Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Выполнить договоренность

Другой способ избавиться от негативных эмоций по поводу какого-то вопроса – просто выполнить его и с чистой совестью вычеркнуть из списка как сделанное. Люди, как правило, охотно чем-то занимаются, если у них возникает ощущение, что они с чем-то справились. Если вы начали следовать правилу «двух минут» в отношении тех задач, которые у вас появляются, я уверен, что вы получаете от этого психологические дивиденды. Большинство моих клиентов потрясающе чувствуют себя после пары часов обработки своих стопок документов только потому, что им удалось завершить массу дел, просто следуя правилу «двух минут».

От напряжения в процессе выполнения – к душевному спокойствию благодаря выполненному.

Могут получиться замечательные выходные, если вы проведете их, просто завершая множество накопившихся мелких задач по дому и в личной жизни. Когда вы соберете все свои открытые вопросы, серьезные и незначительные, и увидите их в виде списка перед собой, кто-то из вас обязательно ощутит прилив вдохновения (или созидательного раздражения, или страха), чтобы справиться с ними и вычеркнуть из списка.

Похоже, каждый из нас горит желанием побеждать. Замечательно иметь возможность удовлетворить эту страсть, ставя перед собой выполнимые задачи, которые можно легко начать и так же легко завершить. Вам когда-нибудь приходилось выполнять задачи, которых изначально в вашем списке не было, так что вы просто записывали их, а затем вычеркивали? Тогда вы понимаете, о чем я говорю.

Однако здесь есть еще один аспект. Что бы вы почувствовали, если бы полностью – и успешно! – выполнили весь свой список действий или разобрали все стопки документов? Вероятно, прыгали бы до потолка, наполнившись творческой энергией. А потом в течение трех дней (если не трех минут!) у вас бы появился… угадайте что? Абсолютно верно: следующий список, возможно даже длиннее предыдущего и с более серьезными задачами! Вы бы чувствовали себя настолько окрыленным тем, что справились со всеми своими делами, что захотели бы взяться за еще более амбициозные задачи.

Кроме того, если у вас есть босс (или совет директоров), как вы думаете, что он (или они) сделает, когда заметит, какой высокий уровень компетентности и продуктивности вы демонстрируете? И снова в точку: нагрузит вас работой еще больше! В этом ирония профессионального развития: чем больше вы стараетесь, тем больше вам следует стараться.

Итак, поскольку вы не собираетесь существенно снижать свои стандарты и прекращать находить для себя новые задачи, вам лучше усвоить третий вариант, если вы не хотите попасть в паутину стресса.

Пересмотреть договоренности

Представим, что мы с вами договорились встретиться в четверг в четыре часа дня. Однако после этого у меня изменились обстоятельства. Учитывая их, я принимаю решение не встречаться с вами в четверг в четыре часа. Вместо того чтобы просто не явиться, что мне нужно сделать, чтобы сохранить с вами хорошие отношения? Верно: позвонить вам и изменить договоренность. Изменение договоренности не является ее нарушением.

Теперь вы понимаете, почему начинаете чувствовать себя лучше, когда переносите все задачи из головы в список перед глазами? Потому что вы автоматически пересматриваете свои внутренние договоренности, когда видите их, обдумываете и либо что-то предпринимаете в тот же момент, либо говорите себе: «Нет, не сейчас». Проблема в том, что невозможно пересмотреть договоренности с самим собой, если вы не помните, что вы их заключили!

Именно прощение открывает единственную возможность творчески размышлять о будущем.

Тот факт, что вы не помните о соглашении, заключенном с самим собой, не означает, что вы не чувствуете ответственности за его выполнение. Спросите любого психолога, каковы представления о прошлом и будущем у той части вашего сознания, где хранится составленный вами список. Ответ: никаких. Там все в настоящем времени. Это означает, что, как только вы скажете себе, что нужно что-то сделать, и эта информация останется у вас лишь в краткосрочной памяти, эта часть вашего сознания будет думать, что выполнением данной задачи нужно заниматься постоянно. А это значит, что если у вас появилась еще одна задача и вы держите ее только в голове, то у вас сразу возникнет ощущение провала и стресса, поскольку вы не можете одновременно заняться их выполнением, а эта часть сознания (очевидно значительная) будет продолжать считать вас ответственным.

