Фокус: Достижение приоритетных целей - Стивен Кови

За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали. Или же это задачи, которые вы планируете на следующий месяц, и тоже без определенной даты. В «Перечень основных задач» можно занести много дел. Для личных и рабочих в нем выделены отдельные столбцы. Такую информацию полезно иметь под рукой.

Посмотрим теперь на страницы, предназначенные для каждого отдельного дня. Слева расположены две колонки: «График мероприятий» и «Задачи». Напротив них имеется страница, предназначенная для записей. Она так и называется «Ежедневные записи».

Мы еще ничего не сказали о контактах. Вернемся к ним чуть позже.

Упражнение № 2

Говорит Стив Джонс

Итак, мы обсудили первые три составляющих «основной четверки». Только что я показал вам, как можно с ними работать с помощью бумажного носителя. Используя полученные сведения, выполните небольшое упражнение.

Предлагаю рассмотреть пять ситуаций и быстро занести необходимые сведения в органайзер. Можете использовать те страницы, с которыми мы сейчас ознакомились, или какие-то другие.

Ситуация № 1. Куда вы занесете информацию о тренинге, дата проведения которого вам известна? Хорошо, я слышу два мнения – вы предлагаете отметить его в плане месяца и конкретного дня. Начнем с «Программы на месяц». Именно к этой странице вы обратитесь, чтобы увидеть все, что вам предстоит. Речь идет о какой-то дате в будущем, и вы запишите это мероприятие в «Программу на месяц». Кто-то сказал о странице, предназначенной для конкретного дня, на который запланирован тренинг. Это – еще одна возможность. Но некоторые делают записи в ежедневнике только после составления плана на неделю, поэтому сначала записывают все в одно место, а затем уже планируют конкретно по дням недели. В повседневной спешке они могут сразу найти здесь дату намеченной встречи: не надо пролистывать страницы, чтобы отыскать соответствующий день. Небольшая экономия сил.

Если же занятие состоится только через два месяца, вы можете вообще еще не подготовить для этого страниц. Поэтому лучше сделать запись на странице, где записаны ваши планы на все 12 месяцев.

Хорошо, переходим ко второй ситуации. Где вы отметите начало работы над проектом, к которому нужно приступить через шесть месяцев? Вероятно, для этого больше всего подходит «Перечень основных задач». Эта страничка всегда с вами, поэтому вы увидите свою запись через полгода и вставите ее в нужное место своего органайзера.

Такие же записи можно сделать с помощью электронных средств, внеся предстоящие мероприятия в Outlook или Palm. Компьютерный вариант «Перечня основных задач» аналогичен бумажному. Для его создания нужно воспользоваться функцией «Категории», в качестве которых выступят отдельные месяцы. Из «Перечня основных задач» можно отбирать материал при составлении программы на неделю. Вы его просматриваете и решаете, собираетесь ли сделать что-то в ближайшие дни.

Например, представьте, что в «Перечне» отмечено: «Записаться на программу компании FranklinCovey». Мне кажется, это никогда не вредно. Итак, я смотрю на свой план недели и говорю: «Да, нужно записаться на семинар на этой неделе». Я выбираю день, вписываю задачу в общий список дел, которые на него запланированы, и учитываю ее при составлении окончательной программы. Советую приучить себя составлять планы на день и на неделю. Это гарантирует вам приятные ощущения при вычеркивании из списка реализованного пункта программы.

Допустим, я хочу записаться на семинар FranklinCovey в среду. Я вношу этот пункт в список дел, намеченных на среду, и до этого момента могу о нем забыть. Я вспомню о звонке в тренинговую компанию, просматривая список задач на среду.

Вот чем хорош «Перечень основных задач». Конечно, если вы имеете привычку составлять план на неделю.

Теперь третья ситуация. Куда вы запишете сведения, полученные сегодня по голосовой почте? Правильно; для этого очевидно подходит страница, озаглавленная «Ежедневные события». Она предназначена для того, чтобы делать текущие записи. Однако помимо этой страницы есть еще другие места для записей – я вам их сейчас покажу. Есть люди, которым нравится хранить сведения по всем голосовым сообщениям в одном месте. Я знаю координаторов клиентских служб, у которых есть для этого специальный блокнот. Возможно, записывать все голосовые сообщения в органайзере для них менее удобно. Некоторые слушатели из последней группы, с которой я работал, говорили, что все же страничка «Ежедневных событий» в органайзере нужна. Другие настаивали, что они по-прежнему будут пользоваться специальным блокнотом. Трудность здесь состоит в том, что если вы записали в отдельный блокнот дела, за которые не собираетесь браться немедленно, то нельзя оставить такую запись там, где она сделана, и надеяться, что этот пункт все-таки будет выполнен. Если дело откладывается, его нужно потом переписать в органайзер, который напомнит об отложенном. В противном случае для поиска незавершенных дел придется просматривать все сообщения, и тут возможны ошибки.

