Микроменеджмент - Гарри Чемберс

Совершенно очевидно, что Шон не желал слушать мнения окружающих. Он всегда отказывался от сотрудничества с Кайей и ее коллегами, всегда отвергал их предложения как нереальные. Теперь он захотел, чтобы Кайа смотрела на вещи его глазами. Представьте себе ее недовольство и возмущение.

Шон мог бы вести себя по-другому.

– Выразить свое мнение лично, высказав команде свои соображения. Тогда его мнение было бы учтено, а Кайа, как и предполагалось, могла бы работать независимо.

– Оговорить условия сотрудничества. Он мог бы обсудить с Кайей свои взгляды. Так они смогли бы найти точки соприкосновения и прийти к соглашению. Кроме того, они поняли бы, в чем не согласны друг с другом, и нашли бы способ донести до команды мнение Шона. Он мог бы письменно изложить свою позицию и попросить Кайю передать этот документ членам команды. Возможно, они согласились бы рассмотреть это альтернативное предложение.

В главе 10 мы рассмотрим конкретные стратегии, которые помогают избежать превращения в микроменеджера.

10. Оговариваем условия сотрудничества

Ранее мы говорили о том, как важно выработать четкие условия сотрудничества. В этой главе мы рассмотрим некоторые наиболее удачные способы. Выработать условия сотрудничества – значит вовлечь окружающих в дискуссию о методах работы, о том, как надо действовать. Это значит предоставить людям самостоятельность на их участке работы, дать им право голоса, позволить им самим отвечать за свои действия и рассчитывать только на себя.

Условия сотрудничества могут связывать отдельных людей и коллективы. Они включают в себя способы взаимодействия, повышающие эффективность работы.

Контроль рабочего распорядка

Возможно, вам понадобится повлиять на то, как ваши подчиненные распоряжаются своим рабочим временем. Это необходимо, например, при планировании. Кроме того, иногда приходится отрывать человека от работы, чтобы бросить его в «горячую точку». Как при этом снизить ущерб, наносимый его работе? Для того чтобы избежать микроменеджмента при планировании чьего-то рабочего распорядка, воспользуйтесь следующими стратегиями.

Предмет обсуждения

Я должен понимать, как вы распоряжаетесь своим рабочим временем. Мне необходимо знать, как вы распределили свои усилия, и не топчемся ли мы на месте, – это поможет мне в моей работе.

Я не хочу планировать за вас ваше рабочее время, но я должен быть уверен, что оно спланировано вполне разумно.

Переговоры

Давайте подумаем, как я могу отслеживать эффективность вашей работы, не мешая вам при этом.

Давайте вместе подумаем, как я могу вам сообщать о том, что вы должны более эффективно планировать свое рабочее время?

Как вам было бы удобно сообщать мне о том, что вам требуется моя помощь в планировании рабочего времени.

Как вы могли бы сообщать мне, что я занимаюсь микроменеджментом вашего рабочего времени.

Соглашение

Слушайте, что вам предлагают, выдвигайте свои предложения и приходите к соглашению, которое, с одной стороны, учитывает ваши интересы, а с другой – никому не мешает эффективно работать. Когда соглашение достигнуто, предоставьте друг другу право на ошибку. Заранее оговорите, что делать, когда кто-то из вас нарушит соглашение.

Сообщение

Иногда мне придется отрывать вас от дел, чтобы вы помогли мне в неотложных делах и критических ситуациях. Мне очень важно, чтобы при этом и вы не чувствовали себя ущемленным, и ваша работа не страдала.

Переговоры

Если вы не возражаете, я свяжусь с вами, когда мне понадобится ваша помощь.

Когда вам понадобится моя помощь, дайте мне знать.

Давайте выберем время для знакомства с делами, которые иногда потребуют оторвать вас от работы.

Давайте договоримся: если мне покажется, что вы задерживаете работу, которую я вам поручил, я сообщу вам о своих опасениях.

Дайте мне знать, если я перегружаю вас работой или несправедлив к вам.

Если мои задания сказываются на сроках выполнения вашей работы, сообщите мне об этом.

