Секреты приложений Google - Денис Балуев

Перейдем на закладку «Расширенные права». Важный параметр там – «Разрешить редакторам приглашать других пользователей для просмотра или редактирования». Если флажок напротив опции установлен, то все соавторы, имеющие доступ к редактированию, получат доступ и к опции «Совместный доступ – Открыть доступ другим пользователям» и смогут, таким образом, выдавать права на работу с таблицей уже без нашего участия. Данная опция включена по умолчанию, поэтому не забудьте отменить ее, если не хотите, чтобы одним прекрасным днем таблицу начали просматривать или редактировать совершенно не знакомые лично вам люди.

Наконец все настройки произведены, а участники добавлены. Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть» и ждем появления соавторов и читателей. Об их приходе известит всплывающее окошко в правом нижнем углу экрана (рис. 3.44).

Рисунок 3.44. Доступ открыт. Можно работать

После этого о совместной работе и количестве соавторов будет извещать информационная полоска справа от главного меню. Если щелкнуть по ней, то откроется окошко чата, где все участники могут обсуждать подробности работы. Обратите внимание на цветовую легенду активных пользователей в чате. Она не даст вам перепутать, кто в тот или иной момент работает над определенным участком таблицы. Ведь ячейка в этот момент будет выкрашена в «фирменный цвет» соавтора! Если цветовых обозначений станет недостаточно, то понять, кто же именно редактирует определенную ячейку, можно будет по всплывающей подсказке (рис. 3.45).

Рисунок 3.45. В ходе работы можно активно общаться, помогая друг другу советом или незло подтрунивая

Давая доступ к работе над таблицей, вы как владелец наверняка хотите оставаться в курсе того, что в ней происходит. Вам нужно знать, кто работает над тем или иным элементом таблицы, кто выдает права доступа пользователям. Вы, наконец, хотите знать, сколько людей сегодня заполнили форму важного опроса! Конечно, все проверки и подсчеты можно выполнять и вручную – например, сравнивать версии таблицы между собой (о версиях – буквально через несколько страниц), самостоятельно контролировать список читателей и соавторов… но, как всегда, есть способ лучше. Таблицы Google с помощью команды «Совместный доступ – Настройка правил уведомлений» позволяют быть в курсе событий без каких-либо самостоятельных проверок. В форме уведомлений достаточно выбрать список действий, которые будут вызывать отправку вам на почту сигнального письма.

«На контроль» можно поставить любые изменения, которые произошли в таблице, в содержимом выбранного листа или ячейки, в списке соавторов и в отправке форм. Способов извещения – два: можно как попросить систему отправлять вам весточку «по каждому чиху», так и затребовать ежедневную сводку произошедших изменений (рис. 3.46).

Рисунок 3.46. Настраиваем уведомления при совместной работе. Если правок будет много, удобно выбрать формат ежедневной сводки

Иногда к работе над таблицей хочется привлечь весь мир! Хорошо, хорошо – хотя бы читателей вашего блога или участников почтовой рассылки. При этом совершенно не хочется заниматься настройкой прав и рассылкой приглашений каждому из знакомых для простого и совершенно несекретного проекта. Что, если бы существовала возможность без всяких регистраций и уведомлений пройти по ссылке и начать добавлять в нее все, что пожелает душа? Такая возможность есть. Команда «Добавить в общее – Получить ссылку для совместного доступа» при выборе флажка «Разрешать просмотр всем обладателям ссылки» выдает гиперссылку, пройдя по которой любой пользователь Всемирной сети сможет абсолютно свободно просматривать созданную таблицу. А если включить опцию «Разрешить всем обладателям ссылки редактировать», то таблица превратится в самую настоящую доску для творчества – ведь любой знающий заветный адрес теперь сможет написать в ней все что угодно! Применений подобной удивительной свободе может быть множество – доски объявлений, место общения фанатов рок-группы или проведение конкурсов на лучший детский рисунок. Возможности по совместной работе, не ограниченной рамками регистраций и уровнями доступа, заканчиваются только вместе с нашей фантазией. Давайте проверим, что же это на самом деле такое! Специально для читателей книги я завел отдельную таблицу, где мы с вами сможем общаться на практически любые темы, спорить, рассказывать о своих достижениях и победах. Просто пройдите по ссылке http://b23.ru/z0l и начните творить. Кстати, эта опция совсем недавно стала доступна и для Документов с Презентациями.

