Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстерн

Итак, вы будете терпеть? Или бороться за перемены? Пойдете дальше? Будете искать новые решения? Выбор за вами. С вашими новыми навыками за спиной вы можете повысить свою ценность и заставить эти решения сформировать вашу уверенность в себе. Это ваш шанс повлиять на любую из ситуаций «Дело в них!».

ПРИЧИНА 1 («ДЕЛО В НИХ!») — СЛИШКОМ БОЛЬШОЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

Определение ваших повседневных должностных обязанностей — это главная проблема. Большинство людей хотят иметь интересную, многообещающую и значительную работу, предлагающую разнообразие задач, с четко выраженными приоритетами и управляемым объемом работы.

А что если вы находитесь в ситуации, когда вас не устраивает работа, которую приходится выполнять? Возможно, независимо от того, насколько вы эффективно трудитесь, объем вашей работы больше, чем тот, с которым человек может реально справиться? Может, вы вкладывали слишком большое количество времени в задачи, в которых не проявились ваши сильные стороны или которые оказались не тем, чего вы ожидали. В наше время компании имеют тенденцию отдавать задачи и проекты первым попавшимся людям, независимо от того, соответствует ли специальность человека требованиям задачи. Возможно, вы взялись за работу, зная, что вам не очень понравятся задачи, соответствующие этой должности, но вы надеялись на быстрое продвижение по службе. Теперь вам пришлось отказаться от возможности показать себя при решении интересных задач более высокого уровня.

ЗНАКОМЬТЕСЬ: АЛЕКС

Когда мы стали работать с Алексом, он только что получил повышение по службе и стал вице-президентом большого подразделения фармацевтической компании. Кроме того, что ему пришлось переехать из офиса филиала в Сан-Диего в корпоративную штаб-квартиру в Нью-Джерси, его тотчас выше головы загрузили работой. Его календарь заполняли записи о собраниях, дюжины отчетов требовали его внимания, он едва мог найти окно в своем расписании. Его новый руководитель наступал ему на пятки, приговаривая: «Лучше, быстрее, больше». Но как бы Алекс ни старался, справиться со всем объемом работы ему не удавалось. Он обратился ко мне, потому что стал сомневаться, не был ли его отказ от прежней карьеры большой ошибкой. Алекс всегда гордился и получал большое удовольствие от своей работы, а теперь сомневался в своих собственных возможностях справиться с делами. Он был сбит с толку своими затруднениями. Каждое утро Алекс просыпался с ощущением, что у него сосет под ложечкой, зная, что происходит что-то не то, не понимая, то ли у него какие-то проблемы… то ли виновата новая работа.

Когда Алекс перечислил свои обязанности, мне в тот же миг стало понятно, что такой объем работы значительно превышал возможности человека даже при семидесятичасовой рабочей неделе. Молодой человек почувствовал облегчение, узнав, что он в своем уме, но, к его чести, попросил меня с ним поработать, чтобы усовершенствовать свои рабочие привычки и навыки управления временем. Ему было необходимо убедиться, что он работает со 100-процентной эффективностью, прежде чем подходить к руководителю для выяснения ситуации.

В течение следующих трех месяцев мы работали над усовершенствованием его навыков управления временем. Алекс стал записывать все свои достижения и дела в ежедневник; таким образом, мы могли просмотреть список и провести корректировку. Я посоветовала ему самую важную задачу начинать делать с утра и управлять своей энергией в течение всего рабочего дня. Алекс стал использовать один органайзер для прослеживания всех своих дел, заметив, что несколько важных задач попадают в конфликтный клубок. Используя 3 вопроса и 4 правила (описанные выше), он распутывал его. Алекс был человеком дела. Они никогда не совершал в работе ошибок, никогда не откладывал дела, никогда ничего не забывал. Он всегда приходил вовремя и проводил хорошо подготовленные собрания строго в соответствии с повесткой дня и обозначенным временем. Таким же образом он осуществлял руководство своими сотрудниками. Этот парень был образцом эффективного работника, не теряющего впустую ни одной секунды своего рабочего дня.

