Фокус: Достижение приоритетных целей - Стивен Кови

Теперь обратитесь к делам с пометкой А и пронумеруйте их, например: А1, А2, А3 и А4. То же самое сделаем с отнесенными к категориям Б и В. Наконец, пронумеруйте дела в той последовательности, в которой предполагаете их выполнять.

Когда вы планируете день: утром или накануне вечером? Делайте, как вам удобнее; я поступаю в зависимости от обстоятельств. Если у меня намечены занятия, обычно я планирую день накануне, иначе назавтра пришлось бы слишком рано вставать. Работая в офисе, составляю план утром. Просто нужно найти на пять-десять минут какое-то тихое место.

21 день

Остался последний, четвертый вопрос. Я, как правило, составляю дневные планы на три недели вперед. Итак, планирование 21 дня.

Здесь стоит запомнить вот что. Составить план – одно, а выполнить его – совсем другое. Энтони Роббинс в своей книге «Беспредельная власть»[3] пишет, что сила – это способность действовать, т. е. выполнять намеченные пункты плана. Вы оценили их значимость для себя, распределили по категориям А, Б и В и даже пронумеровали. Однако понятно, что каждый день может произойти что-то непредвиденное. Наши планы нарушаются; звонят клиенты; кому-то что-то нужно; приходят электронные письма. Вы отвлекаетесь. Образно говоря, в этом случае приходится искать пути объезда. Если вы когда-нибудь с этим сталкивались, значит, вам известно, о чем идет речь. Вы находите новый путь, но когда хотите вернуться на свою дорогу, на вашем пути встречаются только запретительные знаки. Не так ли? Для мужчины ничего хуже быть не может. Мы генетически запрограммированы на движение вперед, для этого нам не нужны никакие указания.

План на день напоминает карту. Он вернет вас к исходной точке, если вы вынуждены идти в обход. Конечно, за эти отвлечения приходится платить. Но самое важное здесь – возможность снова сфокусироваться на поставленных задачах с помощью плана. Если он отсутствует, объезды уведут вас далеко от намеченного пути. Но если план существует, возвратиться в исходную точку будет гораздо легче.

Знаете, в чем заключается основная проблема? Она не в других людях, а в нас самих. Ситуация развивается следующим образом. Вы составляете список дел и готовы к ним приступить. Вы смотрите на пункт А1 и говорите себе: «О господи, этот зануда отнимет у меня час времени. Займусь-ка я лучше А2. Нет, лучше начну с А3». Так за три секунды вы доходите до пункта В12: «Позвонить Скотту насчет тенниса». Вы берете трубку, набираете номер и начинаете: «Привет, Скотти. Что новенького? Ты хочешь поиграть в теннис? На этой неделе я не могу. Давай в следующую пятницу? Хорошо? Ну, пока». Вы даете отбой. Выполнен один из пунктов плана. Таким же образом проходит весь день, и что в итоге остается в списке? А1, А2, А3 – все то, что вы считали особенно важным. Вы пожертвовали этими пунктами ради развлечений, несложных дел или дружеских отношений. Сначала заниматься тем, что полегче, – опасная ловушка. Серьезная ловушка. Это может казаться привлекательным, но содержит в себе опасность.

Вот что по этому поводу сказал Ральф Уолдо Эммерсон: «В миру проще жить согласно с расхожими мнениями, а наедине с собой – со своими собственными. Однако истинно великий человек даже в толпе наслаждается независимостью одиночества». Замечательные слова. Ощущение волшебства возникает, когда в одиночестве вы составляете план, в котором учтены все «крупные камни», и он соответствует вашим ценностям, ролям и целям. В сутолоке дня с его спешкой и хаосом вам достает мужества, чтобы выполнить план в таком виде, в каком он был намечен. Сначала нужно браться не за то, что полегче, а за наиболее важные дела. Но вы действительно должны этого захотеть. Выполнение плана приносит умиротворение и дает ощущение контроля, однако предполагает внутреннюю дисциплину.

Начав использовать «Пирамиду эффективности», вы уже зафиксируете что-то в органайзере: свои ценности, роли, цели. Будет на что опереться. Но это – планирование на неделю. Планированием на день мы пока не занимались. Это ваша задача на ближайшие три недели. Работая таким образом, вы увидите, сколько преимуществ это может дать.

Вот что написано в журнале Harvard Business Review в статье «Опасайтесь занятого менеджера»: 90 % менеджеров не могут сосредоточиться на ключевых целях организации или увлечься ими, поскольку не могут отличить безумной гонки от конструктивных действий.