Публикация на «раз-два-три»

Если у вас есть веб-сайт, то содержимое таблицы очень просто опубликовать на нем. Это может быть прайс-лист телекоммуникационного оборудования, список ваших любимых фильмов, набор подарков, которые вы хотели бы получить на день рождения… что угодно! Делается это с помощью трех… нет – четырех простых действий. Считайте вместе со мной. Действие первое: выберите пункт «Совместный доступ – Опубликовать как веб-страницу». Действие второе: в появившемся окне выберите листы для публикации и нажмите кнопку «Начать публикацию». Третье – выберите вид получаемой ссылки (самый простой способ здесь – «HTML для встраивания в страницу»), нужный лист и диапазон ячеек вывода (допустим, вы не хотите отображать данные дальше колонки D и ниже 20-й строки – тогда введите диапазон A1:D20). Четвертое, последнее действие: скопируйте выданный HTML-код на свой веб-сайт (рис. 3.47).

Рисунок 3.47. Публикация таблиц в Интернете

Версии

Как и в Документах Google, Таблицы умеют работать с версиями. Для сравнения нескольких вариантов таблицы выберите пункт «Файл – Хронология изменений». По сравнению с Документами этот механизм устроен гораздо проще: он позволяет лишь просматривать версии таблиц и перемещаться по ним с помощью кнопок «Старые», «Новые», а также выпадающего списка с датами изменения таблицы. Подсветка оранжевым того или иного ее участка говорит о тех изменениях, которые были сделаны в ней по сравнению с предыдущей версией. Да, пока механизм версий таблиц нельзя назвать совершенным – очень не хватает возможностей сравнения вариантов между собой. Однако главная польза от хронологии изменений все же осталась – вы всегда можете вернуться к нужной копии с помощью заветной кнопки «Вернуться к этому изменению». Ну а если после проверки вы все же решили остановиться на последнем варианте, то кнопка «Вернуться к редактированию» позволит продолжить работу в привычном интерфейсе (рис. 3.48).

Рисунок 3.48. Со временем версий таблицы может накопиться очень много

Печать

С печатью таблиц лично у меня всегда были гигантские проблемы. Нет, не с Таблицами Google – по правде сказать, я не очень часто их распечатываю, поскольку бо́льшую часть использую непосредственно в Сети. Просто во время печати электронных таблиц я часто забываю о правильной ориентации листа, последняя колонка так и норовит распечататься на отдельной странице, не попадая в общую область… Знакомые проблемы? Что тут скажешь – конечно, Таблицы Google не смогут решить их до конца. Но уж по крайней мере сэкономить бумагу, впустую потраченную на печать «рассыпавшейся» таблицы, они помогут. Дело в том, что при печати система формирует файл формата PDF, который автоматически загружается на ваш локальный компьютер. Просмотреть его перед финальной отправкой на принтер – дело десяти секунд, а сэкономить подобная проверка поможет не только минуты, но и пачки бумаги. Выберите пункт «Файл – Печать» или щелкните по иконке принтера на панели инструментов – благо она там стоит самая первая (рис. 3.49).

Рисунок 3.49. Что будем печатать – альбом или книгу?

В появившемся окне настройте вывод текущего или всех листов. Параметр «Размер страницы» дает выбор из двух вариантов – «По ширине» или «Фактический». Первый вариант означает, что если при выбранных вами размере и ориентации бумаги те или иные колонки не попадают на одну страницу со своими соседками, то система уменьшит масштаб так, чтобы не потерять структуру документа. Выбор второго варианта заставит систему просто напечатать такие колонки на отдельном листе. Отсюда совет: оставляйте предложенный по умолчанию вариант печати «По ширине» – как правило, он дает гораздо лучший вид напечатанной таблицы. Но если колонок в ней слишком много, а бумажная версия становится нечитаемой из-за микроскопических букв, то ничего, кроме второго варианта, не остается (рис. 3.50).

Рисунок 3.50. Два варианта печати одной и той же таблицы. Замечаете разницу?

Последние две опции позволяют выбрать ориентацию бумаги – книжную или альбомную, а также ее размер. Доступны принятые в Европе форматы Letter, Legal и родной нам A4. Для тех, кому в дальнейшем понадобится распечатать файл в формате A3, А5 и далее, можно посоветовать настроить параметры печати непосредственно из своей программы для просмотра pdf-файлов.