Фокус: Достижение приоритетных целей - Стивен Кови

Мы часто упоминали электронную и голосовую почту и несколько раз говорили о том, что приходится отвлекаться или откладывать свои дела. Эти четыре фактора существенно влияют на течение вашего рабочего дня. Как бы хорошо вы ни организовали свое время, как бы хорошо ни планировали, они все равно могут вмешаться и повлиять на ваш день.

Сейчас мы попробуем выяснить, что вы думаете об этих четырех вещах. Я разделю вас на четыре группы, и члены каждой должны будут на флип-чарте очень быстро набросать свои идеи по поводу того, как лучше всего справиться с одной из четырех проблем. Если ваша тема – «Электронная почта», предложите, как лучше всего с ней работать. Второй группе я предлагаю подумать над темой «Голосовая почта». Третьей – над неожиданностями, отвлекающими нас в течение дня, но не связанными с электронной или голосовой почтой. Расскажите, как вы с ними боретесь. Четвертая тема – «Проволо́чки», необходимость что-то отложить. Подумайте не о том, как их устраивать, а как с ними бороться. Наверное, группа, обдумывающая проблему проволо́чек, будет оттягивать время выступления до последнего, но я думаю, что их нужно выслушать прямо сейчас. Самые трудные задачи мы договорились решать в первую очередь. Итак, начнем с четвертой группы: кто готов рассказать о результатах?

Говорит одна из участниц семинара

Ну, вот наши идеи по поводу проволо́чек. Первая – это заниматься неприятными делами в первую очередь, чтобы скорее с ними покончить… Составлять план и следовать ему… Быть мужественными… Награждать себя… Если вы что-то ненавидите делать, придумайте себе подарок, например сходите в кино или куда-нибудь еще… Какие-то дела можно перепоручить. Почему бы этого не сделать? А еще мы вот о чем говорили. Можно мысленно вернуться назад и спросить себя: «Почему я с этим так тяну? Вероятно, я не знаю, с чего начать?» А может быть, это не ваше дело и его можно кому-то делегировать? Или же нужно с кем-то посоветоваться о том, как к нему подступиться? Выделить подзадачи. Если это большой проект, его можно разделить на несколько этапов. Когда знаешь, с чего начать, дело становится яснее. Если и такой прием не сработает, откажитесь. Просто вычеркните этот пункт из списка.

Говорит Стив Джонс

Очень хорошо! Когда ваша группа думала над проблемой проволо́чек, она обнаружила замечательные вещи. Знаете, если решить для себя в первую очередь делать все неприятное, можно постепенно забыть о первоочередном и важности приоритетов. Но иногда – мы снова говорим об индивидуальных особенностях планирования – стоит делать так, как, по вашему мнению, удобнее. Если вы склонны что-то откладывать и вам удобнее сделать это и выкинуть из головы, поступайте таким образом. Но будьте внимательны и не увлекайтесь тем, что действительно не важно.

Еще одно интересное наблюдение этой группы – вопросы к себе. Почему я так поступаю? Люди склонны откладывать дела по разным причинам, но для каждого из нас они часто оказываются одними и теми же. Я склонен тянуть с крупными делами. Если я чувствую, что с чем-то затягиваю, значит, задача кажется мне слишком сложной. В этом случае решением служит выделение отдельных этапов и составление плана действий. Для меня это очень хорошее решение. А что по этому поводу думаете вы? Если разбить большое дело на подзадачи, принять какие-то решения, наметить даты, можно сдвинуться с мертвой точки. Но если я откладываю то, что мне делать не хочется, не важно, какой сложности проблема, то тут выделение этапов вряд ли поможет. Стоит подумать о том, чтобы выполнить эту работу в первую очередь или о том, как себя наградить.

Делегирование – вполне законный прием, если видеть разницу между перепоручением и отфутболиванием. Стоит ли развивать эту тему?

В нашем органайзере есть замечательная маленькая глянцевая вклейка, озаглавленная «Не упускайте из виду». Она как раз и предназначена для борьбы с проволо́чками. Мы увидели, что группа, работавшая над этой проблемой, рассмотрела большинство ее аспектов. Желающие получить дополнительную информацию могут прочесть эту памятку.

Что нас отвлекает

Говорит Стив Джонс

Теперь послушаем группу, размышлявшую на тему неожиданностей, отвлекающих нас от намеченного плана.