Четвертая ситуация. Где вы запишете для себя, куда спрятали праздничный подарок? Праздник еще не наступил, но подарок уже куплен. Как не забыть, куда вы его положили? Мы уже говорили, что органайзер должен быть персонализированным, приспособленным к вашим нуждам. Например, у женщины в органайзере может быть страница для каждого ребенка. Если подарок предназначен кому-то конкретно, запись о нем можно сделать на этой странице. Есть еще множество вариантов. Эмили говорит, что она делает запись на странице, соответствующей дню праздника, в разделе «Заметки», и может об этом больше не думать.

Вы видели фильм «Рождественские каникулы» с актером Чеви Чейзом? Там много интересных сюжетных линий и хороших эпизодов. Помните, как герой фильма поднимается на чердак, чтобы спрятать подарок? Он его запихивает в какую-то щель, что-то обваливается, и поднимаются тучи пыли? Классический эпизод с участием Чеви Чейза.

Наконец, последняя, пятая ситуация. Где вы запишете, что завтра нужно кому-то перезвонить? Откройте страницу, предназначенную для завтрашнего дня, и сделайте запись в перечне «Задачи на день». Теперь о звонке помнить не нужно. Не обязательно приклеивать памятную бумажку на видном месте.

Кто из нас не использовал этот прием? Сколько людей по-прежнему продолжают его использовать! Такими листочками можно обклеить монитор и все пространство вокруг себя. В органайзере они удобны для каких-то временных вещей. Их можно приклеить, но они могут и отклеиться… Что-то нужно с кем-то согласовать, я хватаюсь за то, что оказывается под рукой: визитку, салфетку, квитанцию. К концу дня у меня накапливается куча таких бумажек. Я кладу их в карман, дома выкладываю на туалетный столик, а утром снова возвращаю в карман и уношу на работу. Время от времени я спрашиваю себя, не стоит ли их просмотреть, но делаю ли я это? Можно найти телефонный номер, а если рядом не записано имя?.. Ладно, шутка. Или так: «Господи, это было неделю назад». А если вы потеряли какую-то запись, то как вы об этом узнаете? Мы помним: что-то, что нам нужно, мы где-то записали. Начинаются бешеные поиски.

Вы обращали внимание – в верхней части газеты USA Today бывают небольшие квадратные выносы, содержащие определенную информацию? Недавно я прочел одну такую заметку, посвященную проблеме эффективности. В ней говорилось, что служащие ежедневно проводят 45 минут в поисках материалов, которые они не могут сразу найти. 45 минут каждый день. Почти час, который можно использовать гораздо эффективнее.

Мы привыкли учить людей справляться с потоком бумаг; теперь на помощь приходят новые технологии. Некоторые начинают пользоваться исключительно карманными компьютерами. В принципе с их помощью можно делать все – сохранять заметки, записывать контакты, планировать мероприятия, намечать задачи. Но какая из этих четырех процедур самая сложная? Труднее всего в карманных компьютерах делать заметки. Поэтому, когда человек спешит что-то записать, он хватается за то, что под рукой, – листочек, салфетку, карточку. Вот что я увидел в нашем кафетерии: сидит менеджер, проводит собеседование с кандидатом. На столе лежит карманный компьютер, но он пишет на салфетке… А мы считаем, что технология поможет решить все проблемы.

Техника – это слуга, а не хозяин

Говорит Стивен Кови

Помните: техника – это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон. Конечно, если речь идет о хирурге, который обязан ответить в экстренной ситуации, то он так не поступит. Решайте сами, чего от вас требует ситуация. Вы лучше знаете, когда техника нужна, а когда ее следует выключить. Выполняя какую-то механическую работу, вы можете параллельно отвечать по голосовой и электронной почте, опять-таки, если речь идет о простых сообщениях. Даже если вы занимаетесь гимнастикой. Я часто разговариваю по телефону, крутя педали велотренажера. Вам решать, как вы будете использовать технику. Не становитесь ее рабом, как многие другие. День таких людей буквально подчинен технике; она забирает бо́льшую часть их творческой энергии. А силы следует приберечь для решения новых задач и неожиданных проблем. Например, договоритесь с коллегами, что вы не будете дергать друг друга в те часы, которые для вас особенно плодотворны. Даже если у вас намечено собрание, формулируйте его цели в соответствии с первым и вторым квадрантами, т. е. ставьте важные задачи, а третий и четвертый квадранты игнорируйте; не поддавайтесь заблуждениям и не теряйте время зря. Если в первом квадранте, «Необходимость», нет ни одной горящей задачи, занимайтесь делами из второго квадранта, «Эффективность и баланс».