Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса - Алексей Гладкий

Кстати, и уничтоженные огнем документы можно восстановить: о том, как это делается, рассказано в предыдущем разделе. В некоторых случаях после пожара можно восстановить даже информацию, которая хранилась в компьютерах: не исключено, что жесткий диск компьютера пострадал не очень сильно или какая-то информация хранилась на внешних носителях (например, на съемном винчестере или компакт-дисках), часть которых уцелела.

Если в бухгалтерии вашей компании произошел пожар, вспомните, не предстоит ли предприятию в ближайшее время пройти проверку налоговыми органами? Может, пожар стал следствием умышленного поджога, цель которого – замести следы перед проверкой?

После пожара нужно внимательно ознакомиться с причинами его возникновения, указанными в акте, который составляют представители пожарной службы. Если там указано, что пожар произошел в результате умышленного поджога, то следует задуматься, кому это было выгодно.

Откуда взялся компьютерный вирус?

Для уничтожения информации с целью замести следы недобросовестный бухгалтер может прибегнуть к помощи компьютерного вируса.

Как известно, компьютерный вирус может серьезно повредить информацию, хранящуюся в компьютере, вплоть до полного ее уничтожения. Этим и пользуются некоторые бухгалтеры. Способ уничтожения информации с помощью вируса более тонкий и безопасный с точки зрения разоблачения, нежели инсценировка кражи либо умышленный поджог. Бухгалтер спокойно запускает в свой компьютер вирус, а после того как тот сделал свое «черное дело», начинает сокрушаться по поводу безвозвратно утраченной информации. В некоторых случаях с помощью такого нехитрого способа бухгалтерам удается добиться отсрочки налоговой проверки либо скрыть от директора то, что иным способом утаить невозможно. Кроме этого, при обнаружении впоследствии каких-либо нарушений бухгалтер всегда может сказать: «Вы же знаете – на моем компьютере похозяйничал вирус. Очень много информации пришлось восстанавливать заново, и, разумеется, это не прошло безболезненно».

Еще раз напомню (об этом говорилось также в разделе «Инсценировка кражи»), что, несмотря ни на какие обстоятельства, бухгалтер отвечает за сохранность вверенной ему информации. Все документы и отчеты за закрытые отчетные периоды должны храниться в бумажном виде, с подписью бухгалтера. Поэтому оправдания вроде «у меня в компьютере хранилась вся бухгалтерия, а вирус ее уничтожил» ни в коем случае не должны снимать с бухгалтера ответственность. Более того, при возникновении такой ситуации руководитель имеет основания заподозрить своего бухгалтера в том, что он что-то скрывает.

Приложив определенные усилия, иногда можно узнать, случайно ли на компьютер бухгалтера проник вирус.

Если на предприятии все компьютеры объединены в локальную сеть, то руководитель должен задуматься: почему вирус уничтожил информацию именно на бухгалтерском компьютере, а другие компьютеры не пострадали? Кроме этого, наверняка для проверки безопасности локальной сети у вас установлена специальная антивирусная программа. Почему она ничего не обнаружила? Может, бухгалтер временно отключил ее на своем компьютере, чтобы вирус спокойно сделал свое дело? Почему вирус не обнаружил системный администратор? Не потому ли, что бухгалтер запустил его в нерабочее время, когда на предприятии уже никого не было?

Кстати, системный администратор или другой сотрудник, который занимается обслуживанием компьютеров в вашей компании, наверняка поможет пролить свет на такую ситуацию. В частности, он скажет вам, когда и какие действия выполнялись на любом компьютере локальной сети, в том числе и на бухгалтерском.

Если же бухгалтерский компьютер не включен в локальную сеть и не имеет выхода в Интернет, то источник появления вируса может быть только один – внешний носитель информации. Чтобы узнать, специально или случайно он был занесен в компьютер, следует также обратиться к системному администратору (хотя не факт, что он сможет ответить на этот вопрос).

Ложный грабеж

Бухгалтер, который периодически имеет дело с большими суммами наличных денег, может создать иллюзию ограбления.