Ежедневные записи служили подтверждением его производительности. Кроме того, они стали убедительным доказательством того, что его должностные обязанности составляют абсолютно нереальный объем работы. Анализируя записи Алекса, мы отчетливо увидели, что он тратил время только на задачи, направленные на пополнение главных статей доходов компании, и делал их быстро и безошибочно. Но каждую неделю оставалось много невыполненных важных дел, которые также находились в одном или двух шагах от доходных статей компании! Мы посчитали, сколько времени необходимо на решение невыполненных задач, прикинув, что на одну понадобится четыре часа, на другую час и т. д., потом все сложили. Я была буквально в шоке от получившегося результата. Каждую неделю у Алекса оставалось работы еще на шестьдесят дополнительных часов, причем все задачи были очень важные, направленные на увеличение прибыли компании. Не удивительно, что Алекс был так перегружен. В данном случае дело было не в нем, а в них!

Вооруженный нашими исследованиями и подсчетами, Алекс пошел к руководителю, и ему удалось решить свою проблему: были наняты еще два сотрудника. Имея на руках записи, он смог доказать как дважды два: а) что каждый день сверх меры завален работой; б) необходимость нанять еще одного руководителя и высококвалифицированного администратора, что помогло компании получать большие доходы. Сосредоточившись на задачах, обеспечивавших доходы компании, он с легкостью подсчитал, во сколько руководителю обойдутся два новых сотрудника. Если люди окажутся эффективными работниками, они вернут компании в пятьдесят раз больше, чем их зарплаты. Ежедневные записи Алекса оказались бесценными в вопросе о том, как сократить объем работы, потому что в них все было детально расписано. Его руководитель воспользовался этой информацией, чтобы составить списки должностных обязанностей для новых людей.

Спустя шесть месяцев, работая с двумя новыми сотрудниками, Алекс стал вновь получать от работы удовольствие. Он много работал, но теперь ему была доступна радость завершения порученного дела и чувство уверенности в себе и контроля над ситуацией.

То, что вы проводите большую часть времени, занимаясь задачами, которые не раскрывают ваших талантов, может подорвать уверенность в себе и повредить вашему имиджу. Если каждая задача в вашем списке дел воспринимается вами как неприятная работа, вместо того чтобы воодушевлять и стимулировать, трудно с удовольствием ходить каждый день на работу. Скорее всего, вы чувствуете себя измотанным и обиженным на весь мир.

Что здесь можно сделать? Может быть, попросить описание других должностных обязанностей? Попросить помощи? Найти кого-нибудь, кто разделит с вами большой объем работы? Я приведу пример того, как один из моих клиентов использовал уверенность в себе и свои навыки, чтобы доказать необходимость нанять еще одного работника.

Если вы до сих пор перегружены делами или стремитесь к более интересной работе, примите несколько советов от Алекса.

• Ведите ориентированный на результат ежедневный таймшит. Вы слышали об ориентированном на результат резюме, где вместо перечня ваших обязанностей вы описываете то, что было конкретно сделано по каждой задаче. Примените этот же принцип к вашей работе. Ваш руководитель может быть также загружен своим собственным объемом работы и окажется неспособным понять, что вы делаете каждый день. Поэтому ведите дневник проделанной за день работы. Нет необходимости детально описывать каждый шаг («Оставила сообщение для Боба», «Просмотрела бланки отчета о доходах»), будьте кратки и отмечайте только те дела, которые были завершены: «Рассмотрела предложение Боба, попросила снизить цену», «Закончила и представила на рассмотрение отчеты о расходах». Записи перечня сделанной работы послужат стимулом к завершению остальных задач (вместо того чтобы их только начать) и станут внутренним средством реализации вашей производительности. Если ваша цель — показать необходимость в дополнительном сотруднике, чтобы справиться с выполнением большого объема работы, то у вас на руках будет реальное доказательство того, что и зачем нужно. Храните свои дневники в специальной папке, чтобы они были под рукой, когда придет время аттестации или разговора о продвижении или повышении.

Ежедневник директора по маркетингу

Ежедневник финансового менеджера

• Попросите более сложное задание. Теперь, когда вы лучше справляетесь со своей текущей работой, можете использовать свои приобретенные навыки для выполнения более интересных заданий, если это ваша цель. Но не ждите, что руководитель немедленно освободит вас от наскучивших задач и предложит вам более интересное дело. Какое-то время вам придется делать и то и другое, пока вы не докажете, что прекрасно справляетесь с новыми обязанностями. Но даже тогда вам придется демонстрировать, что если вас освободят от одного типа задач (поручив их кому-то еще), вы сможете принести выгоду компании. В этом случае, возможно, вам придется предложить обучить кого-то выполнять ваши старые, наскучившие задачи.