В одной из компаний, в которой я работал, мой офис был в том же крыле, что и кабинет заместителя директора по персоналу. Помещение находилось в жутком состоянии. В раннем варианте нашей учебной программы специальный раздел был посвящен наведению порядка в своем кабинете. Поскольку я учил этому людей, мой собственный должен был быть образцом в этом отношении. Я наводил у себя порядок, и мне это действительно помогало. Как-то мимо проходил заместитель директора. Он увидел, что мой стол ничем не захламлен и передо мной лежит только то, чем я тогда был занят, и сказал: «Выглядит по-деловому». На самом деле он так не думал. Ему казалось, что эффективный и результативный работник и его кабинет должны выглядеть иначе. Интересный пример того, что люди считают признаком деловитости. Приняв участие в нашей программе, вы придете к другому выводу.

«Основная четверка»

Хорошая система планирования должна быть в состоянии управлять тем, что мы называем «основной четверкой». В нее входят задачи, встречи, заметки и контакты. Эти составляющие помогают в работе, но, чтобы управлять ими, нужна эффективная система.

Вот что интересно: использовать «основную четверку» можно на бумаге. Работая с карманным компьютером типа Palm, знаете ли вы, чему соответствуют четыре кнопки этого устройства? Нашей «основной четверке». Если вы пользуетесь программой Outlook не только для электронной переписки, то знаете, что главная панель задач программы слева – та же самая четверка. Итак, нужно уметь управлять этими четырьмя составляющими своей деятельности: задачами, встречами, заметками и контактами. Выберете оптимальное средство, с которым вам удобнее работать.

Чтобы система управления была эффективной, она должна удовлетворять трем условиям.

Во-первых, это возможность интеграции. Сегодня мы располагаем множеством средств: бумажными носителями, портативными и настольными компьютерами, программой Outlook, сотовыми телефонами, которые также позволяют работать с электронной почтой и находиться в режиме онлайн. Все эти возможности должны давать единую картину. Сегодня во второй половине дня мы начнем работать с «основной четверкой» с помощью органайзера. Когда вы станете действовать самостоятельно, постарайтесь найти место всем составляющим основной четверки в единой системе, без дублирования. Мы заметно снизим ее результативность, если будем использовать каждое из средств планирования по отдельности.

Вторая характеристика эффективной системы – мобильность, возможность иметь необходимые данные под рукой. Только так можно работать с «основной четверкой». Мы еще вернемся к этому вопросу; но в любом случае система планирования должна вам позволять в любой момент определять свои задачи, намечать встречи и делать записи. Вас ничто не должно ограничивать, даже когда вы отходите от своего письменного стола.

Теперь третье условие. Система управления должна быть персонализирована. Сегодня я покажу вам некоторые весьма полезные приемы. Мы верим, что наши исследования и многолетние занятия планированием времени позволят поделиться с вами идеями и технологиями, которые помогут участникам нашего семинара работать с каждой составляющей основной четверки наиболее эффективно. Но эти приемы не являются чем-то готовым. То, что я делаю, не следует повторять буквально. Нужно приспособить их для себя, сделать так, чтобы они приносили максимальную пользу именно вам. Персонализация средств планирования в первую очередь касается тех характеристик системы, о которых мы уже говорили: ее интегрированности и мобильности.

Итак, я хочу показать, как можно работать с «основной четверкой» на бумаге. Это первое и основное. Я прошу любителей техники не огорчаться и не уходить. Я расскажу только о принципах работы, а затем мы подумаем, как их можно реализовать на портативном компьютере, с помощью Outlook Express или других компьютерных программ. Они мало отличаются друг от друга. Итак, сначала общие принципы, а потом – возможные варианты.

Рассмотрим отдельные элементы «франклиновского» органайзера. Первый из них – «Помесячный календарь» на весь год. Если вы посмотрите в органайзер, то увидите, что все 12 месяцев представлены только в таком виде: предыдущий месяц, текущий месяц и последующий месяц. Что же касается календаря на год, то он позволяет увидеть все месяцы одновременно, охватить их одним взглядом. Можно планировать мероприятия на все 12 месяцев вперед.

За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали. Или же это задачи, которые вы планируете на следующий месяц, и тоже без определенной даты. В «Перечень основных задач» можно занести много дел. Для личных и рабочих в нем выделены отдельные столбцы. Такую информацию полезно иметь под рукой.