Автодилер. Торговля техникой: Практическое пособие - Владислав Волгин

Документирование операций

Поскольку нет фирм, которые работали бы без слабых или мощных, “самодельных” или типовых компьютерных систем, далее в описании бизнес-операций упоминаются программные блоки, отдельные программы и термины, применяемые в работе с системами. Например, общая база данных состоит из отдельных, называемых “справочник” или “база клиентов”, “прейскурант” (база цен), “файл счетов”; ведомости, получаемые для различных целей, называются “отчеты”; учет в системе приходящих документов называется “ввод”; выдача исходящих документов называется “печать” или “вывод на экран” и т. д. Типовые документы сохраняют свое название: счет, приходный ордер, накладная и т. д.

Блок программ для автосалона обрабатывает информацию для торговли новыми и комиссионными автомобилями. Карточка учета автомобилей доступна автосалону, сервисному центру и другим подразделениям. Конфигуратор (программа создания) карточки автомобиля с проверкой взаимоисключающих опций и комбинированным расчетом цены в зависимости от условий производителя служит для создания единой картотеки. В карточке учета автомобилей, являющейся информационной единицей базы данных или справочника об автомобилях, хранится вся информация о конкретном автомобиле: VIN, № двигателя, № кузова, цена покупки и продажи, надбавка за тюнинг, заказ-наряды на предпродажную подготовку и тюнинг, дополнительные расходы на растаможивание и т. п., цвет кузова, комплектация и т. д. Информация в карточку записывается автоматически при вводе или формировании первичных документов (например, заказ-наряд) или при выдаче исходящих документов (справка-счет, ПТС).

После того как создана карточка нового, демонстрационного или подержанного автомобиля, она хранится на протяжении всего жизненного цикла этой машины.

Справочник моделей автомобилей обычно двухуровневый, т. е. для модели можно завести группы, предназначен для хранения информации о моделях автомобилей и их основных характеристиках, имеет подчиненные ему справочники “Комплектация автомобилей” (с соподчиненным “Варианты комплектации”) и “Годы выпуска”. Для каждой модели можно указать префикс VIN, а также состав и способ формирования VIN.

Для обеспечения работы с клиентами существует справочник “Контрагенты” и подчиненные ему справочники “Расчетные счета” и “Автомобили”. Справочники содержат информацию о контрагентах компании (юридических и физических лицах) и информацию об автомобилях клиентов. Справочник (база) “Покупатели автомобилей” по каждому из транспортных средств предусматривает хранение данных о владельце, изготовителе (гарантии), сервисном обслуживании и страховой компании. Динамический справочник “Прайс-лист” автоматически отслеживает приход и расход автомобилей. При помощи компьютерной системы осуществляются обработка информации и подготовка документации по всем операциям с автомобилями [148] :

Закупки: заявки клиентов – заказы поставщикам – поступления – счета – кредит-ноты – корректировки.

Отслеживание состояния заказа на конкретный автомобиль с оповещением клиента по SMS, e-mail и др.

Продажи: заявки клиентов – ценообразование – отгрузка – счета /комбинированные счета – кредит-ноты – корректировки.

Расчет количества дней доставки.

Расчет валовой прибыли.

Дифференцированное налогообложение.

Сделки “trade in” (покупка у клиента старой машины с зачетом ее стоимости при продаже новой) по подержанным автомашинам и отслеживание цепочек продаж.

Поддержка интерфейса оценки подержанных автомашин для Eurotax и DAT.

Расчет валовой прибыли по каждой сделке и по всей цепочке при сделках “trade in”.

Отражение информации о нескольких транспортных средствах в одном документе (например, ценовом листе или счете).

Ввод различных комментариев и примечаний, касающихся автомобилей или клиентов.

Гибкая настройка расчета накладных расходов.

Предварительный просмотр документов перед печатанием.

Обработка операций по внешнеторговым сделкам.

Распределение издержек по каждому автомобилю.

Отслеживание перемещения товара/операции в филиалах.

Автоматический расчет бонусов, возмещения убытков заказчика, расчета премий менеджеров по операциям купли-продажи.

Запрет продаж, осуществляемых с превышением максимально допустимого размера скидки (устанавливается в зависимости от статуса сотрудников фирмы).

Запрет продаж с наценкой ниже минимального уровня.

Отслеживание состояния документа – для анализа и контроля бизнес-операций.

Хранение фотографических изображений транспортных средств и т. п.

