Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной (и семейной) продуктивности является отсутствие решения со стороны кого-либо о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки.

Организация деловых встреч. Часто, чтобы добиться прогресса в планировании по проекту, нужно организовать встречу с людьми, которых вы хотели бы привлечь к участию в мозговом штурме и/или принятии решений. Обычно это означает электронную рассылку по всей рабочей группе, поручение помощнику, чтобы он внес эту встречу в календарь, или телефонный звонок ключевому участнику, чтобы назначить день и время.

Сбор информации. В некоторых случаях следующей задачей в рамках проектного мышления является сбор дополнительной информации. Возможно, вы хотите узнать чье-либо мнение («Позвонить Биллу и узнать, что он думает по поводу встречи менеджеров»). Или нужно просмотреть папки, оставшиеся с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные папки с конференции деловых партнеров»). Или же вы хотите поискать в интернете информацию по теме, которую изучаете («Найти стипендиальные фонды колледжей»).

Спонтанное проектное мышление

Не позволяйте потеряться ни одной идее по проекту, которая может иметь хоть какую-то ценность. Сколько раз вам в голову приходили идеи, о которых вы не хотели забыть, когда находились в местах, не имеющих к этому проекту никакого отношения! Например, вы едете в машине в магазин, и вам в голову приходит замечательная идея, как начать следующую планерку с сотрудниками. Или помешиваете соус для спагетти на кухне, и вас осеняет, что неплохо было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Или смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одной ключевой фигуре, которую можно было бы включить в консультационный совет, состав которого вы определяете.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые можно включить в списки дальнейших действий, все равно понадобится собрать и организовать их каким-то логичным образом. Конечно же, самым важным инструментом, позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации – корзина «Входящие», ручка и бумага или смартфон. Вам нужно где-то сохранить свои идеи, пока вы не решите, что с ними делать.

Инструменты и структуры, поддерживающие проектное мышление

Неважно, на каком уровне возникают идеи по проекту, – всегда полезно иметь эффективные инструменты под рукой, чтобы сохранить эти идеи, как только они пришли в голову. Необходимо позаботиться о том, чтобы был доступ к этим записанным идеям, как только они вам понадобятся.

Инструменты для организации мышления

Один из важнейших секретов генерации идей и повышения производительности заключается в использовании подхода «форма определяет принципы»: удобный инструментарий может стимулировать продуктивное мышление. (Некоторые из самых удачных идей приходили мне в голову в тот момент, когда я просто разбирался с возможностями новых цифровых приложений, обеспечивавших интересные способы генерировать и хранить информацию.)

Удача влияет на все. Всегда забрасывайте крючок: рыба окажется там, где вы меньше всего ее ожидаете.

Если вы ничего не записываете или не пользуетесь цифровыми устройствами, чрезвычайно сложно сохранять концентрацию на какой-то задаче дольше нескольких минут, особенно работая в одиночку. Но если вы используете физические инструменты, чтобы фиксировать ваши мысли, то конструктивно работать над задачей можно часами.

Принадлежности для записи

Всегда имейте под рукой канцелярские принадлежности, чтобы не возникало подсознательного нежелания думать о чем-либо из-за того, что вам негде записать возникшие идеи. Когда у меня нет поблизости ничего такого, где можно было записать или напечатать текст, я знаю, что не могу полностью погрузиться в процесс обдумывания проекта или ситуации.

Зачастую форма определяет функционал. Создайте для себя возможность хранения идей, и у вас начнут возникать мысли, о которых вы и не подозревали.

И наоборот, некоторые блестящие идеи приходили мне в голову именно тогда, когда мне хотелось воспользоваться моей великолепной перьевой или гелевой ручкой! Возможно, вас не настолько вдохновляют канцелярские принадлежности, как меня, но, если они вам нравятся, не откажите себе в удовольствии и потратьте деньги на качественные пишущие инструменты.

Я также советую держать красивые ручки в тех местах, где вам может потребоваться сделать какие-то заметки: на рабочем столе, на кухне, в портфеле, дамской сумке, рюкзаке.

Бумага и блокноты

Помимо пишущих принадлежностей у вас всегда должны быть под рукой бумажные блокноты. Отрывные блокноты предпочтительнее блокнотов с корешками, поскольку вам может потребоваться вырвать страницы с идеями и записями и поместить их в лоток для входящих документов, чтобы вернуться к ним потом. Подобные блокноты могут оказаться полезными, если нужно будет сохранить неформальные наброски ассоциативных карт и записи (от руки или отсканированные) в соответствующих папках, не переписывая их. В записях от руки часто бывают «ключики», стимулирующие воспоминания о контексте, в котором они были сделаны, что может оказаться полезным.

Где лежит ваш ближайший блокнот? Положите его еще ближе.

Флипчарты и доски для записей

Флипчарты и доски для записей являются очень функциональными инструментами для организации мышления. Они дают массу места для записи идей, и иногда при обдумывании какой-либо темы бывает полезно иметь их перед глазами. Доски для записей хорошо вешать на стенах в офисе и в переговорных, и чем они больше, тем лучше. В некоторых компаниях вся поверхность внутренних стен позволяет делать на них записи и затем стирать; это активизирует мозговой штурм и повседневную визуальную коммуникацию. Если у вас есть дети, советую установить такую доску в их комнате (мне хотелось бы, чтобы в моем детстве меня поощряли придумывать столько идей, сколько возможно!) Не забудьте и о достаточном количестве свежих маркеров: ничто так не тормозит творческий процесс, как засохшие старые пишущие принадлежности.

Как я узнаю, что думаю, пока не услышу, что я говорю?

При проведении деловых встреч кто-то обязательно должен начать записывать основные пункты там, где все смогут их видеть. Даже если вы все сотрете через несколько минут, сам акт записывания как ничто иное стимулирует конструктивный мыслительный процесс. (Мне временами очень помогает рисовать простые графики и делать заметки хотя бы на салфетках в ресторане, если нет при себе блокнота.)

Цифровые инструменты

Часто, чтобы записать свои мысли и идеи, я пользуюсь компьютером (чуть реже – электронным планшетом): текстовым редактором, программами для создания ассоциативных карт, презентаций или программами для работы с таблицами. Обычно у меня много литературной работы, и замечательно иметь записи в электронном формате для последующего редактирования с возможностью копирования и вставки в различные другие приложения. Как только компьютер загрузился и готов к работе, автоматически начинается мой мыслительный процесс. Это еще одна веская причина овладеть высокой скоростью набора текста, чтобы работа на компьютере не представляла для вас сложности.

Доска для записей способствует установлению творческих связей и расширяет горизонты мышления; похожим эффектом обладает и большой или дополнительный компьютерный монитор. По мере того как мир быстро становился цифровым и мобильным, у людей по вполне понятным причинам значительно увеличился доступ к цифровым устройствам, которые продолжают уменьшаться в размерах, притом что эффективность их увеличивается. Тем не менее рискну предположить, что ценность смартфонов и других подобных устройств заключается в исполнении результатов мыслительного процесса, а не в генерировании творческих идей[48]. Для этого процесса мне требуется больше пространства, а не меньше.

Вспомогательные структуры

Помимо эффективных инструментов, всегда имеющихся под рукой, весьма полезно располагать доступными форматами для организации проектного мышления. Точно так же как наличие хорошей ручки и бумаги стимулирует мозговой штурм, качественные инструменты и места хранения информации по проектам упрощают процесс планирования, необходимого по многим проектам.

По мере необходимости создавайте папки или заводите отрывные блокноты