Автодилер. Торговля техникой: Практическое пособие - Владислав Волгин

Базовые требования. При помощи компьютерной системы необходимо:

♦ автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

♦ построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

♦ объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

♦ повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

♦ улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

♦ создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

♦ гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями, такими, как GPS-системы, системы управления складами и т. д.

Важны следующие возможности системы:

♦ идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;

♦ поддержка серийных номеров;

♦ поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

♦ поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);

♦ многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

♦ мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

♦ мониторинг оплаты;

♦ поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;

♦ автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

♦ резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

♦ автоматическое формирование рекламаций;

♦ автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

♦ поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

♦ инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

♦ контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

♦ поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

♦ учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

♦ контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;

♦ планирование платежей;

♦ сквозной просмотр данных.

Управленческая подсистема должна включать:

♦ внешние инструменты построения отчетности;

♦ возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

♦ табличные и моделирующие программные продукты;

♦ графические системы создания отчетности;

♦ интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

♦ графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля “финансовые отчеты”.

Система должна управлять потоком снабжение – сбыт путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:

♦ формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

♦ управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

♦ автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

♦ автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

♦ поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

♦ автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

♦ поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

♦ поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

♦ возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее”, “скользящее среднее”, LIFO, FIFO, MinCost и MaxCost;

♦ распределение товара по партиям вручную;

♦ учет неотфактурованных поставок;

♦ возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

♦ истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

♦ наступление точки заказа;

♦ истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

♦ отсутствие товара на складе;

♦ продажа отсутствующего товара;

♦ изменение статуса заказа.

Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По операциям:

♦ тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

Реинжиниринг

Предприниматели часто говорят, что предпринимательство дело очень интересное, но к освоению техники менеджмента относятся как к скучному занятию.

Стратегия управления фирмой должна формировать привлекательный образ будущего, в котором есть место для каждого сотрудника. Руководство, которое этого не делает, консервирует иждивенчество персонала. Наряду с хорошими личными взаимоотношениями внутри фирмы, грамотно выстроенные процедуры и правила должны делать максимально комфортным существование сотрудников. Каждая фирма, в зависимости от интеллектуального уровня персонала, строит собственную модель управления. А стратегия позволяет упростить любую управленческую задачу, сделать ее нормально решаемой. Главным фактором успеха является раннее обнаружение симптомов неблагополучия и своевременное устранение его причин.

Предприятие существует для потребителей, и только клиенты, чьи потребности удовлетворяются, дают ему возможность выживать на рынке. Управление сквозным бизнес-процессом должно прийти на замену управлению отдельными службами, а управление суммарными издержками компании – на замену сокращению расходов по подразделениям.

Оптимизация одного участка неизбежно потянет за собой всю цепочку, потребует оптимизации всех бизнес-процессов.