Как находить два лишних часа каждый день - Джуди Джеймс

• Установите строго фиксированное время начала и окончания собрания.

• Не распускайте собрание раньше заявленного срока окончания, даже если участники хотят разойтись.

• Начинайте собрание вовремя, даже если пока вы единственный, кто присутствует на нем.

• Всегда назначайте председателя собрания.

• Всегда назначайте ведущего протокол собрания.

• Всегда назначайте ответственного за соблюдение регламента.

• Никогда не включайте в программу пункты типа «Прочие вопросы». Вновь возникшие вопросы должны быть включены в программу следующего собрания.

Собрание должно быть кратким

• Проводите каждое собрание в определенном стиле мышления. Некоторые из них могут быть посвящены относительно быстро решаемым, обыкновенным деловым вопросам. В таком случае планирование будущего развития и поиск творческих идей должны быть включены в программу другого собрания. Эти два типа вопросов требуют применения различных стилей мышления, один из которых неизбежно будет подавлять другой.

• Поиском творческих идей лучше всего заниматься самостоятельно. Попросите участников обдумать свои идеи заранее. Собрание же используйте для того, чтобы обсудить их и прийти к коллективному решению.

• Если собрание переходит в скандал, попросите кого-нибудь вновь направить его в положенное русло. Этим человеком отнюдь не обязательно должен быть председатель, не участвующий в собрании, или беспристрастный «третейский судья».

• Напишите конечную цель собрания на большом листе бумаги и прикрепите его к стене. Когда разговор будет отклоняться от темы, обращайте внимание присутствующих на этот плакат.

• Собрания, перерастающие в скандал, отнимают больше всего времени. Объявите участникам, что они могут ставить на повестку дня свою жалобу или проблему только в том случае, если одновременно предлагают и способы ее решения.

Управление собранием

• Следите за тем, чтобы собрание двигалось в запланированном направлении. Избегайте того, что может отвлечь присутствующих от темы или помешать прийти к общему решению. Также постарайтесь, чтобы участники собрания договорились о способах, которыми предполагается претворять в жизнь полученное решение.

• Спросите себя, зачем вы приглашаете на собрание каждого из предполагаемых участников. Не получится ли так, что многие из них познакомятся с вашим проектом уже во время его обсуждения? Готовы ли вы разрешить людям уходить с собрания сразу после того, как вопрос, ради которого они туда пришли, будет обсужден? Что может быть ужаснее, чем присутствовать на собрании, тема которого не имеет никакого отношения к вам и вашей работе!

• Поддерживайте темп собрания, задавая прямые вопросы, когда это необходимо.

• Если ваши собрания часто перерастают в скандал, раздайте каждому из участников по десять цветных фишек. Скажите им, что каждый раз, когда они будут брать слово, им придется расставаться с одной из них. Вместе с фишками кончится и их право выступать. Этот способ заставит любителей поболтать быть более осмотрительными.

• Напомните участникам, что, несмотря на то, что есть место и тема для разговора, цель собрания — достичь соглашения. Скажите, что всякий конфликт только отдаляет достижение этой цели.

Вы участник собрания

• Если вы не председатель, а рядовой участник собрания, то помните, что от вас и таких как вы зависит, насколько успешным окажется собрание.

• Позаботьтесь о том, чтобы ваши выступления были ясными, конкретными, краткими и позитивными.

• Говорите простым языком. Избегайте неуместного формализма и непонятных другим слов.

• Используйте профессиональный жаргон только в том случае, если вы уверены в том, что им владеют все присутствующие.

Вы председатель собрания

• Если вы председатель собрания, убедитесь в том, что темы для обсуждения сформулированы таким образом, что от них нельзя уклониться в сторону. Будьте тверды и настойчивы, обрывая тех, кто переговаривается и шепчется между собой.

• Управляя собранием, пользуйтесь не только словами, но и языком телодвижений.

• Смотрите в глаза каждому из участников, чтобы проверить, в какой степени он понимает, интересуется и соглашается с оратором.

• Перед тем как двинуться дальше, фиксируйте ключевые моменты.

• Ведите протокол собрания. Это поможет прояснить:

Принятые решения.

Согласованные действия (в частном и общем масштабе).

Кто настаивал на принятии тех или иных решений.

Когда они будут выполнены.

• После того как каждый из пунктов программы будет рассмотрен, выберите ответственного за выполнение принятого решения. Убедитесь, что с его кандидатурой согласны все присутствующие. Затем вычеркните этот пункт из списка. Убедитесь, что за выполнение каждого решения несет ответственность один человек.

• Установите сроки выполнения каждого решения.

• В конце собрания обязательно подведите итоги.

• Оцените, насколько эффективным было собрание.

Два типа собраний

Если вы организуете собрание, помните, что очень важно правильно подобрать для него помещение. Большая часть собраний призвана

• предоставлять информацию или

• принимать решения.

Предоставление информации

• Число участвующих в таких собраниях может быть больше, чем в собраниях, имеющих своей целью принятие решений. На них может присутствовать более пятнадцати человек, а вы можете принимать меньше непосредственного участия в проведении собрания.

• Собрания этого типа желательно проводить в клубах, классных комнатах, театрах или помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен демонстрировать свои властные полномочия.

• Особое внимание следует уделить подготовке и планированию собрания.

Принятие решений

• На собрании должно присутствовать не более двенадцати человек.

• Такие собрания лучше проводить в зале заседаний совета директоров или в помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен быть примиряющей стороной или председателем.

• Особое внимание следует уделить открытой дискуссии.

Как прервать выступающего

На каждом собрании приходится сталкиваться с людьми, создающими трудности. Они Губители времени, и с ними необходимо бороться. Вот какими способами они могут препятствовать нормальному ходу собрания:

1. Возвращение к старому

Они хотят вернуться к обсуждению темы прошлого собрания, тем самым не позволяя текущему собранию двигаться вперед по намеченному плану.