Соглашение

Выслушивайте предложения, предлагайте свои идеи и вырабатывайте соглашение, которое устраивает и вас, и окружающих. Продолжайте отрабатывать технику ПСД, чтобы ваши сотрудники не оказались перегруженными работой (см. главу 8). Приходите к соглашению. Следуйте ему и договоритесь, что делать, если одна из сторон его нарушает.

Коммуникация

Совещания необходимы для того, чтобы делиться информацией, решать сложные задачи и приходить к единому пониманию происходящего.

Совещания не всегда полезны. Периодически их нужно устраивать, но слишком частые или долгие собрания отнимают наше рабочее время.

Переговоры

Как нам ограничить количество и продолжительность совещаний?

Как сделать совещания более эффективными?

Какие совещания вы считаете ненужными?

Как избежать отклонений от темы?

Если вы считаете совещания ненужными, сообщите мне об этом.

Если вы считаете, что необходимо созвать совещание, скажите мне об этом.

Как избежать присутствия на совещании тех, к кому обсуждаемая на нем тема не имеет отношения?

Соглашение

Слушайте, что вам предлагают, выдвигайте свои предложения и создавайте условия, которые, с одной стороны, учитывают ваши интересы, с другой – никому не мешают эффективно работать. Приходите к соглашению. Следуйте ему и договоритесь, что делать, если одна из сторон его нарушает.

Поступитесь тем, что удобно только вам

То, что в данный момент удобно вам, необязательно удобно окружающим. Возможно, ваше положение и позволяет вам приказывать людям, использовать грубую силу, но учтите – это признак слабости, а не силы. Пожертвуйте своим комфортом ради создания условий, в которых другие смогут работать более продуктивно.

Трезво взгляните на свои минутные порывы. Действительно ли так уж необходимо вмешиваться или отрывать людей от их текущих дел только для того, чтобы немедленно добиться своего? Если да, то готовы ли вы к тому, что в результате они хуже сделают свою собственную работу? Вас ведь учили в школе, что при химической реакции одно вещество возникает, но другое при этом разлагается. Что-то одно вы теряете.

Учитесь уважать чужие привычки, распорядок и взгляды на рабочий процесс. Попробуйте чуть меньше считаться с собой и чуть больше – с другими, и вы увидите, как это повысит их настроение, удовольствие от работы, качество и производительность труда.

Больше ясности, поменьше неразберихи

Четко формулируйте приоритеты, цели и задачи. Люди смогут самостоятельно работать, не нуждаясь в вашей опеке и вмешательстве, если будут ясно представлять себе, что надо делать.

Потрудитесь собрать воедино все свои требования и один раз четко изложить их людям, вместо того чтобы по пять раз на день отрывать человека от работы отдельными указаниями. Проведите краткое совещание и обсудите на нем сразу все предстоящие дела. Да, это все равно не уменьшит нагрузки, зато сократит ваше вмешательство, поэтому вы можете рассчитывать на согласие.

Научите всех элементарным навыкам организации и планирования работы (заодно и сами подучитесь). Тогда вам не придется постоянно планировать за сотрудников их рабочий день, вы будете уверены, что они способны организовать себя.

Обсуждаем методы работы

До какой черты вы готовы допустить подчиненных к обсуждению и принятию решений относительно методов работы? Это проблема многих руководителей. В современной компании люди хотят участвовать в организации труда, хотят, чтобы к их мнению прислушивались. Как менеджер может совместить внимание к мнению сотрудников с требованием строгого соблюдения стандартов, целей и задач, за которые он несет ответственность?

Как менеджеру, руководителю проекта, организатору той или иной формы деятельности, вам чрезвычайно важно донести до сознания людей следующее.

Что мы будем делать.

Зачем мы это делаем.

Когда мы должны это сделать и, возможно, кто будет отвечать за отдельные участки работы (если в процессе участвует не один человек и предполагаются различные виды деятельности).

Где мы будем работать.

Если люди хорошо знают ответы на эти вопросы, а также имеют четкое представление о том, какие средства предоставлены в их распоряжение и каким должен быть результат, вы можете постоянно привлекать их к обсуждению того, каким способом его добиваться. В жестко структурированных организациях методику работы можно спускать сверху; однако и там всегда существует возможность допустить работников к ее обсуждению. Пока человек двигается в нужном направлении, неважно, в каком ряду он едет (лишь бы соблюдал правила дорожного движения).