Как находить два лишних часа каждый день - Джуди Джеймс

• Задайте себе вопрос: как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?

• Прежде всего, поверьте в свои цели. Если вы сами не будете в них уверены, то что уж и говорить о других.

• Составьте два списка: краткосрочных и долгосрочных целей. Внимательно изучите их.

• Поймите, чем «срочное» отличается от «важного». Уделяйте время «важным» заданиям. Если же задание является «срочным», но не «важным», выполните его незамедлительно, но не посвящайте ему много времени.

• После того как вы научитесь определять, какие из заданий можно передавать другим, научитесь давать поручения.

Умение выбирать

Вся ваша программа эффективной организации времени существует благодаря этому простому на первый взгляд навыку. Если распорядок вашего дня складывается стихийно, под воздействием текущих обстоятельств, то он неизбежно превратится в хаос. Действовать в соответствии с возникшими обстоятельствами и делать сознательный выбор это совсем не одно и то же.

Вернемся к содержанию нашей книги. В первой части вы узнали о своей жизни и о том, что в ней является наиболее важным. Теперь мы должны упорядочить ее. Кратко, не более чем в одном предложении, сформулируйте, в чем состоит ваша работа. За что, собственно, вам платят зарплату? Какова цель всей вашей работы? Запишите получившуюся фразу.

Теперь, когда эта короткая, ясная и четкая фраза находится у вас перед глазами, вы должны придать ей официальный статус. Распечатайте ее. Если нужно, заламинируйте. Затем повесьте лист бумаги с надписью там, где вы часто будете обращать на него внимание. Ведь вы очень заняты, и просто необходимо, чтобы что-то постоянно напоминало вам: «Вот твои главные цели». В соответствии с ними выберите задания, которые вы собираетесь выполнять. Напоминайте об этих конечных целях и всем остальным членам вашей команды.

ЕЩЕ ОДИН ВОПРОС, КОТОРЫЙ ВЫ ДОЛЖНЫ ЗАДАВАТЬ СЕБЕ ПОСТОЯННО: «Как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?»

Вы должны будете сообщить о выбранных целях своим коллегам и убедить их в предпочтительности именно этих целей. Однако первый человек, которого вам придется в этом убедить, это вы сами. Вы должны понять, насколько важна работа организатора. Я встречала многих менеджеров, которые отказывались давать поручения, так как считали, что настоящая работа должна состоять в том, чтобы делать, а не организовывать. Они не могли понять всю важность работы менеджера. Когда они уделяли время организаторской деятельности, они чувствовали себя виноватыми, возможно, потому, что не понимали, почему такая деятельность необходима. Они относились к менеджменту как к чему-то приятному, чем хочется заняться тогда, когда нет настоящей работы. Тем не менее менеджмент сам по себе должен стать приоритетным занятием. Представьте себе, что случится, если пилот самолета откажется выбирать и принимать решения. Что если он заметит, что стюард плохо справляется со своими обязанностями и пассажиры не получают заказанных напитков? Что произойдет, если вместо того, чтобы управлять самолетом, он примется помогать стюарду катить его тележку?

Итак, выбирайте, иначе вы будете:

• Постоянно оказываться в ситуации «ямы в песке».

• Постоянно испытывать давление на свою жизнь со стороны других.

• Соглашаться на заведомо невыполнимые сроки выполнения работы.

• Работать все хуже и хуже под постоянным давлением кризисов.

Систематизация целей

Разбейте свои цели и приоритеты на две группы: краткосрочные и долгосрочные. Запишите их в два соответствующих столбика.

Долгосрочные цели

Прежде чем приступить к планированию каждой из них, ответьте на ряд вопросов:

1. Насколько сложно будет достигнуть ее?

2. Что мне потребуется для того, чтобы достигнуть ее?

3. Какие планы я должен буду построить?

4. Какие действия я должен буду предпринять? (Подразделите их на глобальные, то есть заранее спланированные, масштабные действия, например тренинги или исследования, и линейные, то есть менее масштабные, например изучение проспектов фирм, проводящих тренинги, или работа в Интернете.)

5. Чему я должен буду научиться?

6. Чья помощь мне потребуется?

7. Какое душевное состояние будет способствовать эффективности моей работы? Какие эмоции мне потребуется пробудить в себе, а каких избегать?

8. В чем заключаются мотивы моих действий?

9. Что может послужить мне промежуточным мотивом, если на моем пути возникнут препятствия или я потерплю неудачу в достижении краткосрочных целей?

10. Что поможет мне справляться с непредвиденными ситуациями?

Краткосрочные цели

Составьте список дел, которые вам необходимо сделать. Разделите его на три раздела:

1. Цели

2. Задания

3. Действия

Четыре типа планирования

Когда вы начинаете выбирать значительные дела, вы можете также задуматься и над более мелкими занятиями. Любая работа, которая ложится на ваш стол, должна быть рассмотрена сквозь призму ваших конечных целей. Соотнесите ее с вашим личным девизом, то есть напечатанной на листе бумаги фразой, которая напоминает вам, ради чего вы здесь находитесь. Еще раз прочитайте это предложение и затем распределите свои занятия в соответствии с ним. Самый быстрый и лучший способ справляться с заданиями и бумажной работой — разделить их на четыре типа:

1. Срочные и важные

Эти задания и бумажная работа должны стать для вас в высшей степени приоритетными. Они требуют безотлагательного выполнения.

2. Важные, но не срочные

Эти задания также являются приоритетными в высшей степени, однако, в отличие от первых, они не нуждаются в безотлагательном выполнении. Внесите их в свой распорядок дня. Их выполнение ни в коем случае нельзя откладывать, иначе они превратятся в задания первого типа. Определите, что может помешать вам их выполнить.

3. Срочные, но не важные

Задания этого типа не являются для вас приоритетными. Тем не менее, они зачастую привлекают к себе все внимание. В таких ситуациях вам поможет умение давать поручения. Если вы не планировали тратить свое время на данную работу, найдите того, кто планировал это. Если же вы вынуждены выполнять такие задания сами, убедитесь, что сможете сделать это быстро. Отводите минимум времени на «срочные, но не важные» дела. Если в вашем распорядке дня образуется свободный промежуток, не торопитесь заполнить его занятиями этого типа, лучше сохраните окно на случай «срочных и важных» дел. Научитесь отказываться от сверхурочной работы такого типа. Работайте над своим умением проявлять настойчивость.