Протокол и этикет дипломатического и делового общения - Эдуард Кузьмин

Незамедлительное подтверждение получения Вами письма, дающее нам знать о Вашем решении, было бы взаимно полезно. (Болван! Что вы хотите сказать этим „незамедлительно“? Или вы не знаете, что я занят так же, как и вы, что люблю, наконец, подумать, прежде чем отвечать. И если уж говорить на эту тему, то кто дал вам право по-барски указывать мне, что делать? Вы говорите, что это будет „взаимно полезно“. Наконец-то вы соблаговолили вспомнить и о моей пользе. Но в чем будет заключаться для меня эта польза, вы ничего конкретного не сказали)…

P.S. Возможно, для Вас представит интерес прилагаемая перепечатка из „Блэнквиль джорнэл“ и Вы захотите включить ее в передачу Вашей радиостанции. (Только в самом конце, в постскриптуме вы упоминаете о чем-то, что может помочь мне в решении одной из моих проблем. Почему же вам было не начать с этого? Теперь в этом уже нет никакого прока. У работника рекламы, который способен сочинять такую чушь, что-нибудь, наверное, не в порядке с продолговатым мозгом. Вам абсолютно ни к чему письмо, „дающее нам знать о Вашем решении“. Все, что вам нужно — это кварта йоду для вашей воспаленной щитовидной железы.).

Итак, делает саркастический вывод Карнеги, если человек, посвятивший свою жизнь делу рекламы и признанный специалистом в искусстве убеждения людей покупать, мог написать подобное письмо, то что можно ожидать от мясника, пекаря или изготовителя обойных гвоздей?».

Вместе с тем, придавая исключительно большое значение деловой переписке, Карнеги посчитал необходимым включить в свою книгу-наставление специальный раздел, которому дал говорящий сам за себя заголовок «Чудодейственные письма». Приведем один из образцов, способных, по словам автора, доставить удовольствие адресату тем, что в нем содержится просьба сделать автору письма одолжение. «Одолжение» — слово, как считает Карнеги, вызывающее у адресата чувство своей значительности. И вновь его комментарии к письму в скобках:

«Мистеру Джону Бланку.

Блэнквиль, Индиана.

Глубокоуважаемый мистер Блэнк!

Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения? (Представьте себе торговца строительными материалами в Аризоне, получившего письмо от администратора фирмы „Джонс-Менвилл“. В первой же строчке письма этот высокооплачиваемый администратор из Нью-Йорка просит помочь ему выйти из затруднительного положения. Я могу представить, как торговец из Аризоны говорит себе что-нибудь в таком роде: „Что ж, если этот тип из Нью-Йорка попал в беду, он, конечно, обратился по адресу. Я всегда стараюсь быть великодушным и помогать людям. Посмотрим, что там с ним случилось!).

В прошлом году мне удалось убедить нашу фирму выпустить за свой счет подробный прейскурант с перечнем товаров, которые она может предложить в течение года. Для того чтобы увеличить сбыт, наши торговцы нуждаются, в первую очередь, в таком прейскуранте. (Торговец в Аризоне, вероятно, скажет: „Конечно, пусть выпускают за свой счет. Им достанется почти вся прибыль. Они делают миллионы, а я с трудом могу наскрести на квартирную плату… Ну, посмотрим, что ему надо?“)…

Мы сейчас выпускаем в свет новый прейскурант… Но сегодня, заслушав мой отчет о прошлогоднем прейскуранте, наш президент спросил, проследил ли я, сколько сделок заключено благодаря этому прейскуранту. Естественно, чтобы ответить ему, я вынужден обратиться к Вам за помощью. (Это неплохая фраза: „Чтобы ответить ему, я должен обратиться к Вам за помощью.“ Большой делец из Нью-Йорка говорит правду и искренне признается торговцу из Аризоны. Заметьте, что автор письма не тратит зря времени на расспросы о том, насколько значителен торговец, которому он пишет. Напротив, он сразу показывает, как ему важна помощь торговца. Естественно, торговцу из Аризоны, как всякому человеку, нравится такой разговор).

