Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса - Алексей Гладкий

Помимо справок, бухгалтерия может выдавать гарантийные письма об оплате. Например, сотрудник предприятия желает сделать какую-либо крупную покупку (мебель, компьютер, стиральную машину) в кредит. Для этого ему нужно предоставить банку, выдающему кредит, либо предприятию торговли, реализующему товары в кредит, гарантийное письмо с места работы покупателя. Если человек окажется не в состоянии выполнять свои обязательства по кредиту, то за него это сделает предприятие, в котором он работает, после чего будет удерживать выплаченную сумму из его заработной платы.

Иногда подобные гарантийные письма бухгалтер выдает знакомым людям, которые не работают и никогда не работали на данном предприятии, рассчитывая на их кредитоспособность и порядочность. Однако если человек не смог погасить свои кредитные обязательства, то это придется делать вашей компании.

Конечно, при возникновении подобной ситуации можно попытаться доказать, что ваше предприятие вовсе не обязано погашать задолженность постороннего человека, никогда в нем не работающего. Ведь гарантийное письмо ему выписал бухгалтер, явно злоупотребив при этом служебным положением, – вот пусть он и несет ответственность за свои действия!

Однако вам могут вполне обоснованно возразить: гарантийное письмо подписано не только главным бухгалтером, но и директором, то есть вами. И вот здесь доказать что-либо будет трудно: если дело дойдет до судебного разбирательства, вы наверняка проиграете. Более того, вас могут обвинить в выманивании кредитов или дотаций, поскольку вы подписали недостоверный документ, с помощью которого был получен кредит.

Запомните: нужно внимательно просматривать все справки, гарантийные письма и иные документы, которые приносят вам на подпись, и подписывать их только после того, как вы стопроцентно убеждены в их достоверности.

Некоторые бухгалтеры выдают подобные справки и гарантийные письма, обходясь без подписи директора. Они просто подделывают подпись руководителя и ставят на документе несуществующий исходящий номер. Вот в таком случае ответственность за совершенное злоупотребление целиком и полностью ляжет на недобросовестного бухгалтера.

Обходной лист? Нет вопросов!

Что должен сделать сотрудник предприятия, пожелавший уволиться? Закончить текущую работу, передать дела, ликвидировать все обязательства перед предприятием и, в заключение, подписать обходной лист. Как известно, обходной лист, помимо прочих сотрудников (например, начальника отдела и заведующего складом), должен подписать бухгалтер: это будет свидетельством того, что у сотрудника нет никаких материальных обязательств перед предприятием.

Здесь и находят лазейку недобросовестные бухгалтеры. За определенное денежное (или иное) вознаграждение бухгалтер закрывает глаза на то, что увольняющийся сотрудник, например, не полностью вернул выданную ему на предприятии ссуду или не погасил задолженность за приобретенный в кредит компьютер. После подписи обходного листа бухгалтер путем тех либо иных махинаций закрывает обязательства уволившегося сотрудника и получает оговоренную заранее мзду (в большинстве случаев размер такого «вознаграждения» составляет от 20 до 50 % от суммы непогашенных обязательств).

При увольнении заведующего складом главный бухгалтер может за определенное вознаграждение подписать его обходной лист без проведения обязательной в данном случае инвентаризации. При увольнении кассира – закрыть глаза на недостачу денежных средств в кассе предприятия. При увольнении бухгалтера по расчетам – «не заметить», что этот сотрудник не предпринял должных мер для своевременного погашения задолженности некоторыми покупателями. При увольнении водителя главный бухгалтер может проигнорировать перерасход топлива и исчезновение некоторых запасных частей (например, аккумулятора или тормозных колодок). При увольнении заведующего хозяйством – не обратить внимание на исчезновение пары калькуляторов и хорошего нового офисного стула.

Однако обязательства увольняющегося сотрудника могут иметь не только денежный либо материальный характер. Представим, например, что увольняется начальник отдела поставок, который не закончил документальное оформление последней сделки с одним из поставщиков (например, в бухгалтерию сдал не все документы). Бухгалтеру, разумеется, это хорошо известно, и именно его подписи не хватает в обходном листе. В таком случае не исключено, что увольняющийся сотрудник за хорошее материальное вознаграждение уговорит бухгалтера закрыть глаза на это нарушение. Поскольку любой, даже недобросовестный, бухгалтер старается предельно внимательно относиться к наличию необходимых документов и их правильному оформлению, размер вознаграждения в данном случае будет достаточно большим. И если в скором времени после увольнения начальника отдела поставок пожелает уволиться и главный бухгалтер предприятия, руководителю есть над чем задуматься. Возможно, целесообразным будет провести перед увольнением бухгалтера аудиторскую проверку – если не полную (это может занять достаточно много времени), то хотя бы выборочную (проверить полноту и правильность оформления документов, которые поступали в бухгалтерию из отдела поставок).