Например, бухгалтер поехал в банк получать деньги. Деньги он получил, но вот до офиса не донес – говорит, ограбили по дороге («только подошел к своей машине, кто-то подбежал сзади, выхватил пакет с деньгами и бросился наутек – догнать его не удалось»). На ваши справедливые упреки бухгалтер отвечает: «Я же не охранник, а бухгалтер, не умею и не должен уметь справляться с грабителями. Пытался догнать, но, извините не получилось». Что делать в такой ситуации?

Во-первых, нужно напомнить бухгалтеру, что уметь справляться с грабителями он, конечно, не должен, а вот обеспечить сохранность вверенных ему денежных средств обязан и несет за это полную материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Во-вторых, нужно обязательно уточнить, вызвал ли бухгалтер милицию. Если нет – следует выяснить почему. Не исключено, что никакого ограбления не было, а бухгалтер просто присвоил общественные деньги и всю эту историю выдумал «для отмазки».

В-третьих, не будет лишним задать бухгалтеру пару уточняющих вопросов: например, как он держал пакет с деньгами, если его так легко выхватил грабитель? Не посыпались ли деньги из пакета? Какого роста был грабитель? Что именно бухгалтер делал в момент ограбления (открывал машину, или подходил к ней, или остановился закурить)? Кто мог видеть ограбление (например, сотрудники банка из окон своих кабинетов) и выступить в качестве свидетеля? Если бухгалтер только имитирует ограбление, не исключено, что он начнет уходить от ответов, противоречить сам себе.

Если бухгалтер не догадался (мало ли – вдруг его и в самом деле ограбили, человек вполне мог и растеряться) или не захотел вызвать милицию на место происшествия, то это нужно сделать сразу после того, как вы узнали о случившемся.

Даже если бухгалтер не вызывает у вас никаких подозрений и вы уверены в том, что грабеж действительно был, рекомендуется некоторое время (не меньше месяца, а лучше – полгода или год) внимательнее присматриваться к нему. Конечно, нанимать частного детектива для слежки за бухгалтером не обязательно, но если вам стало известно, что через некоторое время после ограбления ваш бухгалтер приобрел, например, хорошую машину, то вполне можно задуматься, не воспользовался ли он для этого пропавшими в результате «грабежа» деньгами. Следует насторожиться и в случае, если в скором времени после ограбления бухгалтер пожелает уволиться.

Прочие бухгалтерские злоупотребления

В данном разделе рассмотрим еще несколько распространенных злоупотреблений, используемых бухгалтерами для получения личной выгоды.

Много справок, хороших и разных

Как известно, по требованию бухгалтерия выдает сотрудникам самые разные справки: о размере заработной платы (например, для получения кредита в банке), о трудовом стаже сотрудника (при отсутствии на предприятии кадровой службы, что иногда бывает на небольших предприятиях), об уплаченных налогах и т. п. Иногда человек, которому выдается справка, просит указать в ней данные, которые, мягко говоря, не совсем соответствуют действительности. Наиболее распространенный случай – это завышение заработной платы сотрудника для повышения суммы получаемого в банке кредита.

В соответствии с действующим законодательством каждая справка должна заверяться печатью организации, а также подписями ее руководителя и главного бухгалтера. Поэтому следует внимательно относиться ко всем справкам, которые поступают к вам на подпись, и не лениться лишний раз уточнить у бухгалтера, соответствует ли действительности указанная информация.

Что может случиться, если выяснится, что в справке, выданной работнику на предприятии, содержится недостоверная информация?

Все зависит от того, какая справка оказалась недостоверной и куда она была предоставлена. Один из наиболее неприятных вариантов – когда в справке о заработной плате, предоставляемой в банк для получения кредита, указан завышенный ее размер. В таком случае главному бухгалтеру и руководителю предприятия, а также сотруднику, предоставившему в банк справку с недостоверными данными, может грозить обвинение в выманивании кредитов или дотаций, причем в составе преступной группы. У следственных органов будут все основания полагать, что сотрудник, который получает кредит, материально заинтересовал вас и вашего главного бухгалтера, чтобы вы помогли ему получить завышенный кредит. Поэтому к обвинению в выманивании кредитов или дотаций вполне может добавиться обвинение в получении взятки и злоупотреблении служебным положением. И все эти неприятности могут возникнуть из-за выработавшейся привычки подписывать документы не глядя!