Мне бы хотелось, чтобы Вы: 1) написали на прилагаемой открытке, сколько Вам удалось заключить сделок при помощи прошлогоднего прейскуранта и 2) сообщили, по возможности точно в долларах и центах, на какую сумму эти сделки были заключены. Буду Вам очень благодарен и высоко оценю Вашу любезность за представление мне этой информации…“

(Заметьте, как и в последней фразе, он шепотом произносит „я“ и во весь голос кричит „Вы“. Заметьте, как он не скупится на добрые „очень благодарен“, „высоко ценю“, „Ваша любезность“). Простое письмо, не правда ли? Но оно творит чудеса, заключает Карнеги, благодаря просьбе об одолжении — одолжении, дающем тому, кого о нем просят, возможность почувствовать свою значительность» (Карнеги Д. Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей. Киев: «Наукова думка», 1989, с. 25, 40–42, 187–188).

Итак, ведя деловую переписку, необходимо исходить из того, что содержание письма должно быть ясным и недвусмысленным («прозрачным»). Недопустимо исходить из того, что вы умнее, способнее своего партнера, «крепче стоите на ногах», а тем более стремиться продемонстрировать это. Не приветствуются избыточная информация, сложные грамматические конструкции, замысловатые выражения, похвальба. Не должна смущать тавтология, повторение одних и тех же слов, не поддающихся замене синонимами без ущерба для смысла. Следует исходить из того, что письмо будет читать не литературовед, а такой же деловой, достаточно занятый человек, который стремится скорей ухватить суть проблемы, и ему просто не до ваших писательских способностей.

Коммерческому письму как разновидности деловой переписки в большей мере присущи устоявшиеся достаточно архаичные языковые клише, своеобразный деловой канцелярит. В то же время в последние годы традиционная суховатость «разбавляется» доверительным характером изложения, обычными разговорными формулами, яркими образными выражениями; не редкость — сленг. В коммерческой корреспонденции особенно важное значение придается убедительности изложения, стремлению заинтересовать клиента любой ценой, не оставить его безразличным, равнодушным. В ход идут в таких случаях интересные цитаты, шутки, уместный анекдот и т. п.

§ 24. Структура и оформление деловой корреспонденции

В предыдущем параграфе было показано значение смысловой части любого вида официальной деловой корреспонденции. Не менее важны и содержание, существо любого частного письма, ибо для переписки в такой же мере верен принцип «встречают по одежке», как и для личного общения. Знакомясь с письмом даже неизвестно-го человека, вы невольно формируете для себя его образ, составляете достаточно четкое представление об интеллекте, уровне образования и культуры, организованности. Вместе с тем и сама «одежка» (обилие опечаток или отсутствие таковых, расположение текста, качество бумаги, используемые формулы вежливости и др.) поможет утвердиться во мнении об отправителе письма. Наличие надлежащей, привычной для большинства деловых людей «светской формалистики», несомненно, сослужит добрую службу, произведет благоприятное впечатление, поможет открыть нужную дверь. Равенство, уважение и корректность — вот, пожалуй, «три кита», на которых должны строиться отношения между отправителем и получателем деловой корреспонденции.

Родиной этикета составления делового письма, прочно вошедшего в современное международное общение, принято считать Англию. Сложившись полтора века назад, формальные правила переписки, внешняя атрибутика корреспонденции практически остались неизменными.

В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит, как правило, следующим образом:

Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.

Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило, в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.

Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма.

Обращение включает в себя имя, иногда фамилию со словами «Уважаемый господин» или указание официального поста или принятого титула («Уважаемый господин Президент», «Ваше Превосходительство» и др.). Оно располагается немного отступив вниз от адреса получателя и начинается, как правило, на той же вертикали, что и текст письма. В отличие от принятого в русском языке восклицательного знака, после обращения при написании на иностранных языках принято ставить запятую или двоеточие.

Текст письма всегда начинается с красной строки и с заглавной буквы (несмотря на то, что следует после запятой или двоеточия).

Комплимент (заключительная формула вежливости), завершающий письмо, выбирается с учетом адресата и характера переписки. Примеры: «Примите, господин Президент (воспроизводится чаще всего титул, содержащийся в обращении) уверения в моем весьма высоком уважении», «искренне Ваш», «Ваш» и др.