Сверхпродуктивность. 20 инструментов для планирования жизни и быстрого достижения целей - Михаил Алистер

Здесь можно запутаться: так в чем же все-таки вести свою жизнь, в Trello или в календаре? Давайте разберемся.

Нужно понимать отличие задач от событий. Задача — это какое-то определенное дело, которое имеет свой срок исполнения, чаще всего конкретную дату. Например, похудеть на 45 кг до 1 января. А событие календаря привязано к какому-то времени и месту. Например, встреча с другом в 15:00 в кафе на набережной — это событие, потому что определено датой, конкретным временем и местом. А оплатить штрафы из ГИБДД — это задача, у которой есть только срок, в данном случае 60 дней. Я видел людей, которые ведут свою жизнь только в календаре с событиями, и тех, кто, наоборот, использует только задачи. Однако нужно и то и другое.

Но я обязан рассказать и про третью сущность — напоминания. Этот сервис есть в каждом смартфоне и нужен, как правило, для учета незначительных задач. Например, можно попросить голосового помощника Siri или Алису, чтобы та в 15:00 напомнила зарегистрироваться на рейс.

Также оповещения можно привязать не только ко времени, но и к геолокации. Например, «Покормить черепаху», как только вы придете домой, или «Купить протеин», когда будете проезжать мимо магазина спортивного питания.

Календарь помогает и при учете времени, которое нам нужно для формирования привычек. Например, с 6:30 до 8:00 утра вы могли бы забронировать время для тренировок, с 21:00 до 22:00 — для самообразования. Я соблюдаю режим во всем и потому ем в строго определенное время; даже приключения на выходных я планирую заблаговременно. Принципиально важно, что, если вы зарезервировали время для той или иной привычки, занимать его другими событиями не стоит, иначе ничего не получится.

А еще календарь может помочь в реализации ваших целей.

Обращаю ваше внимание на то, что в году всего пятьдесят две недели! У нас не так много времени, чтобы всё успеть. Отведите в календаре час для еженедельного подведения итогов, например каждое воскресенье с 20:00 до 21:00. Также рекомендую заранее выделить дни окончания двухмесячных спринтов. Технически в поле «Описание» этих событий уже сейчас можно внести значения плановых показателей, чтобы в дальнейшем сверять их с фактическими.

Это значит, что любые желания можно прописать на год вперед, даже с недельной детализацией! Например, если вы хотите прочитать за это время сто книг, то каждое воскресенье вы можете сверять свой план-факт изученной литературы с тем, что вы прописали в календаре. Попробуйте, вы удивитесь тому, насколько эффективно это работает.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Создайте учетную запись календаря в Яндексе или Google.

2. Сохраните закладку в своем браузере, чтобы иметь к нему быстрый доступ.

3. Синхронизируйте этот календарь с календарем своего смартфона, сделайте его основным.

4. Зафиксируйте в календаре планерки, время для привычек и обязательно выделите дни для подведения итогов по спринтам.

* Если написанное выше кажется вам технически нереализуемым, попросите помощи у того, кто с компьютером на «ты».

Глава 10. Выявляйте и устраняйте потери эффективности

По всему миру в менеджменте широко применяется концепция управления «Бережливое производство»[4]. Зародилась она в Японии, ее основателем считается Тайити Оно, который работал в корпорации Toyota Motor. В 1945 году Япония проиграла войну, и, чтобы выжить в условиях экономического спада, компании требовались огромные усилия, ведь в то время безусловным лидером автомобильной промышленности были США.

Японцы понимали, что, если за три года не догонят американцев, отрасль не выживет. Они разработали собственную систему производства, отличную от традиционной американской. В течение нескольких десятков лет корпорация Toyota создавала свою методику управления, объединив в ней всё лучшее из мировой практики. В итоге японцы сломали американский стереотип системы массового производства, предложив взамен выпуск широкой линейки автомобилей небольшими партиями.

Ключевым в философии Toyota Production System стала командная работа. Эти принципы распространились на клиентов компании и ее поставщиков. В последующие пятнадцать лет Япония переживала необычайно быстрый экономический рост.

В 1980-е годы интерес к производственной системе Toyota проявили концерны по всему миру. Как раз тогда на Западе японская концепция стала известна как Lean production («бережливое производство») — при всей своей простоте она фантастически повышала производительность.

Принципы бережливого производства я применил в собственной компании. Результат не заставил себя ждать: продуктивность каждого сотрудника выросла кратно. Позже я начал замечать, что данная методология отлично подходит и для личной жизни. И этим я, откровенно говоря, увлекся.

ПОНЯТИЕ «МУДЫ»

Я всегда считал, что моя компания InstallCRM максимально продуктивна, что точек роста в этом плане больше не осталось. До тех пор пока не узнал о термине «муда» из методологии бережливого производства. Так называют то, что потребляет ресурсы, но не приносит ценности.

Узнав об этом, я приехал в свой офис и начал осматривать всё вокруг: сотрудников, оборудование, помещения, склад — на предмет того, что из этого несет ценность нашим клиентам, а что — нет. И вот что получилось.

Бухгалтеры. Не играют никакой роли для наших клиентов. Решение — отдать на аутсорсинг. И вообще все ключевые, но бесполезные для клиентов функции мы постарались передать на сторону тем компаниям, которые на этом специализируются. Так эффективнее.

Помещения, в которых хранятся старые документы. Решение — переоборудовать в кабинеты, а документы вывезти из офиса.

Невостребованное среди клиентов дорогое оборудование на складе. Решение — распродать по минимальным ценам.

Шестиметровый коридор к запасному выходу. Решение — замуровать дверь, переоборудовать в кабинет, сделать ремонт, а запасной выход прорубить в другом месте.

Кабинет директора, то есть мой. Решение — отдать под переговорную, а мне переехать работать в тот самый коридор вместе с другими коллегами.

В итоге мы сделали перепланировку таким образом, чтобы каждый квадратный метр офиса был задействован с пользой. Избавились от всех вещей, оборудования и документов, которые не несли ценности для клиентов.

Мы занимаемся автоматизацией, и меня часто приглашают как консультанта для повышения эффективности сотрудников. Как правило, осмотр начинается с кабинета директора. Обычно это отдельное помещение, где стоит шикарный рабочий стол и какая-то мебель. И мне сразу понятно, почему у компании низкая рентабельность. Я бы такой кабинет переоборудовал под open space с хорошим ремонтом, вентиляцией, современными рабочими местами и посадил бы туда минимум двенадцать человек.

Не удивляйтесь, но в личной жизни — то же самое. Если вы уже полгода носите в портфеле документы, которые лежат там без дела, — это «муда», то есть убытки. Хлам в бардачке вашей машины — «муда»,