Организация работы с документами по личному составу (персоналу) - Е. Клочкова

Е. В. Клочкова

Организация работы с документами по личному составу (персоналу)

Введение

Деятельность различных структурных подразделений предприятий, организаций и учреждений связана с ведением и подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной кадровой службе (управлении, отделе кадров) издается и обрабатывается огромное количество документов, и насколько грамотно и умело данные документы оформляются, можно судить об эффективности и законности работы этой службы. С образованием в нашей стране большого количества юридических лиц, отличающихся по своему правовому статусу и организационно-правовой форме, наименованию, актуальной стала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Нередко из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по кадровому составу. Руководители коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия) часто недооценивают важнейшую роль этих документов в жизни каждого человека. В результате этого кадровая документация нередко ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных правовых актов, из-за чего страдают интересы и права работников, работающих на данных предприятиях, в организациях, учреждениях. Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение в старости или по инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Очень часто люди сталкиваются с тем, что ошибка, сделанная работником отдела кадров много лет назад, приводит к большим недоразумениям, а нередко и к потере части страхового стажа при оформлении пенсии (и особенно льготной пенсии).

Встречаются случаи, когда запись о переводе на другую должность (например, замещение начальника цеха на период отпуска по уходу за ребенком) не была внесена в трудовую книжку. Такие ошибки способствуют возникновению больших проблем при оформлении на работу на руководящую должность.

С целью предотвращения таких ошибок разработаны правила работы с документами. Они стали обязательной частью уставов вновь регистрируемых юридических лиц. На каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы, необходимые для нормального функционирования данной организации: локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (прокуратура или Федеральная инспекция труда).

Приказы, распоряжения, протоколы, акты, справки, заявления, договоры – все эти и многие другие документы проходят через кадровую службу предприятий, организаций, учреждений (далее – предприятий). Такая документация ведется здесь независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ), Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69), другими нормативными правовыми актами. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведают структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно исполняет секретарь или бухгалтер.

С одной стороны, человеку, не посвященному в кадровую работу, может показаться, что поток данных документов неуправляем, беспорядочен. С другой – кадровые специалисты прекрасно знают, что это не так. Документооборот внутри предприятия подчиняется четкому порядку обращения. Каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного процесса. В данной книге представлен полный список всех существующих документов предприятия, работу с которыми ведут кадровые работники.

Глава 1

Виды кадровых документов

Внутренние документы предприятия, с которыми непосредственно ведут работу сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:

– локальные нормативные акты;

– документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства;

– документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;

– документы, необходимые для привлечения иностранных работников. В свою очередь данные документы подразделяются на группы и подгруппы.

Локальные нормативные акты – это документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в определенной организации с целью установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с положениями законов и иных нормативных правовых актов, коллективных договоров и соглашений. Эти документы определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в соответствующую государственную инспекцию труда, работники без каких-либо проблем могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:

1) документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:

– коллективный договор;

– структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);

– положение о защите персональных данных;

– должностные инструкции;

– график предоставления отпусков (форма Т-7);

– положение об оплате труда;

2) документы рекомендательного характера:

– положение о персонале;

– положение об аттестации (оценке) персонала;

– положение о структурном подразделении;

– план работы кадровой службы;

– прогноз недостатка кадровых единиц.

Документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства.

К ним относятся:

– инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

– табель форм документов по работе с персоналом;

– альбом форм документов по работе с персоналом;

– регистрационные книги. Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации (например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел). Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в свободной форме:

– книга регистрации трудовых договоров;

– книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

– книга регистрации приказов;

– книга регистрации протоколов;

– книга регистрации актов;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книга регистрации личных дел;

– трудовой договор;

– договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

– договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

– внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, а затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия. Существует несколько видов служебной переписки: