Как работать в Европе - Вольфганг Хойер

Для более полного представления организационной структуры западных предприятий следует проанализировать работу предприятия на всех уровнях.

Первым шагом в их организации является определение отдельных позиций, задач, полномочий, для того чтобы на этой основе выявить соответствующую ответственность. Необходимо подчеркнуть, что при сильной конкуренции на Западе гибкость и эластичность организационной структуры предприятия, а также быстрый и свободный поток информации снизу вверх являются иногда решающим фактором выживания на рынке. Следовательно, так называемое "делегирование" (передача) полномочий и ответственности становится ведущим принципом современной структуры управления на западных предприятиях.

Что же включает в себя принцип "делегирования" компетенции и ответственности?

1. Сотруднику предоставляется определенная сфера деятельности (задачи с соответствующими полномочиями), в рамках которой он обязан действовать и принимать решения самостоятельно. Он несет полную ответственность за то, что делает или не делает.

2. Начальник не имеет права вмешиваться в сферу деятельности своих подчиненных и не может в рамках этой сферы принимать самостоятельных решений, кроме случаев возникновения серьезной опасности. Он должен осуществлять, главным образом, контроль за работой своих сотрудников.

При такой системе управления предприятием на всех уровнях должны соответствовать друг другу следующие три фактора:

- задачи, связанные с определенной позицией в рамках данной структуры;

- полномочия, которыми обладает данный сотрудник в сфере своей деятельности;

- ответственность, которая исходит из поставленной задачи и наделения соответствующими полномочиями.

Итак, существует два вида ответственности: ответственность за действия и ответственность за руководство.

Только четкие полномочия в определенной сфере деятельности позволяют осуществлять передачу ответственности. При такой организационной структуре управления каждый сотрудник предприятия независимо от того, на каком уровне он работает, отвечает только за то, что он сам сделал или упустил в рамках своих полномочий.

Сотрудник несет ответственность за действия. Это означает, что именно он и только он, а не его начальник, несет ответственность за все свои действия и упущения. А его начальник отвечает за руководство, т.е. он несет ответственность за выполнение всех обязательств по отношению к своим сотрудникам.

За ошибки сотрудника начальник отвечает лишь в тех случаях, когда он не выполнил своих обязанностей руководителя, иными словами, если он, во-первых, выбирал своих сотрудников не достаточно тщательно, как он вообще должен это делать, или не указал на то, что данный сотрудник не соответствует своей должности; если он, во-вторых, не дал новому сотруднику соответствующих инструкций и информации; если он, в-третьих, тщательно не контролировал деятельность своих сотрудников; если он, в-четвертых, своевременно не поправлял сотрудников замечаниями и критикой.

Руководитель не отвечает за ошибки сотрудников подчиненных ему руководителей подразделений и отделов предприятия. Он должен нести ответственность за них только в следующих случаях:

- если он неправильно выбрал сотрудника в качестве руководителя подразделения (отдела) или не указал на отсутствие способностей у данного сотрудника руководить подразделением тогда, когда вопрос о назначении не входит в его компетенцию;

- если он не давал своему сотруднику, как руководителю отдела, необходимых инструкций и указаний;

- если он не достаточно тщательно контролировал деятельность своих подчиненных - начальников отделов.

Четкое разделение этих двух ответственностей - ответственности за действия и ответственности за руководство - является важным фактором в определении, кто отвечает за ошибки.

Сотрудники, со своей стороны, выполняют следующий комплекс обязанностей:

1. Они обязаны в рамках своей компетенции принимать самостоятельные решения и действовать самостоятельно, т.е. они не имеют право "делегировать" (передавать) свои задачи коллегам или другим сотрудникам.

2. Во всех случаях, когда решение конкретного вопроса выходит за пределы компетенции работника, он обязан своевременно сообщать об этом своему начальнику.

3. Сотрудник обязан советоваться со своим начальником по всем вопросам, по которым он считает необходимым делать это. В рамках этой обязанности он должен откровенно высказывать свое мнение независимо от того, совпадает ли оно с мнением руководителя, а при необходимости и критиковать.

4. Сотрудник обязан продумывать возможности улучшения и интенсификации своей сферы деятельности, вносить соответствующие предложения, при этом в рамках своей компетенции ему надлежит внедрять рационализаторские предложения самостоятельно, предварительно проинформировав о них своего руководителя.

5. Сотрудник должен постоянно информировать руководителя о своей деятельности, чтобы тот всегда был в курсе деятельности своих подчиненных.

6. Сотрудник обязан также координировать свою деятельность с работой других сотрудников или отделов того же уровня.

7. Сотруднику надлежит постоянно повышать свою квалификацию.

А вот обязанности руководителя:

1. Руководитель обязан следить за тем, чтобы во всех подчиненных ему отделах работали люди, которые соответствуют по деловым качествам и характеру работы кругу своих обязанностей.

2. Руководитель должен предоставлять своим сотрудникам возможность работать и принимать решения самостоятельно, он может вмешиваться в их работу только в экстренных случаях.

3. Руководитель должен давать своим сотрудникам четко определённые рабочие задания с указанием сроков выполнения и выделением в них наиболее важных моментов.

4. Руководитель обязан контролировать и координировать деятельность своих подчиненных, при необходимости поправлять и критиковать их.

5. Руководитель должен советоваться со своими сотрудниками во всех тех случаях, когда им надлежит принимать решения, выходящие за рамки их компетенции. Он должен также принимать свои решения только после консультации со своими сотрудниками.

6. Если подчиненные не выполняют своих задач, а решение вопроса носит безотлагательный характер, он должен сам принимать решение.

Важнейшим моментом в такого вида организации управления предприятием является четкое определение задания, компетенции и ответственности по каждому рабочему месту.

Анализ деятельности сотрудников на всех эшелонах - это не что иное как учет интеллектуального потенциала предприятия.