Такая хорошая калькуляция

Предположим, что вы решили пригласить стороннюю организацию, чтобы она выполнила некоторые работы для вашего предприятия (например, ремонт офиса). Предприятие-исполнитель предоставляет вам полную калькуляцию стоимости предстоящих работ.

Разумеется, что вам трудно разобраться во всем многообразии такой информации: там и стоимость материалов, и оплата труда работников, и налоги, и транспортные расходы, и многое другое. Единственное, что вам понятно в этом документе, – это итоговая сумма, которую вы должны будете заплатить исполнителю после подписания акта выполненных работ. На ваш взгляд, эта сумма необоснованно завышена. Аргументированно доказать это вы не можете, но чувствуете, что здесь что-то не то.

Позвонив в бухгалтерию предприятия-исполнителя, вы выслушиваете массу специальных бухгалтерских терминов; вам ясно только то, что стоимость работ абсолютно обоснована, более того – она не завышена, а даже немного занижена «из уважения к такому заказчику».

Пожав плечами, вы снова внимательно изучаете содержимое калькуляции и, поняв, что ничего нового вам выжать из нее не удастся, решаете пригласить для консультации своего бухгалтера: уж он-то просто и доступно объяснит, чем обоснована такая стоимость работ.

Бухгалтер принялся объяснять: эта сумма – стоимость материалов, вот это – НДС, это – заработная плата работников, здесь – отчисления на социальное страхование, вот это – налог с продаж, минус скидка, плюс надбавка, минус бонус, плюс прибавка. Просидев с бухгалтером битый час и выслушав его подробные объяснения, вы потихоньку приходите к выводу, что, действительно, ничего лишнего в калькуляции вроде бы нет, все выглядит логично, и, хотя общая сумма и кажется вам великоватой, она является вполне обоснованной. Скрепя сердце, вы подписываете калькуляцию и даете добро на начало работ.

Вам и невдомек, что на самом деле вы были правы. Стоимость работ действительно завышена, но доказать это вы не смогли – не спорить же с собственным бухгалтером в вопросе, которым вы не владеете. А все дело в том, что с вашим бухгалтером предварительно побеседовали представители предприятия – исполнителя работ – и предложили ему неплохое вознаграждение за то, что он убедит вас в достоверности представленной калькуляции, на что ваш бухгалтер согласился. Кстати, это вознаграждение не обязательно будет иметь денежную форму – возможно, бухгалтеру просто пообещали, например, бесплатно сделать ремонт на кухне.

«Необходимое» закрытие предприятия

Иногда главный бухгалтер предлагает директору осуществить такую операцию, как закрытие предприятия с одновременным открытием на его месте нового, иначе говоря – просто «сменить вывеску». Название компании при этом можно изменить только косметически, чтобы не терять торговую марку и узнаваемость на рынке: например, вместо ООО «Время» можно создать ЗАО «Торговый дом „Время“». Чем же мотивирует бухгалтер необходимость такой процедуры?

Обычно среди основных причин смены вывески он называет то, что предприятие давно работает, накопились кое-какие грехи, все свободные помещения забиты старыми документами, поэтому неплохо бы начать дело «с нуля»: открыть новую компанию, назначить ее правопреемником предыдущего предприятия, известить контрагентов об изменении реквизитов и т. д.

Следует отметить, что определенный смысл в такой операции есть, особенно если предприятие работает много лет. Однако в некоторых случаях бухгалтер делает такое предложение не с целью дальнейшего процветания компании, а чтобы скрыть следы своей деятельности, злоупотреблений, мошенничества или некомпетентности. При этом собственники предприятия понесут немалые дополнительные расходы, связанные с перерегистрацией, а также заменой печатей и штампов, составлением новых учредительных документов, перезаключением всех договоров, открытием новых счетов в банках с регистрацией подписей. Очевидно, что без серьезных оснований проведение перерегистрации нецелесообразно.