Наверное, в вашем доме, как у большинства людей, есть место для хранения: может быть, подвал, в котором вы давно (возможно, и все десять лет назад!) планировали провести уборку и навести порядок. Если так, то какая-то часть вашего сознания, вероятно, считает, что вы должны были заниматься уборкой своего подвала 24 часа в сутки на протяжении последних десяти лет! Неудивительно, что многие люди такие усталые! А вы слышали свой тоненький внутренний голосок каждый раз, когда проходите мимо: «Почему мы проходим мимо подвала? Разве мы не должны наводить там порядок?» И только чтобы не слышать этого назойливого ворчания, вы стараетесь избегать этой части дома. Если вы хотите, чтобы внутренний голос замолчал, у вас есть три варианта действий, касающихся этой договоренности с самим собой.

1. Понизить планку требований к подвалу (возможно, вы уже это сделали). «Ну да, у меня беспорядок в подвале… и что с того?»

2. Принять решение сделать уборку в подвале.

3. Хотя бы занести пункт «Убраться в подвале» в список «Когда-нибудь / может быть».

После этого, когда вы еженедельно просматриваете этот список и видите этот пункт, вы можете сказать себе: «Не на этой неделе». В следующий раз, когда вы будете проходить мимо подвала, ваша совесть будет спокойна: «Не на этой неделе!» Я говорю совершенно серьезно. Похоже, часть нашего сознания не может отличить внутреннюю договоренность с собой о наведении порядка в подвале от решения о покупке компании или улучшении личных финансов. В нашем сознании все это – всего лишь договоренности, выполненные или нарушенные. Если вы храните задачу только в своей голове, то эта задача станет нарушенной договоренностью, если вы не займетесь ее решением в данный момент.

Основное отличие от традиционной методики тайм-менеджмента

Этот подход коренным образом отличается от традиционного тайм-менеджмента. В рамках большинства имеющихся моделей складывается впечатление, что если задача, которую вы должны завершить, не очень важна, то не столь необходимо управлять, руководить и следить за ее выполнением. Однако, как показывает мой опыт, это ошибка, по крайней мере с точки зрения функционирования подсознательной части нашего мозга. Впрочем, именно так работает наше сознание, поэтому каждая договоренность должна быть сделана сознательно. Это означает, что ее нужно зафиксировать, объективно оценить и регулярно сознательно пересматривать, чтобы она заняла свое место в вашей системе личной организации. Если этого не сделать, этот вопрос отнимет гораздо больше вашей внутренней энергии, чем того заслуживает.

По моему опыту все, что хранится только у вас в голове, поглощает либо больше, либо меньше внимания, чем заслуживает. Причина, по которой необходимо провести процесс сбора, не в том, что все проблемы одинаково важны, а в том, что это не так. Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которое они вызывают, и внимания, которого они требуют.

Каким должен быть объем сбора информации?

Вам стоит организовывать в систему всю информацию, которую вы еще не собрали. Когда вы говорите себе: «В следующий раз, когда я буду в магазине, нужно купить масло», запишите это в свой список покупок, и вы сразу почувствуете себя чуть лучше. Когда вы вспоминаете, что вам нужно позвонить своему финансовому консультанту по поводу трастового фонда, сделайте напоминание об этом где-нибудь, где вы обязательно его увидите, когда у вас будет телефон под рукой, и вам станет немного легче. Но вы будете чувствовать себя абсолютно по-другому, когда будете знать, что собрали всю информацию.

Когда вы поймете, сколько еще информации осталось храниться в вашей голове? Только тогда, когда там не останется ничего. Если какая-то часть вашего сознания хотя бы смутно подозревает, что вы собрали не все, вы не сможете точно определить, сколько информации собрали. Как вы поймете, что ваше сознание очистилось? Когда больше ничего не будет всплывать у вас в памяти как напоминание о чем-то.

Это не означает, что ваше сознание будет пустым. В сознательном состоянии ваш мозг всегда на чем-то концентрируется. Но если вы сосредоточиваетесь на каждой проблеме отдельно, не отвлекаясь ни на что другое, вы действительно в «потоке».