Говорит один из участников семинара

Сначала мы попытались определить для себя, что называем отвлечениями. Все сразу задумались, не относятся ли к ним дела, входящие в квадранты № 3 и № 4, т. е. к квадрантам не важного? Наверное, так оно и есть. Но это также всякие помехи. Некоторые из них на самом деле идут нам на пользу. Наше первое решение: дать понять, что вы заняты вторым квадрантом, тем, что для вас важно. Вторая ситуация: получив электронные письма, можно просмотреть их темы. Это позволит разделить информацию на важную и не важную. Но тут Стив прервал нас и сказал: «Стоп, ребята. Вы говорите об электронной почте, а это тема другой группы». Он отвлек нас, сказав, что это полезное отвлечение.

Итак, мы предлагаем планировать свой день, т. е. возвращаемся к тому, о чем сегодня так много говорилось. Нужно уяснять собственные ожидания (что, собственно, является вашей целью), как мы это делали со Стивом, делегировать ответственность и, наконец, просто уметь сказать кому-то «нет». Иногда отвлекают новые задачи, а у нас нет времени, чтобы их решать. Просто скажите, что не можете этого сделать или что сделаете это попозже. Дайте людям четкий ответ.

Говорит Стив Джонс

Просто здорово. Спасибо вам. Помимо электронной и голосовой почты вас могут отвлекать самые разные вещи. Подумайте об этом. Когда вас отрывает от дела другой человек, вторгающийся в ваше пространство – по телефону или заглядывая в кабинет, еще непонятно, что это предвещает. Сразу трудно сказать, отвлечение это или, наоборот, нечто полезное, относится ли к квадранту № 1 или нет. А может быть, это что-то из квадранта № 3?

Вы можете отвлечься незаметно для себя. Представьте: вы над чем-то работаете и вдруг ощущаете, что в комнате кто-то есть. Вы поднимаете голову и в дверном проеме видите еще не самого́ человека, а только одну его голову. Вы понимаете, что кто-то хочет встретиться с вами глазами. Как только вы поднимаете голову, голова пришельца произносит: «Есть минутка?» И что мы обычно отвечаем? «Конечно, заходи». Разумеется, владелец головы заходит. Он присаживается или заходит и говорит нечто вроде: «Ну, Гарри, как дела? Как выходные? А я так ужасно провел время. У моей дочки была такая ангина…» В этот момент вы начинаете думать: «А кому это интересно? Ты меня ни с кем не спутал?» И все потому, что согласились поболтать, а ваш собеседник использовал эту возможность. Иногда он даже может поинтересоваться вашими делами.

Однако вы видите, что этот разговор вам навязывается. Он нужен лишь человеку, который заглянул в ваш кабинет. Примите решение. В этой папочке об отвлечениях говорится, что есть три типа отвлечений: необходимые, которые касаются вас и требуют немедленных действий. Они относятся к квадранту № 1, но сейчас заниматься ими не время. Есть отвлечения не необходимые. Если я на месте, это еще недостаточная причина, чтобы меня отвлекать. Когда вас отрывают от дел, нужно решить, как к этому отнестись.

Тот, кто к вам обращается, еще не знает, как вы поступите. Если я к кому-то вхожу и говорю «Гарри, как выходные?», а он отвечает «Я объелся» или что-то вроде этого, а потом спрашивает «Тебе что-нибудь нужно?», то такое поведение мы называем «подстройкой». Если же тот, к кому мы пришли, говорит «Ты зачем пришел?», это уже будет вопрос «по существу». Он ставится непринужденно, но совершенно конкретен. Скажем, можно его сформулировать так: «Стив, выходные прошли прекрасно, спасибо. Ты зачем пришел?» И тогда я должен сказать, зачем к нему заглянул. В этот момент человек принимает решение, нужно ли ему сейчас мною заниматься.

Если дело важное, то человек прерывается и начинает действовать в соответствии с изменившимися обстоятельствами.

Может быть, коллега пришел с важным вопросом, но не вовремя? Иными словами, да, это входит в ваши обязанности, но вы говорите, что можете выполнить просьбу в течение часа. Время указано. Не пытайтесь отделаться, а скорректируйте планы. Если вы будете невнимательны к людям, они этого не потерпят или будут на вас злиться. Вы можете сказать мне: «Стив, давай займемся этим в два часа? Мне нужно закончить то, что я делаю». Если в два часа мне встречаться неудобно, то я об этом скажу, и мы сможем договориться иначе. Правда, такой диалог не всегда получается, особенно когда с просьбой обращается начальник.

Если вы не считаете необходимым выполнить чью-то просьбу и не хотите из-за нового дела менять свои планы, нужно честно об этом сказать. Если вы устали и хотите спихнуть поручение, есть риск, что коллеги поймут ваши намерения и перестанут вам доверять. Это опасно, и лучше все сказать начистоту. Человек, конечно, может обидеться, но вопрос будет решен.