независимо от занимаемого вами положения в организации, на которую вы работаете. Конечно же, здесь будут наблюдаться различия в объеме поддержки, на которую вы можете рассчитывать со стороны руководства, а также в количестве персонала, находящегося в вашем распоряжении. Однако независимо от того, являетесь ли вы всего лишь кандидатом на определенную должность или честолюбцем, стремящимся к карьере, недавно назначенным супервизором или доказавшим свою состоятельность менеджером; работаете ли вы в частном или государственном предприятии, или вы работаете исключительно на себя, в любом случае эта книга — для вас. Разделы, которые посвящены различным аспектам новых технологий, предполагают, что большинство читателей хотя бы ограниченно, отрывочно знакомо с компьютерной техникой. Там же, где речь идет о специальной технике, я использовал в качестве примеров наиболее популярные, на момент написания работы, приложения. В особенности, это касается таких операционных систем, как: «Windows 95/98», «Microsoft Internet Explorer» и программного обеспечения электронной почты «Outlook Express». Пользователям других приложений и операционных систем, возможно, предстоит просмотреть литературу по программному обеспечению или соответствующий файл справочника.

1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ

Когда вы каждый день подвергаетесь «бомбардировке» многообразными задачами и проблемами других людей, когда вы досадуете на нарушения и беспорядки, от которых у вас, буквально, глаза лезут из орбит, вам следует научиться держать правильный курс. Это не сложно. Надо только понять, как вычленять главное из второстепенного. Первый шаг на пути к самоорганизации происходит не в папке входящих документов, картотеке или на вашем компьютере, он происходит в вашей голове. Если вы хотите взять в свои руки управление вашей профессиональной деятельностью и начать какие-то изменения, то сначала вам следует убедиться в том, достаточно ли четко вы представляете себе свою роль в трудовом процессе и его основные цели.

Четкое понимание своей роли

В быстроизменяющейся производственной среде это может оказаться не таким уж простым делом. По всей вероятности, у вас имеется должностная инструкция, которую сразу же по получении теперешней должности вы куда-то засунули и благополучно забыли. Просматривали ли вы ее в последнее время, и, если да, дала ли она вам хоть что-нибудь? К сожалению, должностные инструкции зачастую написаны очень туман но, кроме того, для них характерна тенденция к быстрой потере актуальности в связи с изменением профессиональных ролей в соответствии с новыми потребностями организации.

Если у вас такой инструкции нет или же она бесполезна, можете ли вы, по возможности коротко, обобщить, в чем заключается ваша работа, то есть ваша основная функция в организации, на которую вы работаете? Имеется ли у вас тот набор основных целей, которым определяется направление вашей деятельности и измеряется интенсивность вашего труда? В идеальном случае такие цели должны быть твердо прописаны в уставе вашей организации. Эффективной организацией будет та, которая ставит перед своим персоналом ясные корпоративные цели и спускает их сверху донизу, начиная от ведомственных планов и кончая индивидуальными целями, согласованными вами с вашим начальником. Этот идеал иллюзорен. Но если вы сможете ответить на нижеследующие вопросы, у вас есть все шансы для приличного старта в деле самоорганизации:

· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами организацией, на которую вы работаете?

· Согласуются ли они логически с целями того подразделения организации, в котором работаете вы?

· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами вашим начальником?

· Способны ли вы установить для себя приоритеты в работе на следующие 3 месяца, полгода, год, учитывая все вышесказанное?

Обычно существует целый ряд причин, по которым вам не ответить на все эти вопросы положительно. Организация, на которую вы работаете, может заблуждаться в отношении своих целей и направления. По своей природе она может неодобрительно относиться к открытой коммуникации с персоналом, или же она может находиться в стадии реорганизации со всеми вытекающими отсюда проблемами, к которым, главным образом, относятся неопределенность организационного статуса и конфликты в определении роли организации и ее приоритетов. Вашим начальником может оказаться человек, чьи сильные стороны не включают в себя способность четко ставить вам задачи и при этом учитывать ваше мнение или, что еще хуже, вы можете находиться в подчинении сразу у нескольких человек, каждый из которых имеет собственные представления о приоритетных направлениях деятельности организации.

Вполне возможно, что в конце дня вам придется с большим напряжением «подчищать хвосты» за нерадивыми служащими. Если вы не уверены в правильности вашего понимания целей деятельности фирмы или ее отдельного подразделения, следует обратиться за разъяснениями к своему начальнику или же приняться за изучение официальных документов, например, годового отчета, чтобы добиться четкого понимания стоящих перед вами задач. Если ваш начальник не очень силен в деле постановки задач и их согласовании с вами, нужно самому продумать весь ряд стоящих перед вами задач, а затем обратиться к начальнику с тем, чтобы он их утвердил или внес коррективы. Даже если вы понимаете, что наверху царит неразбериха, воздержитесь от демонстративного следования своему пониманию решения стоящих перед организацией проблем. Возможно, иногда вам придется формулировать стоящие перед вами задачи и приоритетные направления самостоятельно, но имейте в виду, нужно обязательно поделиться своими умозаключениями с начальником и получить у него одобрение на их осуществление.

Что касается личной организованности, то здесь важно мыслить перспективно и не замыкаться только на своей роли в деятельности организации. Возможно, вам захочется поставить перед собой задачи в плане вашего персонального и карьерного роста или вашей жизни вне работы. Например, вы можете решить, что одна яз основных целей вашего стремления к большей самоорганизации заключается в том, чтобы избавиться от привычки брать работу на дом на выходные, потому что таким образом вы сможете высвободить больше времени для общения с семьей, занятий спортом, каким-либо новым хобби или для вылазок на природу.

Постановка целей

Хотите ли вы участвовать в постановке общих целей, соответствующих вашей роли в общем деле, — не важно. В любом случае вам придется ставить себе цели, способствующие осуществлению вами более детального планирования и организации. Вам придется разбивать общие цели на более мелкие и определять цели для осуществления вашего проекта. Возможно, кто-то еще будет работать на вас, так что вам следует подумать о том, чтобы сначала сформулировать, а затем и согласовать с подчиненными эти цели. К сожалению, постановка задач часто сопровождается использованием определенного количества жаргонных слов и выражений, а также профессиональных секретов, что может отпугнуть непосвященных. Но особо не беспокойтесь, здесь вам вряд ли придется столкнуться с непреодолимыми препятствиями. Цель — это просто инструмент, основное назначение которого заключается в придании нечетко оформившейся проблеме совершенно ясной формулировки, что позволит вам с толком ею заняться. Как и любой инструмент, она требует определенных навыков и умений. Она должна иметь для вас и для всех, кого это касается, определенный смысл и быть четкой и ясной, но нельзя переусердствовать в погоне за избыточной четкостью. Цель, страдающая некоторой неопределенностью, лучше, чем вообще отсутствие цели. Особенно это касается тех случаев, когда вы их устанавливаете для себя, а не для других. Вы знаете, что именно вы подразумевали, но другие, возможно, не знают. Воздерживайтесь также от постановки избыточного количества целей. Чем их больше стоит перед вами, тем труднее вам будет сосредоточить внимание на том, что должно быть сделано. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, нацеленными на результат и связанными по времени.