Подготовка прайс-листов, включая отслеживание истории изменения цен, печать прайс-листов.

Все процессы и записи, имеющие отношение к транспортным средствам, участвуют в расчете валовой прибыли по каждому автомобилю и, следовательно, образуют основу для получения разнообразных сведений. Можно получать статистические данные по отдельно взятому автомобилю, всем автомобилям или по произвольной выборке. При этом отображаются все сопутствующие расходы и доходы. К примеру, можно провести анализ по сегменту рынка или по категории транспортного средства, проверить наличие модели в филиале за заданный период.

В системе расходы и доходы четко детализированы – как по отдельно взятой операции, так и по всей цепочке. Все документы, относящиеся к операции с автомобилем как по его закупке, так и по продаже, “привязаны” к ней и доступны для просмотра. Программа автоматически выполняет калькуляцию издержек по фактическим данным, вводимым вручную. Таким образом, можно точно определить доходы и расходы по каждому автомобилю.

Благодаря журналу прайс-листов, отслеживаются изменения цен на автомобили и услуги в любой момент времени и распечатываются прайс-листы.

При оформлении продажи автоматически рассчитывается цена автомобиля. При этом учитываются стоимость базовой конфигурации, дополнительные опции производителя и собственные опции (услуги) для формирования цены автомобиля. Распечатывается подробный счет на этот автомобиль с развернутой комплектацией. Правила, используемые при расчете цены закупки, могут быть определены в индивидуальном порядке для каждой модели. Возможна работа с несколькими марками автомобилей. Все расчеты протоколируются. При сделках по схеме trade in программа автоматически формирует цепочку взаимосвязанных операций.

Обычные ведомости автосалона для подведения итогов, контроля движения товаров, статистики и анализа перечислены ниже [149] :

Отчет о приходе автомобилей формируется с группировкой по поставщикам. Отчеты “Розничная и оптовая продажа автомобилей” формируются с детализацией по моделям и поставщикам. Отчет о продажах автомобилей формируется с детализацией по моделям, поставщикам и покупателям. В нем указывается дата и цена покупки и продажи, а также сумма прибыли по каждому автомобилю. Товарный отчет по автомобилям формируется в разрезе моделей автомобилей. Отчеты по реализации автомобилей агентами формируются в разрезе агентов и моделей автомобилей. Отчет по выданным справкам-счетам необходим для предоставления информации в ГАИ. Отчет “Неудовлетворенные заказы клиентов” – для контроля спроса и подтверждения. Отчет “Состояние заказов” позволяет контролировать состояние (этап исполнения) каждого конкретного заказа, отчет обычно имеет следующие поля: заказано клиентом, заказано у поставщика, находится на складе (ждет получателя), выдано клиенту. Отчет “Неполученные остатки по заказам поставщикам”. Отчет “Неотгруженные остатки по заказам клиентов. Во многих отчетах о товародвижении можно посмотреть, как различные показатели учета изменялись с течением времени с разверткой от дня до квартала. О некоторых возможностях компьютерной системы рассказано ниже.

Торговля автомобилями. Функции модуля “Транспортные средства”

Закупки. Заявки. Заказы на закупку. Поступления. Счета. Кредит-ноты. Корректировки. Продажи. Заявки. Ценообразование. Заказы. Отгрузка. Счета/комбинированные счета. Кредит-ноты. Корректировки. Сделки trade in по подержанным автомашинам и отслеживание цепочек продаж. Расчет количества дней доставки. Расчет валовой прибыли. Список транспортных средств. Дифференцированное налогообложение. Конфигуратор транспортного средства. Поддержка интерфейса оценки подержанных автомашин для Eurotax и DAT. Прозрачность от ценообразования до продажи.

При работе с новыми транспортными средствами, демонстрационными моделями или подержанными автомобилями программа Incadea предлагает все автомобили из базы данных, включая и те, что сами сконфигурировали. После того как создана конфигурация автомобиля, она будет храниться на протяжении всего жизненного цикла этой машины. Модуль “Транспортные средства” упрощает работу с заказами и расчеты при проведении закупок. Можно автоматически создавать заказы на закупку из ценовых листов, других открытых или выписываемых документов или вручную. Правила, используемые при расчете цены закупки могут быть определены в индивидуальном порядке для каждой модели. Возможность работы с несколькими марками автомобилей – главное преимущество Incadea. Все расчеты протоколируются.